今回の記事は、エクセルで文字を入力するのではなくて、「リスト」から選べるようにする方法について紹介します。
リストというのは、いわゆる「ドロップダウンリスト（プルダウンリスト）」のことです。
ドロップダウン（プルダウン）リストを使うと、自分で入力をしなくてもプルダウンメニューのリストの中から選ぶだけで効率よく作業できる便利なツールです。
自分で入力すると入力ミスが発生する可能性もありますが、リストを用意しておけば毎回手入力する手間もなく、また入力ミスも防ぐことができます。
あらかじめリストで選択肢を作ることで仕事の効率もとっても良くなるのでオススメです。
こちらの記事では、初めての方にもわかりやすく、作り方を紹介しています。
ドロップダウンリストの内容を編集する方法や、追加した選択肢を自動でリストに反映する方法、ドロップダウンリストの削除（解除）方法については、下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考になさってください。
Excel(エクセル)｜ドロップダウンリストを変更・編集や追加する方法
Excel(エクセル)｜ドロップダウンリストを解除（削除）する方法
プルダウン・ドロップダウンリスト ざっくり解説
わかりやすい動画解説
わかりやすい画像解説
プルダウン・ドロップダウンリスト 画像解説
プルダウン・ドロップダウンリスト 作成方法
それでは、ドロップダウンリストの基本的な作成方法について解説します。
リストにしたいデータを参照して作成する方法
まずは、すでにあるデータを使ってリストを作成する方法です。
上記のように、リストにしたい内容がすでにデータとしてある場合や、選択肢の内容が多い場合に有効です。
データの一覧がない場合は、別のセルや別シートに作成しておくと便利です。
同じシート内に入力したときに印刷範囲に入っていると困る場合は、上記のように印刷範囲から除外しておくと便利です。
手順① セルを選択して、データの入力規則をクリック
まず、リストを作成したいセルをクリックします。
セルを選択したら、データタブにある、データの入力規則をクリックします。
ダイアログボックスが開きます。
手順② 「入力値の種類」から「リスト」を選択
「入力値の種類」の一覧から「リスト」をクリックしましょう。
手順③ 「元の値」にリストにしたいセル範囲を入力
次に「元の値」の欄をクリックします。
クリックしたら、リストにしたいセル範囲を指定しましょう。
例のように、参照できるデータがある表がある場合は、その範囲を選択すると簡単です。
範囲を選択すると、自動的にセル範囲が入力されます。
※ドロップダウン リストから選択するにチェック マークが入っている状態にします。
選択した範囲に間違いがないか確認ができたら、「OK」をクリックします。
これで、参照した範囲のデータをリストにすることができました。
ちなみに、ドロップダウンを作成したセルに、リスト以外の文字列を入力することはできません。
「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」とメッセージが表示されます。
リストにしたい項目を直接入力する方法
前述したように、選択したセル範囲をリストにすることもできますが、直接、項目を入力することも可能です。
選択肢が少ない場合には、こちらの方法がおすすめです。
例えば、上の例のようにリスト作成で参照するためだけに、シート上に選択肢のデータを入力する…という手もありますが、何も知らない人が見ると、「これ何？いるの？」と思われますし、書類としてもキレイではありません。
このように選択肢が少ない場合、参照するセル範囲が元々ない場合は直接選択肢を入力することができます。
手順① セルを選択して、データの入力規則をクリック
まず、リストを作成したいセルをクリックします。
セルを選択したら、データタブにある、データの入力規則をクリックします。
手順② 「元の値」に選択肢を入力
ダイアログボックスが開いたら、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
次に「元の値」をクリックして、「大人,子供」と入力します。
この時、リストにしたい項目を半角カンマで区切り、入力することがポイントです。
入力が出来たら「OK」をクリックします。
これで、リストを作成することができました。
ドロップダウンリストの基本的な作成方法として、
- セル範囲を選択してリストにする方法
- 直接リストにしたいデータを入力する方法
この2つがあります。
作成する資料に応じて使い分けましょう。
ドロップダウンリストで効率の良い活用方法
効率の良いプルダウンの作成 詳しい操作手順
まず、表をあらかじめテーブルにしておきましょう。
テーブルにする方法については、下記の記事で解説していますので、参考になさってください。
Excel(エクセル)｜テーブルの使い方・解除の方法まで徹底解説
次に、通常通りの手順でリストを作成します。
これで、参照した範囲をリストにすることができました。
では、参照している表に新しい項目を追加します。
テーブルになっているため、項目を追加すると範囲が自動で拡張されます。
プルダウンリストを確認すると、追加した項目が選択肢にも追加されていることがわかります。
さらに、参照している表に新しく項目を追加します。
また、リストを適用した表にも最終行の下にデータを追加します。
この時、リストになっている表もテーブルにしているため、範囲が自動で拡張されるので、リストも自動で作成され、項目も反映されます。
このように、リストの情報を追加する可能性がある場合は、テーブル機能を活用することで効率よく作業を行うことができます。
分かりやすい動画解説は下記をご覧下さい
データタブにある「入力規則」を使う
【1】入力規則をつけたいセルを選択
【2】データタブを選択
【3】データの入力規則を選択
【4】設定を選択
【5】入力値の種類をクリック
【6】リストを選択
【7】元の値の欄にリストにしたい文字を入力
この時に文字を入れた後は「,」で区切ってください。
例えば「男」「女」と入れたいのであれば「男,女」と言う感じで入れてください。
ちなみに、複数はいります。2つ以上でも大丈夫です。その都度「,」で区切ってください。
これで設定は完了です。
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