今回の記事はExcel（エクセル）のテーブルの使い方についてお話します。
Excelは、Microsoft Officeソフトの中でも使用頻度が一番高く、表の作成をする機会も多いです。
今回紹介するテーブル機能を活用すると、通常の表を使って行う作業よりも大幅に作業 効率も良くなります。
ビジネスでも役立つスキルですので、ぜひ参考になさってください。
Excel（エクセル）を使いこなすのって結構難しいです。
Excel（エクセル）は、出来ることが多くて覚えるのがかなり大変です。
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Excel テーブルとは？何が便利？
エクセルで表を作成するときに、罫線を引くのが手間だったり、塗りつぶしなどの書式を設定するのが面倒だと感じたことがある人は多いと思います。
そんなときに便利なのが、テーブルという機能です。
しかし、このテーブルという機能は、単純に罫線を引いたり、塗りつぶしができるだけではありません。
このテーブル機能を使うだけで、
- 罫線や塗りつぶしが自動でできる
- 行や列を追加しても自動で書式が適用される
- ボタン一つで集計行を追加して、簡単に集計ができる
- 数式も１つ入力すれば、フィルハンドルなしで自動でコピーされる
などなど、自動的に適用される便利な機能が非常に多いです。
テーブルは通常の表と異なり、セル参照ではなく、構造化参照を使用することができるため効率よく活用することができます。
分析にも優れており、テーブルはメリットしかない！と言われるほど、業務を効率よく行う上で、習得しておくべきスキルといえます。
表をテーブルに変換する方法
では、早速テーブルに変換する手順ですが、その前に今からテーブルにしようとしている表が、ちゃんとテーブルに変換できるのかをチェックしておきましょう。
表の状態によっては、思った通りにテーブルにできないことがあります。
テーブルにする前に確認しておくポイント
表をテーブルにする時のコツとしては
- 表内に空白の行や列を作らない
- タイトルがある場合はタイトルと表の間は1行開けておく
ここら辺がポイントになります。
表内に空白の行や空白の列がある場合、同じ表としてみなされませんので、あらかじめ空白行や列を削除してデータを詰めておきましょう。
また、タイトルを入力している場合は、タイトルと表の間を1行開けておくとスムーズです。
※テーブルにできないわけではないので、1行開けずにテーブルにする方法もこの後解説します。
テーブル作成手順
【テーブルを作成する手順】
- 表内のセルを選択する
- 「挿入」タブをクリックする
- 「テーブル」をクリックする
- 参照されているセル範囲を確認する
- 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認する
- 「OK」をクリックする
表内のセルのどこでも良いので選択し、「挿入」タブの「テーブル」ボタンをクリックします。
タイトルと表の間が1行開いていない場合は、あらかじめ、表の範囲を選択してから、「挿入」タブの「テーブル」ボタンをクリックします。
自動選択されたセル範囲を確認し、見出しについての項目にチェックマークが付いていることを確認したら「OK」をクリックします。
「テーブル」ボタンをクリックすると、自動で範囲が参照されます。
自動で選択された範囲が、テーブルにしたい範囲を異なる場合は、自分でセル範囲を選択し直しましょう。
これで、表がテーブルに変換されました。
テーブルに変換されると、「テーブルデザイン」タブが表示された状態になります。
「テーブルデザイン」タブは、テーブル内を選択している状態でなけでは表示されないタブです。
テーブルについて何か操作を行いたい場合は、テーブル内をクリックする癖をつけておくとスムーズです。
作業効率がアップする便利機能
自動拡張機能でデータの追加が楽々
表を作ったものの、行や列を追加したときに自分でまた罫線の設定をしたり、塗りつぶしをするのが面倒だと感じたことも多いと思います。
実はテーブルには、書式の拡張機能があり、追加した行や列に自動で書式が適用されます。
今回の例では、テーブルの隣の列に新しい列を作ります。
セル【E2】に「3回目」と入力し、「Enter」キーを押して確定します。
E列にテーブルの書式が自動で適用されます。
テーブルに隣接する行や列にデータを入力すると、テーブルの範囲が拡張され、行や列に適用されている書式が自動的に追加に適用されます。
また、元の表にドロップダウン リストが適用されている場合は、リストの設定も新しい行や列に適用されるので便利です。
