今回の記事はExcel（エクセル）の表の作り方について紹介します。
カレンダーや勤怠管理の表などExcelでは様々な表を作成します。
初心者でも表が作れるように、枠のつけ方や手順の基本から一つ一つ初心者向けに解説しています。
表を作る時に使える便利な機能や、効率良く作成するポイントもご紹介しています。
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Excelの表の作り方 ざっくり解説 その1
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下記を開いてご覧ください。
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Excelの表の作り方 ざっくり解説 その2
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エクセルで表を作成する時に必要な要素
表は単に作ればいいという物ではありません。
何について作られているのか、知りたいことがちゃんと含まれているかということを念頭に作成することが大切です。
- タイトル
- 見出し
- データ
- 計算式
この4つは必要な要素と言えます。
これがないと何のための表なのかわかりませんし、データがないと成立もしません。
計算式を入れることで合計なども分析も行うことができます。
Excelで表を作成する時の手順
今回は、上記の表を作成してみましょう。
タイトルを入力する
まず、タイトルを入力しましょう。
見出しを入力する
続いて、見出しとなる項目を入力します。
月を入力するときは、まず１つ目の月を入力します。
今回は「1月」と入力しましょう。
2月以降は、フィルハンドルを使ったコピーで入力します。
「1月」と入力したセルを選択し、セルの右下の■にマウスポインターを合わせます。
すると、ポインターの形が「+」に変わります。
「+」に変わったら、クリックをしたまま右方向へドラッグしましょう。
「6月」の所で手を離すと、2月から6月までの文字列が表示されます。
続いて、6月の横に「合計」と入力します。
続いて、縦の項目名を入力しましょう。
「店舗名」と「売上差」をそれぞれ入力したら、見出しの入力は完了です。
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Excel表 | データを入力する
次にデータを入力します。
今回は、上記のセル範囲に各月の売上を入力しましょう。
ここでワンポイント。
今から数値を入力するわけですが、2列以上データを入力する際は、その入力するセル範囲をあらかじめ範囲選択しておきましょう。
あらかじめ範囲選択をすることで、Enterキーを押しても選択したセル範囲内で移動をしてくれます。
自分で次の列を選択しなくて済むので、入力をするときの効率が良くなります。
では、実際に数値を入力します。
数値を連続して入力するときは、入力モードを半角入力に切り替えて行います。
ローマ字入力でも数値の入力は可能ですが、ローマ字入力で数値の入力を行うと変換状態になっているので、Enterキーを2回押す必要があります。
半角入力に切り替えたうえで入力を行うと、Enterキーを押す回数が1回で済むので効率よく入力ができます。
Excel表 | 計算式を入力する時
手入力で数式を入力する方法
数値の入力ができたら、計算式を入力しましょう。
数式を入力するときは、まず最初に「＝（イコール）」を入力します。
結果を表示させたいセルを選択したら、イコールを入力し、セル参照をして数式を入力します。
今回は、セルB4からセルB5の値を引いた答えを求めたいので、下記の手順で実施します。
- セルを選択して「＝」を入力する
- セル「B4」をクリックする
- マイナスを入力する
- セル「B5」をクリックする
- Enterキーを押す
これで数式の結果が表示されます。
右隣のセルに数式をコピーします。
数式が入力されているセルをクリックすると、セルの右下に■が表示されるので、その位置にポインターを移動させます。
ポインターの形が＋に変わったら、横方向にドラッグして数式をコピーしましょう。
各セルに結果が表示されます。
関数を挿入する方法
合計は、前述した方法で手入力で求めることも可能ですが、合計するセルが多い場合は、関数を使用すると効率よく作業が可能です。
では、実際に操作をしてみましょう。
合計を求めたいセルを選択します。
続いて、ホームタブの編集グループにある「オートSUM」をクリックします。
関数を挿入すると、自動で数値が入力されているセル範囲が選択されます。
合計したいセルの選択が合っていれば、Enterキーを押しましょう。
これで結果が表示されます。
