Excel（エクセル）で同じ書類を何回も使う事が多い方いらっしゃると思います。
そんな時はテンプレートを使うのが良いです。
今回の記事はExcel（エクセル）でテンプレートの作り方について紹介します。
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テンプレートのメリット
ビジネスで作成する書類の中には、何回も繰り返し使うものがあると思います。
例えば、見積書や請求書、社内の申請書など、決まったフォーマットで中身だけ変えて作成することは多いものです。
しかし、作成するたびに前のデータを削除して入力し直したり、シートをコピーして新しい書類を作成したりするのは、手間もかかり効率も悪いです。
そんな時に便利なのが、テンプレートの作成で、業務の効率も良くなります。
テンプレートは、ネットですでに作成されているものをダウンロードして使うこともできますが、自作のフォーマットであれば自由度も高く思い通りの書類のテンプレートを作成することが可能です。
また、すでに使用しているデータをテンプレートにすることもできますので、ぜひテンプレートにする方法を習得してくださいね。
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テンプレートの作成方法
例えば、このような請求書も自分で作成することができますが、こうして自分で作成した書類で何回も使用するものは、テンプレートとして保存しておくと便利です。
準備① 数式や関数などを活用して書類を作成する
まずは、テンプレートを作成するするために、元となる書類を作成します。
文字列と罫線などの設定だけでも良いですが、計算式や関数、表示形式の設定などを適用した状態が望ましいです。
例えば、上記の例ですが、赤い文字のセルには、四則演算の計算式や関数が入力されています。
また、緑色で塗りつぶしをしたセルには、表示形式が適用されています。
上の例の請求書では、発行日はTODAY関数が入っているので開いたその日の日付が表示されますし、数式で支払い期日が自動で表示されるようになっています。
また、会員番号を入力すれば、会員情報が自動で表示され、商品No.をリストから選べば商品名や金額が自動で表示されるようにVLOOKUP関数が入力されています。
このように、最低限必要な項目を入力することで残りの項目が自動で表示されます。
作成するときは、仮でもいいので、データを入力して、なるべく完成度の高い書類を作成しておきましょう。
準備② 数式や関数以外のセルのデータを削除しておく
フォーマットを作成したら、自分で入力する欄のデータを削除します。
削除すると上記のように、ほぼ空欄になります。
右上にTODAY関数で日付が表示されていますが、これは削除するとその日の日付が自動で表示されないので、TODAY関数は消さずに残しておきます。
これがベースになります。
あとはこれをテンプレートとして保存しておくだけです。
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テンプレートの保存手順
「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。
「ファイルの種類」の一覧を開き、「Excel テンプレート」を選択します。
すると、保存先が「Officeのカスタム テンプレート」になります。
「ファイル名」を入力し、「保存」をクリックします。
これで、テンプレートとして保存することができました。
テンプレートの使い方・開き方
保存したテンプレートは、エクセルを起動したときにテンプレートとして、空白のブックと同じ場所に表示されます。
あとは、テンプレートをクリックすれば、新規テンプレートとして使用することができます。
上記の例の場合だと、テンプレート名が「請求書」になっているので、開くと「請求書1」として開きます。
新規扱いなので、保存するときは名前を付けて保存をする必要があります。
【重要】
テンプレートを保存する際に「Officeのカスタム テンプレート」以外の場所に保存した場合は、絵Excelを起動したときに表示されません。
この場合は、保存した場所から開く必要があります。
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