Excel(エクセル)ファイルをPDFに変換する方法

今回の記事はExcel(エクセル)ファイルをPDFに変換する方法について紹介します。

Excelには、作成したファイルをPDFに変換することができる機能があります。

基本的には、難しい設定などもないので、初心者の方にもやりやすい内容です。

ExcelをPDFに変換するメリット

Excelで作成したファイルならそのままExcelで相手に送った方が早いのでは？と思う方も多いと思います。

実際に、教室の生徒さんからも「メリットって何？」「エクセルと何が違うの？」といった質問をいただきます。

メリットは大きく分けて2つあります。

1. Excelを持っていない相手にもデータを見てもらうことができる
2. データの改ざんを防ぐことができる

この2つが大きいメリットと言えます。

多くの企業はExcelを導入していますので、Excelのファイルをそのまま送っても問題なく開けることがほとんどでしょう。

しかし、中には会社、あるいは個人間でデータのやり取りをする際にExcel以外のソフトを使用していることもあります。

そこでPDFの出番です。

PDFは、Excelを持っている、いないにかかわらず見ることができます。

「開けなかった」というトラブルも少ないですし、あらかじめ送り先の相手がExcel以外を使用している場合には、PDFでの送付がオススメです。

エクセルのファイルをそのまま送ってしまうと、データの編集・修正をすることができます。

もちろん、作業工程の中で誰かに引き継ぐ等であればそのままファイルで送るのですが、例えば、請求書や発注書、見積書など、作成したデータを送る場合はデータの改ざんを防ぐためにもPDFで送付する方が良いでしょう。

このように、状況に合わせてPDFにすることが可能です。

エクセル→PDF　変換方法　画像解説

下記では、分かりやすいイラストを使って、ザックリとエクセルファイルをPDFに変換する方法について紹介しています。

開いてチェックしてみてください。

エクセルファイルをPDFに変換する手順

それでは、初心者の方にもわかりやすく手順を解説します。

PDFに変換したいエクセルのファイルを開きましょう。

画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。

次に、左端の緑の部分にある項目の一覧から「エクスポート」をクリックします。

続いて、「PDF/XPSの作成」のボタンをクリックしましょう。

すると、上記のように「PDFまたはXPS形式で発行」というダイアログボックスが表示されます。

ここで行うことは3つです。

1. 保存場所を選択する
2. ファイル名を付ける
3. 「発行後にファイルを開く」のチェックの有無

順番に行きましょう。

どこに保存をするのか選択しましょう。

会社などで指定の場所があればそこへ、指定の場所がなく自分で管理をする必要がある場合は、自分がわかる場所を指定します。

例では「ドキュメント」を選択しています。

場所を選択したら、次にファイル名を入力しましょう。

エクセルと同じファイル名でも良いですし、別の名前でも構いません。

例では「PR菓子売上一覧」にしています。

※この時、最初に「〇〇〇.pdf」とファイル名の所に表示されていると思いますが、ファイル名を入力する際に「.pdf」が消えても大丈夫です。

ファイルの種類の下に「発行後にファイルを開く」という項目があります。

このチェック☑は外すことも可能です。

このような違いがありますが、基本的にチェックはつけておいて問題はありません。

今回は、付けたまま進めます。

①~③の手順ができたら、最後に「発行」ボタンをクリックします。

「発行後にファイルを開く」にチェックを付けていたので、自動で上記の画面が開かれます。

ここで問題ないことを確認したら、右上のバツでPDFを閉じます。

また、ファイルは発行の際に選択した場所に保存されています。

慣れないうちは、発行後に保存場所の確認もしておくのがオススメです。

PDFに変換したときに切れる原因とは？

PDFに変換したものの、確認してみると変な所で切れていた・・・という人も少なくないと思います。

下記の例を見てみましょう。

発行したPDF １枚目の右端ですが、数量と金額の列が入っていません。

スクロールして確認してみると、４枚目に数量と金額の列がありました。

PDFが切れてしまう原因と対処法

PDFとして発行する前に重要なポイントがあります。

それは、印刷プレビューで確認しておくということです。

順を追って説明しますね。

上記の画像は、元のエクセルデータを改ページプレビューで表示したものです。

この時点で、ページの区切りが単価と数量の間に青い点線で入っています。

では、このまま印刷したらどうなるのか、印刷プレビューで確認してみましょう。

こちらが印刷した場合の１枚目のプレビューです。

印刷した場合にも数量と金額の列が切れていますし、印刷されるページ数も6ページとなっています。

そしてこちらが、発行した1枚目のPDFです。

どうでしょう？先ほどご覧いただいた印刷プレビューと同じですね。

つまり、印刷されるレイアウト＝PDFということです。

ですので、結論は、「PDFを発行する前に印刷プレビューで確認をする」ということが重要なポイントとなります。

印刷範囲の詳しい設定方法は、下記記事をご確認ください。

エクセル｜自動で付く改ページの青い線を移動｜動画解説

エクセル印刷時｜青い線や青い枠を消す方法

エクセル(Excel)｜改ページの使い方（追加や解除方法ほか）

エクセルの印刷範囲｜A4サイズにぴったり収める方法｜動画でわかりやすく解説

PDFの範囲設定

エクセルをPDFに変換のまとめ

いかがでしたか？

PDFの発行自体は、思っていたよりも簡単な操作手順ではなかったでしょうか。

「ファイル」タブ→「エクスポート」の手順は、Excelだけでなく、WordやPowerPointでも同様の流れとなります。

ポイントは、発行する前に印刷プレビューで確認することです。

そうすれば、あとは発行するだけなので簡単に変換することができます。

ぜひ参考になさってください。