今回の記事では、Excelでフィルターの設定方法をお話します。
特定のデータの絞り込みをしたり、昇順や降順など任意の順に並べ替えたり、ビジネスでとても便利な機能の一つがフィルター機能です。
フィルターの設定自体は、難しくないのですが、なぜか変な位置にフィルターの印がついてしまうということがあります。
直し方も簡単なので、参考になさって下さい。
Excel(エクセル)のフィルターの設定方法わかりやすい画像解説
フィルターの範囲・設定方法
MOS試験対策_Excel
エクセルでオートフィルタの範囲・設定方法について解説します。
↓↓↓分かりやすい動画解説は下記をクリック↓↓↓
下記、動画の内容を文字起こししております^^
どうもどうもミスターしっかちです。
今日もパソコンの勉強をしましょう(^o^)／
【今回行うこと】
「エクセルのオートフィルタの範囲・設定方法」についてお話ししたいと思います。
【オートフィルタの範囲・設定方法をする理由とは】
まず「オートフィルタ」には、表の作成後にその中の一部の「データ」を他のものと分けて絞り込むということができます。
絞り込むことで見たい部分だけの「データ」を表示することができます。
※「オートフィルタ」の設定には、気をつけなければならないことが2つありますので「設定」と一緒にお話ししたいと思います。
【「オートフィルタ」の設定1つ目具体的操作方法】
【1】「オートフィルタ」の設定の仕方
「エクセルシート」上の表の項目の「セル」を1つクリックします。
↓
「リボン」→「データタブ」
↓
「フィルターボタン」を
押します。(「並び替えグループ」に表示されています。)
「エクセルシート」上の表の項目右横に▼がついて「オートフィルタ」の設定になっていますので確認してみてください。
【1つ目の設定で注意すること】
表を作成するときに、表の上の行のセルに「データ」を入れないでください。
「データ」を入れてしまうと1つ目の「オートフィルタ」設定ではうまくいかずに他の「セル」に「オートフィルタ」が設定されてしまうので注意してください。
【「オートフィルタ」の設定2つ目の具体的操作方法】
【1】「エクセルシート」上の表を「範囲選択」の仕方
表の一番左上の「セル」を2回クリックします。
(2回目のクリックは押したままにしてください。)
↓
クリックしたまま表の一番右下に引っ張ってください。
【2】「オートフィルタ」の設定の仕方
表を「範囲選択」したまま
「リボン」→「データタブ」
↓
「フィルターボタン」を
押します。(「並び替えグループ」に表示されています。)
「エクセルシート」上の表の項目右横に▼がついて「オートフィルタ」の設定になっていますので確認してみてください。
【2つ目の設定で注意すること】
表の作成をするときに必ず表すべてを「範囲選択」してください。
「範囲選択」を間違えてしまうと「オートフィルタ」を設定がうまくできないので注意してください。
表を作成するときに、表の上の行のセルに「データ」を入れてしまった時は、2つ目の具体的操作方法で「オートフィルタ」を設定することができます。
この方法で行ってみてください。
「抽出」と「並べ替え」の違い
この２つを混同されている方が多いですので、違いをしっかりと理解しておくことが大切です。
抽出
抽出とは、元の表から「条件に合った物のみ」を表示させる場合に使用します。
例えば、100件のデータがあった場合、その中から指定した条件に合った結果だけを表示させるので、100件のうち1件しか表示されなかったり、0件の場合もあります。
もちろん、全てのデータが条件に一致するのであれば100件表示もされますので、検索結果は一定ではありません。
並べ替え
では、並べ替えですが、こちらは「条件に合った順番に並べ替える」ので、100件のデータがあれば、100件全て表示されたまま、順番だけが変わります。
例えば、100件を「あいうえお順（昇順）」に並べ替えるのであれば、100件表示したまま、それを50音順に並べ替えるので、件数は100件のままです。
「抽出」と「並べ替え」の違いを押さえて、作業をすると効率的です。
フィルターの基本操作方法
色フィルター
色フィルターでは、セルを塗りつぶした色を基準にして並べ替えや抽出をすることができます。
テキストフィルター
テキストフィルターは、文字列を基準にして並べ替えや抽出をすることができます。
- 指定の値に等しい
- 指定の値に等しくない
