今回の記事はExcel(エクセル)｜入力規則を使用しデータを効率よく入れる方法について紹介します。
入力規則と聞くとピンと来ないかもしれませんが、入力規則の機能の1つにビジネスでも大活躍の「リスト」があります。
ほかにも、指定されたデータしか入力できないように設定したり、あるいは、セルをクリックするだけで入力モードを変えたりなど、使い方次第で作業効率がかなりよくなります。
エクセルはOfficeソフトの中でも使用頻度が高く、業務に欠かすことができないソフトとなっており、基本の作業スキルはもちろん、効率よく作業できるスキルも必要とされることがあります。
ぜひ、入力規則の使い方を知って活用してみてください。
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エクセルの入力規則でできること
入力規則とは、セルにデータを入力するときに決めておくルールのようなものです。
■設定の種類
- 整数
- 小数点数
- リスト
- 日付
- 時刻
- 文字列（長さ指定）
- ユーザー設定
■そのほか
- 入力時メッセージ
- エラーメッセージ
- 日本語入力の設定
上記の内容の設定をすることが可能です。
あらかじめ、設定をしておくことで入力が楽になったり、ミスの防止にもなります。
簡単な数式を活用することでさらに便利になりますので、習得して損はないスキルです。
入力規則でリストを作成
入力規則の活用で多いのが、リストの作成です。
選択肢をあらかじめ作成しておくことで入力の負担を負担を軽減することができます。
①リストを作成したい範囲を選択する
②「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする
③プルダウンメニューから「データの入力規則」をクリックする
④入力値の種類から「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
「設定」タブの「入力値の種類」の右側にある「ｖ」をクリックして、一覧から「リスト」を選択します。
⑤「元の値」に「選択肢」として表示する文字列を入力して「OK」をクリックする
次に、「元の値」の欄に選択肢として表示したい文字列を入力します。
今回は、「はい」と「いいえ」の2つを表示したいので、「はい」と「いいえ」を入力します。
選択肢の項目は、半角カンマで区切ります。
入力欄に「はい,いいえ」と入力して、「OK」をクリックします。
これでリストを設定することができました。
エラーメッセージの設定方法
入力規則では、入力時に設定した条件以外のデータが入力された時にエラーメッセージを表示することもできます。
設定は、「エラーメッセージ」タブから行うことができます。
エラーメッセージの設定は、「エラーメッセージ」タブから行います。
「スタイル」と「タイトル」と「入力時メッセージ」をそれぞれ入力します。
- スタイル：「停止」「注意」「情報」のいずれかから選択
- タイトル：何のメッセージなのか
- エラーメッセージ：メッセージの内容
このようになります。
【3種類のスタイルの違い】
■停止
一番強力な規制。設定している条件以外のデータは入力不可。
「再試行」ボタンは、入力を再度やり直すことができ、「キャンセル」ボタンは入力作業自体をキャンセル（取り消し）します。
いずれを選択しても、条件に合ったデータしか入力できません。
■注意
条件以外のデータの入力も、状況に合わせて入力可能。
「はい」「いいえ」「キャンセル」の3つのボタンがあり、「はい」を選択すると入力したデータをそのまま入力することができ、「いいえ」を選択すると、もう一度入力をし直すことができます。
「キャンセル」を選択すると、入力前の状態に戻ることができます。
■情報
一番緩い規制。確認レベルになります。
「OK」を選択するとそのままデータが確定され、「キャンセル」を選択すると戻ります。
このように、スタイルによって規制の強弱が異なるので、目的に合わせて選択し、エラーメッセージの設定を行うといいでしょう。
エラーメッセージを設定すると、条件外のデータを入力した際に、上記のようにメッセージが表示されます。
使い方によって、業務の効率を上げることが可能です。
入力規則を解除する方法
入力規則の設定を解除したい場合は、下記の手順で行います。
①「データ」タブから「データの入力規則」を開いて「すべてクリア」をクリックする
②設定内容が解除されたことを確認して「OK」を繰り返す
これで、設定を解除することができます。
リストの設定や編集・追加、削除方法は、下記の記事で詳しく説明していますので、そちらをご覧ください。
エクセル｜選択肢・ドロップダウン（プルダウン）リスト作成方法｜動画解説
Excel(エクセル)｜ドロップダウンリストを解除（削除）する方法
セルに入力できるデータを制限する
セルの入力モードを自動切り替えにする
入力時メッセージの活用方法
入力時メッセージの使い方
まず、メッセージの表示を適用したいセル範囲を選択します。
次に、「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。
「入力時メッセージ」のタブを選択します。
「タイトル」と「入力時メッセージ」をそれぞれ入力します。
- タイトル：何のメッセージなのか
- 入力時メッセージ：メッセージの内容
このようになります。
ちなみに、「タイトル」を省略するして、「入力時メッセージ」のみ入力することは可能で、その場合は、メッセージのみ表示されます。
しかし、「入力時メッセージ」を省略して「タイトルのみ」を入力した場合は、セルを選択しても何も表示されませんので、必ずメッセージだけは入力する必要があります。
内容を入力したら、「OK」をクリックします。
これで、セルを選択したときにユーザーに対してメッセージを表示できるようになりました。
メッセージ内容の修正が必要な場合は、同じ手順で進めると、入力したメッセージが表示されるので、そこで編集することができます。
エラーメッセージの活用方法
エラーメッセージとは？
エラーメッセージとは、入力規則で入力できるデータを制限したセルに、それ以外のデータを入力した場合に表示させることができるメッセージです。
例えば、1～5のいずれしか入力できないように制限をかけたセルに、それ以外の値が入力された場合、何も設定をしてない時は「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません」というメッセージが表示されます。
このように制限以外のデータを入力した際に、任意のメッセージを表示することができるのが「エラーメッセージ」の設定です。
エラーメッセージの使い方
エラーメッセージの設定をする場合、
- 入力可能なデータの設定（入力可能なデータの制限）
- 制限以外のデータを入力した際のエラーメッセージの設定
この２つの作業が必要になります。
手順①
まず最初に、選択したセルに入力の制限を設定します。
「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」のタブを選択し、「入力値の種類」から条件を設定します。
手順②
次に、「エラーメッセージ」のタブを選択します。
「スタイル」と「タイトル」と「入力時メッセージ」をそれぞれ入力します。
- スタイル：「停止」「注意」「情報」のいずれかから選択
- タイトル：何のメッセージなのか
- エラーメッセージ：メッセージの内容
このようになります。
【3種類のスタイルの違い】
「停止」「注意」「情報」の3つには違いがあります。
■停止
一番強力な規制。設定している条件以外のデータは入力不可。
「再試行」ボタンは、入力を再度やり直すことができ、「キャンセル」ボタンは入力作業自体をキャンセル（取り消し）します。
いずれを選択しても、条件に合ったデータしか入力できません。
■注意
条件以外のデータの入力も、状況に合わせて入力可能。
「はい」「いいえ」「キャンセル」の3つのボタンがあり、「はい」を選択すると入力したデータをそのまま入力することができ、「いいえ」を選択すると、もう一度入力をし直すことができます。
「キャンセル」を選択すると、入力前の状態に戻ることができます。
■情報
一番緩い規制。確認レベルになります。
「OK」を選択するとそのままデータが確定され、「キャンセル」を選択すると戻ります。
このように、スタイルによって規制の強弱が異なるので、目的に合わせて選択し、エラーメッセージの設定を行うといいでしょう。
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