フィルハンドルを使って下のセルに数式をコピーしましょう。
セルH6には、あらかじめセルH4からセルH5を引いた結果を求める数式が入力されているので、自動で結果が表示されます。
これで必要な要素が揃いました。
これでも各店舗の売上や合計、店舗間の売上差がわかりますが、全体の体裁を整えることで表をしてのクオリティがアップします。
ぜひ、下記の方法を試してみてください。
Excel表 | 罫線を設定する方法
罫線を設定すると表としてもわかりやすくなります。
今回は、一番簡単な格子の罫線を設定してみましょう。
罫線を設定するときに忘れてはいけないのが、範囲の選択です。
まず、罫線を設定したい範囲を選択します。
今回は見出しから計算式までが入力されているセル範囲を選択します。
範囲選択ができたら、ホームタブのフォントグループにある罫線の▼をクリックして、一覧から「格子」をクリックします。
これで、選択した範囲に罫線が適用されます。
さらに詳しい罫線の設定については、下記記事をご覧ください。
Excel表 | 3桁区切りを適用する
エクセルで数値を入力する際、「1000」でも良いですが「1,000」と表示した方がわかりやすいです。
桁が大きくなればなるほど、カンマが入っていた方が見やすくなります。
数値が入力されているセル範囲を選択します。
続いて、ホームタブの数値グループにある「桁区切りスタイル」をクリックします。
4桁以上の数値に3桁カンマが適用されました。
文字列の配置を整える
文字列の位置を整えるとより表が見やすく、見栄えもよくなります。
見出しのセル範囲を選択します。
範囲を選択したら、ホームタブの配置グループにある「中央揃え」をクリックします。
選択した範囲の文字列が中央に配置されます。
見出しのセルに塗りつぶしや文字色を適用する
さらに、セルに塗りつぶしや文字色を適用するとメリハリも出てわかりやすくなります。
見出しの範囲選択がされた状態で、ホームタブのフォントグループにある「塗りつぶしの色」の右側にある▽をクリックして、塗りつぶしの色を選択します。
範囲選択をしたセル範囲のセルの色が選択した色に変更されます。
濃いめの塗りつぶしと、黒い文字色だと見えにくくなります。
この場合は、文字の色を白くすると良いです。
範囲選択はそのまま、ホームタブのフォントグループにある「フォントの色」の右側にある▽をクリックして、白色をクリックしましょう。
文字の色が変更されて、先ほどよりも見えやすくなりました。
同じ流れでセルA4からセルA6の文字列の配置や塗りつぶしの設定をしていきましょう。
セルA4からセルA6を範囲選択します。
その後、中央揃えを適用しましょう。
文字列が中央に配置されたら、そのままセルの色を選択します。
これでメリハリも出て表として、かなり見やすくなりました。
タイトルの書式を整える
タイトルを表の真ん中に配置することも可能です。
タイトルが入力されているセルから表と同じ列だけ横方向にセルを選択します。
セルが選択出来たら、ホームタブの配置グループにある「セルを結合して中央揃え」をクリックします。
選択したセル範囲が１つになり、文字列が結合したセルの中央に配置されます。
そのまま、ホームタブのフォントグループにあるフォントサイズの一覧から適用したい文字の大きさをクリックします。
文字列の大きさが変更されます。
続いて、ホームタブのフォントグループにある「B（太字）」をクリックします。
文字列に太字が適用されます。
列幅と行の高さを調整する
列の幅や行の高さを調整も可能です。
指定した列や行だけ幅や高さを変えることもできます。
幅をそろえたい列を列選択します。
選択した範囲内のどこでもいいので、どこか１つの列幅をドラッグして列幅を変更します。
変更した列幅が、選択したすべての列に適用されました。
同じように行の高さもそろえてみましょう。
高さを揃えたい範囲を行選択します。
先ほどと同じように、どこか1つの行の高さをドラッグして変更しましょう。
変更した行の高さが選択した範囲の行に適用されました。
これで表の完成です。
罫線を引くだけでも良いですが、体裁を整えることでさらに見やすい表になります。
ぜひやってみてください。
Excelで表作成のまとめ
Excelで表を作成する際は、業務に応じて必要な情報をリスト化し、視覚的にわかりやすく整理することが重要です。
カテゴリーごとにデータを分類し、右クリックメニューやセルの書式設定オプションで強調したい部分を設定します。
さらに、集計や比較に役立つフィルターやグラフ機能を活用することで、データの傾向を把握しやすくなります。
完成後はデータを保存し、サポートや参考資料を活用しながら作業効率を高めていきましょう。
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