エクセルはOfficeソフトの中でもビジネスでの使用頻度も高く、業務では、基本の表の作成からデータの分析・集計など非常に多くの仕事で活用されている表計算ソフトです。
エクセルを使った日々の業務の中には、毎日同じ作業をしていたり、月末に決まった作業を毎回しているという人も多いのではないでしょうか。
同じ流れの作業を繰り返していると、「もっと楽にできないかな？」と思われている方も多いと思います。
そんな時は、マクロが使えると日々の業務をボタン一つで自動的に実行することができるので、今よりも作業効率がよくなります。
しかし、中には「マクロなんて専門的なことは難しい」と思われているかもしれませんが、マクロは、エクセルの便利機能を使い、実行できるものなので、まずはチャレンジしてみるのがオススメです。
そこで今回の記事では、今までマクロを使ったことがないという初心 者の人向けにわかりやすく、使い方やポイントを解説していますので、ぜひ参考になさってください。
下記のマクロ関連の記事もご覧ください。
マクロ・VBA｜MsgBox関数でメッセージボックスを表示する方法
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マクロって一体なに？VBA？
マクロは、エクセルで作業を自動化するためのツールで、ビジネスでもとても役立つスキルとなっています。
マクロを使えば、手動で操作する必要があるタスクをプログラム的に実行することができるため、繰り返し行う必要のあるタスクを自動化できます。
たとえば、毎日同じデータを集計する場合、マクロを使って一度設定すれば、毎回同じ手順を繰り返す必要はありません。
さらに、一度正しい作業の流れを設定すれば、次回以降の作業の効率がよくなりますし、ヒューマンエラーを減少させることができます。
マクロを使用することで、日常的な作業にかかる時間を大幅に減らすことができるため、他の重要なタスクに時間を費やすことができます。
マクロは専門知識がなくてもできる
マクロと聞くと、プログラミングの専門的な知識がないとできないのでは？と思われる人が多く、また、ネットで検索しても同等の意味で表現されていることも少なくありません。
そういった状況もあり、「マクロ」と「VBA」が同じだと思われている方が多いと思います。
しかし厳密に言うと、「マクロ」と「VBA」は別物になります。
VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft のプログラミング言語で、実際に自分でそのコードを記述します。
一方、マクロは作業の流れを登録して、何度も行う作業をボタン一つで実行できるようにする「便利機能」といったところです。
もちろん、記録をするときに記述されるコードはVBAですが、実際に自分で行うのはエクセルの操作なので、マクロはVBAの言語がわからなくてもできるんです。
マクロを使うために必要なのはエクセルのスキル
マクロを使おうと思った時、絶対に必要なのは「エクセルのスキル」です。
前述したように、マクロはエクセルで行う作業の流れを記録するものです。
つまり、記録する操作自体が出来なければ、マクロとして記録できないということです。
「並べ替えや抽出」を記録したいのであれば「並べ替えや抽出」のスキルが必要、「データの集計」がしたいのであれば「データの集計」のスキルがなければ、そもそもマクロの記録ができません。
逆に言えば、できる作業であればマクロに記録できるので、日々の業務で行う作業の流れを記録するというのは非常にメリットがありますね。
マクロに「できること」「できないこと」
マクロは作業の流れを記録することができる便利な機能ですが、マクロにできることを確認しておきましょう。
マクロでできること
- データの集計や並べ替え・抽出
- グラフの作成
- フォントの書式の変更
- 数式や関数の利用 など
マクロでできないこと
- 条件を指定した処理や繰り返し処理
- データの転記 など
ポイントは、「マクロ」はあくまでも決まった作業を自動化するものということです。
IF関数や条件付き書式などは作業として記録できますが、1つ1つの状況を判断して、条件に応じて処理はできません。
具体的な条件に合わせて作業を実行したり、繰り返したりするなど複雑な作業を記録する場合は、VBAを使う必要がありますので、注意が必要です。
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マクロには開発タブが必要
まず、マクロを記録するためには、「開発」タブの準備が必要です。
この「開発」タブは初期設定では表示されていませんので、自分で表示させる必要があります。
「開発」タブの表示方法
リボンのユーザー設定の開き方①
「ファイル」タブ→「オプション」→「リボンのユーザー設定」の順にクリックします。
リボンのユーザー設定の開き方②
どのタブでもいいので、リボンのどこかで右クリックをします。
メニューの一覧から「リボンのユーザー設定」をクリックします。
