今回の記事はExcel(エクセル)｜入力規則を使用しデータを効率よく入れる方法について紹介します。
入力規則と聞くとピンと来ないかもしれませんが、入力規則の機能の1つにビジネスでも大活躍の「リスト」があります。
ほかにも、指定されたデータしか入力できないように設定したり、あるいは、セルをクリックするだけで入力モードを変えたりなど、使い方次第で作業効率がかなりよくなります。
エクセルはOfficeソフトの中でも使用頻度が高く、業務に欠かすことができないソフトとなっており、基本の作業スキルはもちろん、効率よく作業できるスキルも必要とされることがあります。
ぜひ、入力規則の使い方を知って活用してみてください。
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エクセルの入力規則はこんなに便利
入力規則とは、セルにデータを入力するときに決めておくルールのようなものです。
例えば、データを入力していて、
- 何回も入力するのが面倒…
- 入力の切り替えを忘れたまま文字を打っていた…
- 入力してほしい内容以外のデータを入力されて困った…
などなど経験があるのではないでしょうか。
そんな面倒や入力ミスなどのトラブルを回避することができる便利機能！それが「入力規則」です。
入力規則を使えば、
- リストの中から入力データを選択するだけで自動的に入力がされる
- セルを選択したら自動でローマ字入力と半角英数字入力が切り替わる
- 指定したデータ以外の入力をできないように制限できる
などなど、入力規則を習得すれば、きっと今お困りのことを解決することができます。
入力規則の設定の方法について、内容ごとに詳しく解説しますので、ぜひ参考になさってください。
入力規則を使ってできること
■設定の種類
- 整数
- 小数点数
- リスト
- 日付
- 時刻
- 文字列（長さ指定）
- ユーザー設定
■そのほか
- 入力時メッセージ
- エラーメッセージ
- 日本語入力の設定
上記の内容の設定をすることが可能です。
あらかじめ、設定をしておくことで入力が楽になったり、ミスの防止にもなります。
簡単な数式を活用することでさらに便利になりますので、習得して損はないスキルです。
入力規則はどこから設定する？
入力規則は、前述したように様々な機能の設定をすることができますが、入口は１つです。
データの入力規則を設定する場合は、「データ」タブ→「データツール」グループ→「データの入力規則」の順に選択します。
すると、ダイアログ ボックスが表示されます。
この中の「入力値の種類」の一覧から、設定したい内容を選択します。
入力内容をリストから選択する方法
内容をザックリと分かりやすいイラスト解説でも行っています。
リストとは
リストとは、ドロップダウンリストのことです。
上記の例のように、「大人・子供」「午前・午後」「出席・欠席」など入力する内容の候補があり、そのいずれかを入力する場合に便利な機能です。
決まった候補のいずれかを入力することが決まっているものの、毎回「大人」「子供」など手入力するのは手間です。
あるいは、会社名など長い文字列になればなるほど手間ですね。それが…
このように、リストを設定することにより、その一覧の中からクリックをするだけで入力をすることが可能になるので、作業効率もアップします。
リストを作成する際は、シートのセル参照をしてリストの項目を作成することも可能ですし、今回の例のようにセル参照ではなく、選択肢を半角のカンマで区切り、入力することも可能です。
リストの設定方法
リストの設定や編集・追加、削除方法は、下記の記事で詳しく説明していますので、そちらをご覧ください。
エクセル｜選択肢・ドロップダウン（プルダウン）リスト作成方法｜動画解説
Excel(エクセル)｜ドロップダウンリストを解除（削除）する方法
入力できる内容を制限する方法
日付の入力を制限する方法
こんなことないですか？
○○以降の日付、○○～○○までの期間内、○○までの日付…
指定した条件以外の日付を入力されて困った…そんな経験をしないためには、入力規則の設定がオススメです。
入力規則では、入力できる日付も条件で指定することができるので、こんなトラブルも未然に防ぐことができます。
入力規則で日付の条件を指定する方法 イラスト解説
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○○以上先の期日を指定する方法
日付を入力する欄に、本日の日付から2週間以上先の日付のみを入力できるように設定します。
まず、設定したいセル範囲を選択します。
続いて、データの入力規則をクリックします。
表示されたダイアログボックスに、設定したい内容を選択・入力します。
今回は
- 入力値の種類：日付
- データ：次の値以上
- 開始日：$B$1+14
となるようにします。
これで、指定した条件以外のデータを入力するとエラーが表示されるようになりました。
条件を満たしたデータのみ入力することができます。
ココがポイント
セル参照
先ほどのセル参照では「B1」ではなく「$B$1」となるように入力しました。
上記は、開始日を「B1+14」で設定した場合のセルB3に適用されている入力規則です。
この場合、セルB1の日付に14日プラスされた条件が入力されています。
しかし、1つ下のセルB4を確認すると、適用されている入力規則の条件が「B2+14」となっています。
このように、セル参照をして条件を指定する場合は、参照の固定をすることが大切です。
指定した期間内で入力するように設定する方法
次の例は、上記のように指定した期間内のデータのみを入力できるように設定をします。
今回は5月中なので5/1～5/31までのデータしか入力できないようにします。
表示されたダイアログボックスに、設定したい内容を選択・入力します。
今回は
- 入力値の種類：日付
- データ：次の値の間
- 開始日：2023/5/1
- 終了日：2023/5/31
となるようにします。
指定した期間外のデータを入力するとエラーが表示されます。
指定した期間内のデータのみ入力できるようになりました。
○○以内の期日を指定する方法
表示されたダイアログボックスに、設定したい内容を選択・入力します。
今回は
- 入力値の種類：日付
- データ：次の値より小さい