- 指定の値で始まる
- 指定の値で終わる
- 指定の値を含む
- 指定の値を含まない
数値フィルター
数値フィルターは、セルに入力されている数値を基準にして並べ替えや抽出をすることができます。
- 指定の値に等しい
- 指定の値に等しくない
- 指定の値より大きい
- 指定の値以上
- 指定の値より小さい
- 指定の値以下
- 指定の範囲内
- トップテン
- 平均より上
- 平均より下
日付フィルター
- 指定の値より前
- 指定の値より後
- 指定の範囲内
- 明日
- 今日
- 昨日
- 来週
- 今週
- 先週
- 来月
- 今月
- 先月
- 来四半期
- 今四半期
- 前四半期
- 来年
- 今年
- 昨年
- 今年の初めから今日まで
- 期間内の全日付
フィルターをかける時のポイント
共通のポイント
フィルターを始め、関数など「条件」を指定する際に使うのが、
- 等しい
- 等しくない
- 以上
- 以下
- より大きい
- より少ない
といった条件の指定をします。
この言葉の理解と、数式で使用する演算子を覚えておきましょう。
等しい【 ＝（イコール）】
「等しい」は「＝（イコール）」で表します。
「全く同じ」条件を指定する場合に使用します。
等しくない【 ＜＞ 】
「等しくない」は「＜＞」で表します。
「条件に合わないもの」「条件以外のもの」を指定する場合に使用します。
以上【 ＞＝ 】
「以上」は「>=」で表します。算数で書く場合は「≧」と書きますが、エクセルでは横に並べて表記します。
「以上」を使用する場合は、条件の値も含めて結果を求める時に使用します。
例えば、「セルA1の値が80以上」と条件を設定する場合、「A1>=80」となり、この場合は80も含めた結果を求めたい時に使用します。
以下【 ＜＝ 】
「以下」は「<=」で表します。算数で書く場合は「≦」と書きますが、エクセルでは横に並べて表記します。
「以下」を使用する場合は、条件の値も含めて結果を求める時に使用します。
例えば、「セルA1の値が50以下」と条件を設定する場合、「A1<=50」となり、この場合は50も含めた結果を求めたい時に使用します。
より大きい【 ＞ 】
「より大きい」は「>」で表します。
「より大きい」を使用する場合は、条件の値を含めず結果を求める時に使用します。
例えば、「セルA1の値が100より大きい」と条件を設定する場合、「A1>100」となり、この場合、結果に100は含まれず、101以上の数値が表示されます。
より少ない【 ＜ 】
「より少ない」は「<」で表します。
「より少ない」を使用する場合は、条件の値を含めず結果を求める時に使用します。
例えば、「セルA1の値が100より小さい」と条件を設定する場合、「A1<100」となり、この場合、結果に100は含まれず、99以下の数値が表示されます。
テキストフィルター
テキストフィルターは、その文字（テキスト）を含むもの、含まないもの、その文字で始まる文字列などを検索することができます。
曖昧に条件を指定すると、不要なものまで抽出されるので正確に文字列を入力する必要があります。
数値フィルター
数値フィルターの中で間違えやすいのが「トップテン」です。
「トップテン」という言葉から「上位10件」を想像しがちですが、その中身は「上位」「下位」を選択でき、件数も10件以外にも決めることができます。
また、「項目」「パーセント」から選択することも可能でなので、件数だけでなく、件数の中から上位10％、下位10％を抽出することも可能です。
日付フィルター
日付フィルターで一番多い間違いは、「1/23（1月23日）」など日付で指定したにもかかわらず、結果が異なる、出ないということです。
日付フィルターで最も重要なのが「西暦+月+日」で入力するということです。
つまり「1/23」ではなく、「2022/1/23」と入力する必要があります。
また、この時大切なのは「数式バーを確認すること」です。
というのも、そもそもセルに表示されているのが「2022年1月23日」であれば、それが2022年ということがわかりますが、「1月23日」のみの場合、これが何年なのか分かりません。
ですので、セル選択後に数式バーを確認して、「何年なのか」を確認してから日付フィルターを設定する方が、間違いが少なくなります。
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