「Excelのオプション」ダイアログボックスが開きます。
右側の一覧にある「開発」のチェックボックスにチェックマークを付けます。
チェック マークが付いたら「OK」をクリックします。
これで、「開発」タブが表示されます。
マクロを作成する方法はこちら
マクロを作成する前に大切なこと
前述しましたが、マクロは作業の流れを登録して、何度も行う作業をボタン一つで実行できるようにする「便利機能」なんです。
ポイントは「作業の流れを記録する」という点です。
この作業の流れとは、「正しい作業」も「間違った作業」もどちらの作業もあてはまり、すべての作業が記録されると思ってください。
例えば、「昇順で並べ替えようと思ったら、間違えて降順を押してしまったので、そのまま昇順ボタンを押してやり直した」なら、「降順にして昇順にした」という手順が記録されてしまいます。
もちろん、最終的に正しい作業ができれば画面上問題はありませんが、無駄なコードがどんどん記述されてしまうので、可能であれば、マクロの記録をする前に、今から記録する作業の流れを確認してから記録をする方がおすすめです。
「マクロの記録」をクリックする
「開発」タブに「コード」グループにある「マクロの記録」をクリックします。
「マクロの記録」ダイアログボックスが開きます。
「マクロ名」を登録する
ダイアログボックス内に4つの項目があります。
- マクロ名：今から記録するマクロの名前
- ショートカットキー：マクロを実行するショートカットキー
- マクロの保存先：マクロを保存する場所ですが、基本は「作業中のブック」です
- 説明：どんな作業の流れを登録しているのか詳細を入力することもできます
ちなみに、マクロを実行するショートカット キーは、既存のショートカットキーと重複した場合、マクロが優先されるので注意が必要です。
4つの項目がありますが、「マクロ名」のみの入力で問題ありません。
マクロ名の入力が出来たら、「OK」をクリックします。
ダイアログボックスが閉じ、実行した作業の流れが記録されます。
「記録終了」をする
実際にエクセルの操作を終えたら、記録を終了します。
「開発」タブの「コード」グループにある「記録終了」をクリックします。
これで、マクロの記録を終えることができます。
マクロの記録の例
では、実際にどんな作業が記録できるのか、一例を紹介します。
今回は、担当者ごとの売上を集計するマクロと、それを解除するマクロを作成します。
それぞれの手順を確認します。
■マクロ名「担当者別売上集計」
- 「担当者」の見出しをクリックする
- 「データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「AZ↓（昇順）」をクリックする
- 「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」をクリックする
- 「集計の設定」ダイアログボックスの「グループの基準」を「担当者」、「集計の方法」を「合計」に、「集計するフィールド」の「売上金額」にチェックマークをつけて「OK」をクリックする
- セル【A1】をクリックする
■マクロ名「集計解除」
- 「売上日」の見出しをクリックする
- データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」をクリックする
- 「集計の設定」ダイアログボックスの「すべて削除」をクリックする
- 「データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「AZ↓（昇順）」をクリックする
- セル【A1】をクリックする
あとは、「マクロの記録」をクリックして、それぞれの手順を実行します。
手順に自信がない場合は、一度操作の手順を練習・確認してから記録を開始しても大丈夫です。
今回は上記の例で行います。
「マクロの記録」をクリックをクリックし、マクロ名「担当者別売上集計」にしたら、下記の手順で操作を開始します。
ここまでで、マクロ「担当者別売上集計」の記録が終了しました。
続けて、マクロ「集計解除」の操作を記録します。
「マクロの記録」をクリックし、マクロ名「集計解除」にしたら、下記の手順で操作を開始します。
これで2つのマクロを記録することができました。
このように、日々の業務の中で何回も同じ流れを実行しているものがあれば、マクロにチャレンジしてみるのもオススメです。
マクロを実行する方法はこちら
マクロの記録ができたら、まず、記録したマクロが正しく実行できるかを確認しましょう。
「開発」タブの「コード」グループにある「マクロ」のボタンを選択します。
「マクロ」ダイアログボックスが開きます。
一覧から、実行したいマクロ名を選択し、「実行」をクリックします。
マクロが実行されます。
ボタンを作成する方法と注意点
「フォームコントロール」からボタンを作成する方法
マクロの実行は、前述した方法で実行することもできますが、毎回、開発タブに移動して実行するのは手間です。