ボタン1つで集計行が追加可能
表のデータを集計する際に、数式の入力なしで、簡単なクリック操作だけでデータの集計を取ることができます。
テーブル内をクリックし、「テーブルデザイン」タブの「集計行」にチェックマークを入れます。
- テーブル内のどこでも良いので、セルを選択します
- 「テーブルデザイン」タブを選択します
- 「テーブルスタイルのオプション」グループにある「集計行」をクリックしてチェックマークを付けます
テーブルの一番下に集計行が追加されます。
集計行のセルをクリックして、プルダウンリストから「合計」を選択します。
セルに「合計」の数値が表示されます。
隣のセルにも同様の方法で、合計を表示します。
集計機能では、「合計」のほかに「平均」「データの個数」「数値の個数」「最大」「最小」などをクリック操作のみで求めることができます。
表示が不要なセルには「なし」を選択すると空白になります。
構造化参照機能で計算が速い
通常、表で数式を挿入すると、１つ挿入した後に、フィルハンドルを利用して、下のセルに数式をコピーしますが、テーブルでは１つ数式を入力すれば、そのほかのセルに自動で数式がコピーされる便利機能があります。
今回は、新しく追加した合計の列にSUM関数を使って、各店の合計を求めます。
セルを選択し、「ホーム」タブの「オートSUM」をクリックします。
自動で参照された範囲が正しいことを確認して、「Enter」キーを押して確定します。
下のセルにもまとめて結果が表示されます。
テーブルで計算式を入力すると、そのセルだけでなく、数式を入力したセルの下のセルにもまとめて結果を表示することができます。
数式を修正した際も同様に、その内容がまとめ て反映されます。
ただし、行方向については自動で表示されないため、オートフィルでコピーする必要があります。
テーブルスタイルのオプション
テーブルには、様々なオプション機能が付いています。
オプション機能を、オン・オフで切り替えることによって、カスタマイズが可能です。
「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」グループに表示されている項目がこちらです。
- 見出し行
- 集計行
- 縞模様（行）
- 縞模様（列）
- 最初の列
- 最後の列
- フィルターボタン
という表示があり、それぞれのチェック ボックスにチェックを付けたり取ったりすることで、機能のオン・オフが可能です。
たくさんありますが、「集計行」と「フィルターボタン」以外は、表の見た目（書式）に関連するのものです。
例えば、「縞模様(行)」のチェックマークを外すと、行方向の縞模様が解除されて塗りつぶしが無しになります。
- 見出し行：1行目の塗りつぶし等の書式設定
- 最初の列または最後の列：1列目または右端の列の太字の適用の有無
- 縞模様(行)または縞模様(縦)：行方向または列方向の縞模様適用の有無
このように、見た目にかかわるオプションがこちらになります。
一方、「集計行」と「フィルターボタン」は実際の操作に関わる部分になります。
前述したように、集計行を追加すると合計や平均などの計算を行うことができます。
同じように「フィルターボタン」を使うとデータの抽出などが可能です。
フィルターボタンにチェックマークが付いている状態であれば、フィルター機能が使えます。
「フィルターボタン」はフィルター機能を使うかどうかによりますので、テーブルに必須というわけではありませんので、不要であればチェックマークを外しても構いません。
通常の表では、「データ」タブの「フィルター」からフィルターボタンを表示しなければならないですが、テーブルであればチェックマークのオンオフで簡単にできますよという感じです。
テーブルは通常の表よりも効率が良い
いかがでしたか？
通常の表であれば、データを追加したときに罫線などの設定や数式のコピーが必要です。
しかし、テーブルにしておくことで、新しくデータを追加しても罫線や数式が自動で適用されるため作業効率が格段に良くなります。
これを使うか使わないかで、トータルの作業時間にもかなり影響されることもあるので、通常の表で作業を行っている時にモヤモヤしている方は、ぜひテーブルを活用してみてください。
テーブルの解除方法はこちら
表をテーブルに変換しましたが、逆にテーブルを元の範囲に変換（戻す）ことも可能です。
下記の記事で詳しく解説していますので、参考になさってください。
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