ビジネスに欠かせないツールの一つであるエクセルは、Officeソフトの中でも使用頻度が高く、ファイルを作成するだけでなく、作成したファイルを取引先に送るなど、作るだけにとどまりません。
作成したファイルは、エクセルファイルのまま送ることもあれば、PDFで送付することもあります。
実は、Excelには、作成したファイルをPDFに変換することができる機能があり、基本的には、難しい設定などもないので、初心者の方にもやりやすいです。
そこで今回の記事では、エクセルで作成したファイルをPDFに変換する手順について紹介します。
PDFに変換する方法は、WordやPowerPointでも同じ手順で実行することができますので、覚えておくと便利ですので、ぜひ参考になさってください。。
また、PDFをエクセルに変換する方法については、下記の記事で詳しく解説していますので、下記のリンクよりご覧ください。
Excel（エクセル）を使いこなすのって結構難しいです。
Excel（エクセル）は、出来ることが多くて覚えるのがかなり大変です。
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ExcelをPDFに変換するメリット
Excelで作成したファイルならそのままExcelで相手に送った方が早いのでは？と思う方も多いと思います。
実際に、教室の生徒さんからも「メリットって何？」「エクセルと何が違うの？」といった質問をいただきます。
メリットは大きく分けて2つあります。
- Excelを持っていない相手にもデータを見てもらうことができる
- データの改ざんを防ぐことができる
この2つが大きいメリットと言えます。
メリット1：Excelを持っていない相手にもデータを見てもらえる
多くの企業はExcelを導入していますので、Excelのファイルをそのまま送っても問題なく開けることがほとんどでしょう。
しかし、中には会社、あるいは個人間でデータのやり取りをする際にExcel以外のソフトを使用していることもあります。
そこでPDFの出番です。
PDFは、Excelを持っている、いないにかかわらず見ることができるため、WindowsだけでなくMacはもちろん、iPhoneなどスマホでも見ることができます。
「開けなかった」というトラブルも少ないですし、あらかじめ送り先の相手がExcel以外を使用している場合には、PDFでの送付がオススメです。
メリット2：データの改ざんを防ぐことができる
エクセルのファイルをそのまま送ってしまうと、データの編集・修正をすることができるため、作成した元のデータが予期せぬタイミングで変更されてしまうことがあります。
もちろん、作業工程の中で誰かに引き継ぐ等であればそのままファイルで送るのですが、例えば、請求書や発注書、見積書など、作成したデータを送る場合はデータの改ざんを防ぐためにもPDFで送付する方が良いでしょう。
このように、状況に合わせてPDFにすることが可能です。
エクセル→PDF 変換方法 ザックリ解説 その1
わかりやすい動画解説
わかりやすい画像解説
エクセル→PDF 変換方法 ザックリ解説 その2
下記では、分かりやすいイラストを使って、ザックリとエクセルファイルをPDFに変換する方法について紹介しています。
ExcelやWordやPowerPointをPDFに変換する方法
わかりやすい画像解説
わかりやすい動画解説
ExcelをPDFに変換する手順
それでは、初心者の方にもわかりやすく手順を解説します。
PDFに変換したいエクセルのファイルを開きましょう。
画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
次に、左端の緑の部分にある項目の一覧から「エクスポート」をクリックします。
続いて、「PDF/XPSの作成」のボタンをクリックしましょう。
すると、上記のように「PDFまたはXPS形式で発行」というダイアログボックスが表示されます。
ここで行うことは3つです。
- 保存場所を選択する
- ファイル名を付ける
- 「発行後にファイルを開く」のチェックの有無
順番に行きましょう。
①保存場所を選択する
どこに保存をするのか選択しましょう。
会社などで指定の場所があればそこへ、指定の場所がなく自分で管理をする必要がある場合は、自分がわかる場所を指定します。
例では「ドキュメント」を選択しています。
②ファイル名を付ける
場所を選択したら、次にファイル名を入力しましょう。
エクセルと同じファイル名でも良いですし、別の名前でも構いません。
例では「PR菓子売上一覧」にしています。
※この時、最初に「〇〇〇.pdf」とファイル名の所に表示されていると思いますが、ファイル名を入力する際に「.pdf」が消えても大丈夫です。
③「発行後にファイルを開く」のチェックの有無
ファイルの種類の下に「発行後にファイルを開く」という項目があります。
このチェック☑は外すことも可能です。
| チェックあり | 発行ボタンを押した後に、PDFファイルが自動で開かれます。 内容を確認する際に、自動で開かれると便利です。 |
| チェックなし | 発行ボタンを押した後に何も起こりません。 内容を確認したい場合は、保存場所からPDFファイルを開きます。 |
このような違いがありますが、基本的にチェックはつけておいて問題はありません。
今回は、付けたまま進めます。
①~③の手順ができたら、最後に「発行」ボタンをクリックします。