- 開始日：$B$1+14
となるようにします。
条件を満たしたデータのみ入力できるようになりました。
日付のデータは、
- 次の値の間
- 次の値の間以外
- 次の値に等しい
- 次の値に等しくない
- 次の値より大きい
- 次の値より小さい
- 次の値以上
- 次の値以下
から選択することができるので、紹介した条件以外にも指定することが可能です。
日本語入力の設定で効率アップ
入力作業で起こる切り替え忘れの悩み
意外と手間だったり、時間ロスの原因になるのが、入力モードの切り替えと切り替え忘れによる打ち直しです。
例えば、上記の例のように日本語入力をするセルとアルファベット入力するセルがある場合です。
日本語入力をした後に、入力モードを切り替えるのを忘れて、アルファベット入力するところで、日本語入力をしてしまい…
一度削除してから、もう一度アルファベットで打ち直す…
「F10」キーを使用したりして、日本語をアルファベットに変換するという手もありますが、効率は悪いですね。
さらに日本語を入力したつもりが切り替えを戻すのを忘れていて、アルファベットが入力をしてしまい、削除して打ち直し・・・
と、こんな経験、たくさんの人が何回もされていると思います。
その時、「自動で変わってくれたら楽なのに・・・」と思った人も多いのではないでしょうか。
実はそれできます！
そうなんです。設定さえすれば、「このセルを選択したらこの入力モード」と勝手に入力モードが切り替わってくれる便利機能があります。
入力モードを設定して自動で切り替える方法
この設定も入力規則を使って設定することが可能です。
それでは詳しい手順を解説します。
今回は、上記の例のように氏名の欄を選択したら日本語入力に自動で切り替わり、メールアドレスの欄を選択したらアルファベット入力に自動で切り替わるという設定を行っていきます。
まず、設定したい範囲を選択します。
範囲を選択したら、データタブにある「データの入力規則」を選択します。
ダイアログボックスが開いたら「日本語入力」タブを選択します。
日本語入力の一覧から「オン」を選択します。
選択ができたら、「OK」をクリックします。
メールアドレスの欄も先ほどと同様に設定をしましょう。
まず、セル範囲を選択し、データの入力規則をクリックします。
日本語入力の一覧から「オフ(英語モード)」を選択します。
選択できたら「OK」をクリックします。
これで設定ができたので、氏名の欄を選択すると自動で日本語入力に、メールアドレスの欄を選択すると自動でアルファベット入力に切り替わるようになりました。
入力時メッセージの活用方法
入力時メッセージの使い方
まず、メッセージの表示を適用したいセル範囲を選択します。
次に、「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。
「入力時メッセージ」のタブを選択します。
「タイトル」と「入力時メッセージ」をそれぞれ入力します。
- タイトル：何のメッセージなのか
- 入力時メッセージ：メッセージの内容
このようになります。
ちなみに、「タイトル」を省略するして、「入力時メッセージ」のみ入力することは可能で、その場合は、メッセージのみ表示されます。
しかし、「入力時メッセージ」を省略して「タイトルのみ」を入力した場合は、セルを選択しても何も表示されませんので、必ずメッセージだけは入力する必要があります。
内容を入力したら、「OK」をクリックします。
これで、セルを選択したときにユーザーに対してメッセージを表示できるようになりました。
メッセージ内容の修正が必要な場合は、同じ手順で進めると、入力したメッセージが表示されるので、そこで編集することができます。
エラーメッセージの活用方法
エラーメッセージとは？
エラーメッセージとは、入力規則で入力できるデータを制限したセルに、それ以外のデータを入力した場合に表示させることができるメッセージです。
例えば、1～5のいずれしか入力できないように制限をかけたセルに、それ以外の値が入力された場合、何も設定をしてない時は「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません」というメッセージが表示されます。
このように制限以外のデータを入力した際に、任意のメッセージを表示することができるのが「エラーメッセージ」の設定です。
エラーメッセージの使い方
エラーメッセージの設定をする場合、
- 入力可能なデータの設定（入力可能なデータの制限）
- 制限以外のデータを入力した際のエラーメッセージの設定
この２つの作業が必要になります。
手順①
まず最初に、選択したセルに入力の制限を設定します。
「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」のタブを選択し、「入力値の種類」から条件を設定します。
手順②
次に、「エラーメッセージ」のタブを選択します。
「スタイル」と「タイトル」と「入力時メッセージ」をそれぞれ入力します。
- スタイル：「停止」「注意」「情報」のいずれかから選択
- タイトル：何のメッセージなのか
- エラーメッセージ：メッセージの内容
このようになります。
【3種類のスタイルの違い】
「停止」「注意」「情報」の3つには違いがあります。
■停止
一番強力な規制。設定している条件以外のデータは入力不可。
「再試行」ボタンは、入力を再度やり直すことができ、「キャンセル」ボタンは入力作業自体をキャンセル（取り消し）します。
いずれを選択しても、条件に合ったデータしか入力できません。
■注意
条件以外のデータの入力も、状況に合わせて入力可能。
「はい」「いいえ」「キャンセル」の3つのボタンがあり、「はい」を選択すると入力したデータをそのまま入力することができ、「いいえ」を選択すると、もう一度入力をし直すことができます。
「キャンセル」を選択すると、入力前の状態に戻ることができます。
■情報
一番緩い規制。確認レベルになります。
「OK」を選択するとそのままデータが確定され、「キャンセル」を選択すると戻ります。
このように、スタイルによって規制の強弱が異なるので、目的に合わせて選択し、エラーメッセージの設定を行うといいでしょう。
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