「発行後にファイルを開く」にチェックを付けていたので、自動で上記の画面が開かれます。
ここで問題ないことを確認したら、右上のバツでPDFを閉じます。
また、ファイルは発行の際に選択した場所に保存されています。
慣れないうちは、発行後に保存場所の確認もしておくのがオススメです。
Excel（エクセル）を使いこなすのって結構難しいです。
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PDFにしたときに切れる原因
PDFに変換したものの、確認してみると変な所で切れていた・・・という人も少なくないと思います。
下記の例を見てみましょう。
発行したPDF １枚目の右端ですが、数量と金額の列が入っていません。
スクロールして確認してみると、４枚目に数量と金額の列がありました。
PDFが切れてしまう原因と対処法
PDFとして発行する前に重要なポイントがあります。
それは、印刷プレビューで確認しておくということです。
順を追って説明しますね。
上記の画像は、元のエクセルデータを改ページプレビューで表示したものです。
この時点で、ページの区切りが単価と数量の間に青い点線で入っています。
では、このまま印刷したらどうなるのか、印刷プレビューで確認してみましょう。
こちらが印刷した場合の１枚目のプレビューです。
印刷した場合にも数量と金額の列が切れていますし、印刷されるページ数も6ページとなっています。
そしてこちらが、発行した1枚目のPDFです。
どうでしょう？先ほどご覧いただいた印刷プレビューと同じですね。
つまり、印刷されるレイアウト＝PDFということです。
ですので、結論は、「PDFを発行する前に印刷プレビューで確認をする」ということが重要なポイントとなります。
印刷範囲の詳しい設定方法は、下記記事をご確認ください。
エクセル(Excel)｜改ページの使い方（追加や解除方法ほか）
エクセルの印刷範囲｜A4サイズにぴったり収める方法｜動画でわかりやすく解説
PDFの範囲を設定する方法
その他 PDFに変換する方法
PDFに変換する手順は基本的には、前述した内容で、エクスポートで実行すると良いでしょう。
その他にもPDFに変換する方法があるので、紹介しておきます。
- 名前を付けて保存から発行する方法
- 印刷からPDFを発行する方法
- ネット上でPDFに変換する方法
この3つの方法があります。
名前を付けて保存から発行する方法
通常の保存手順からPDFに変換することも可能です。
その際は、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「参照」から任意の保存場所を選択します。
ファイル名を入力し、「ファイルの種類」から「PDF」を選択すれば、エクスポートの手順と同じ画面に変わりますので、「発行」をクリックすることでPDFに変換が可能です。
印刷からPDFを発行する方法
「ファイル」タブをクリックし、左側の一覧から「印刷」を選択します。
プリンターの一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択します。
「印刷」ボタンをクリックします。
「印刷結果を名前を付けて保存」ダイアログボックスが開きます。
保存場所を選択し、ファイル名を入力したら「保存」をクリックします。
これで指定した場所にPDFファイルを保存することができます。
ネット上でPDFに変換する方法
「エクセル pdf 変換」と検索すると、エクセルでPDFに変換させる方法のほかに、オンラインでPDFに変換できるサイトも検索結果に表示されます。
基本的には無料でPDFに変換できるサイトが多いですが、中には有料の場合もありますので、各サイトの注意事項や規約を確認してから利用するようにしましょう。
PDFに変換する操作も簡単で、基本的にはドラッグ＆ドロップで可能です。
その他に画面上の「ファイルを選択」ボタンを押すと自動で、パソコンのフォルダが開くので、変換したいExcelファイル（xls・xlsx）を選択するとPDFに変換することができます。
変換した後は、パソコンにダウンロードをして完了です。
ExcelをPDFに変換のまとめ
いかがでしたか？
PDFの発行自体は、思っていたよりも簡単な操作手順ではなかったでしょうか。
「ファイル」タブ→「エクスポート」の手順は、Excelだけでなく、WordやPowerPointでも同様の流れとなります。
ポイントは、発行する前に印刷プレビューで確認することです。
そうすれば、あとは発行するだけなので簡単に変換することができます。
ぜひ参考になさってください。
ビジネスに役立つエクセルのスキルを習得するためにはパソコン教室という選択肢もおすすめです
Excel（エクセル）は、仕事の中で最も使われているソフトといっても過言でありません。
仕事の現場では、かなり多くの事を要求され、またそれが当たり前になってきています。
中々Excel（エクセル）が覚える事が出来ない方は、ちょっとしたコツを知らないので操作を苦手とされているケースが多いです。
そのコツを覚えるだけで日常のストレスは大幅に改善されます。その感覚を覚えれば使いこなせます。
ご自身で学習されるのもよいですし、弊社のようなパソコン教室を利用するのも良いです。
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