マクロが問題なく実行できることが確認出来たら、マクロのボタンを作成するのがおすすめで、作り方はとっても簡単です。
「開発」タブをクリックし、「コントロール」グループにある「挿入」ボタンをクリックします。
「フォームコントロール」の左上にある「ボタン（フォームコントロール）」をクリックします。
マウスポインターが「＋」に変わるので、図形を書くときと同様の方法で、ドラッグします。
ドラッグが終わると、「マクロの登録」ダイアログボックスが開きます。
ボタンに登録するマクロを一覧から選択し、「OK」をクリックします。
「ボタン1」が作成されるので、ボタン名を入力します。
この時、文字列の入力が確定した後に、Enterキーを押すと、ボタン内で改行されてしまいます。
文字列の入力が終わったら、ボタン以外の場所をクリックすると、ボタンが完成します。
図形や画像をマクロのボタンにする方法
「フォームコントロール」からボタンを作成する以外に、任意の図形や画像もマクロのボタンにすることができます。
ここでは、図形をマクロのボタンにする方法について紹介します。
まず、「挿入」タブの「図」グループにある「図形」選択し、任意の図形を挿入します。
挿入した図形を選択し、文字を入力するとボタン名を入力することができます。
図形を右クリックし、メニューの一覧から「マクロの登録」を選択します。
「マクロの登録」ダイアログボックスが開いたら、ボタンに登録するマクロを一覧から選択し、「OK」をクリックします。
これで、図形をマクロのボタンにすることができます。
マクロボタンの作成で気を付けたいポイント
「フォームコントロール」からボタンを作成した場合も、図形をボタンにした場合も、一度ボタンを作成すると、ボタンの上にマウス ポインターを移動させたとき、ポインターの形が指のマークに変わります。
この状態では、「マクロの実行」しかできません。
つまり、ボタンの選択ができないのです。
ボタンを作成した後に、ボタンを移動させたい、大きさを変更したいという場合は、そのままではボタンを選択することができません。
マクロのボタンを選択したい時は、「Ctrl」を押しながらクリックするとボタンを選択することができます。
同じ大きさのボタンを作りたい
ボタンを複製する
同じ大きさのボタンを作成したい時は、ボタンをコピー（複製）するのがオススメです。
まったく同じ大きさのボタンを最初から作るのは結構手間がかかります。
同じシート上に複数のボタンを配置する場合は、大きさを揃えてあげた方がキレイです。
まず、作成したボタンを「Ctrl」を押しながらクリックします。
ボタンの選択ができたら、「Ctrl」を押しながらドラッグします。
この時、同じ高さの位置を維持したまま複製したい場合は、「Shift」と「Ctrl」を一緒に押した状態でドラッグすると、元の位置を基準に垂直水平方向に複製することができます。
コピーしたボタンのボタン名の上をクリックすると、文字列を編集することができます。
ボタン名の変更ができたら、一度ボタン以外の場所をクリックしましょう。
登録されているマクロを変更する
次に、「マクロの登録」をし直します。
コピーされたボタンに登録されているボタンはコピー元と同じなので、必ずマクロの登録をし直しましょう。
ボタンを右クリックし、メニューの一覧から「マクロの登録」を選択します。
「マクロの登録」ダイアログボックスが開いたら、ボタンに登録するマクロを一覧から選択し、「OK」をクリックしたら、新しいボタンの完成です。
マクロ有効ブックで保存が必要
マクロを作成したブックは、通常の「Excelブック」で保存をすることができません。
そのまま保存しようとすると「次の機能はマクロなしのブックに保存できません」というメッセージが表示されます。
マクロを作成したブックは、「名前を付けて保存」ダイアログボックスの、「ファイル名」のすぐ下にある「ファイルの種類」から「Excelマクロ有効ブック（*.xlsm）」を選択します。
これで保存をクリックすると保存することができます。
通常の保存の手順との違いは、「ファイルの種類」を「マクロ有効ブック」にして保存するということだけです。
マクロを含むブックを開く方法
マクロが作成されているブックを開くと、エクセルの画面上部に黄色いバーが表示され、「セキュリティの警告 マクロが無効にされました」と表示されます。
その横に「コンテンツの有効化」というボタンがあるので、これをクリックします。
エクセルの初期設定では、マクロが作成されているブックを開くとセキュリティの警告が表示されてマクロが無効になってしまいます。
「コンテンツの有効化」を押せば問題はありませんが、気になる人は設定を変えることも可能です。
「ファイル」タブを選択し、「オプション」をクリックします。
左側の一覧から「トラストセンター」を選択し、「トラストセンターの設定」ボタンをクリックします。
「トラストセンター」のウィンドウが表示されたら、「マクロの設定」をクリックします。
ここで、設定を変えることが可能ですが、ネットからダウンロードしたファイルなどに含まれるマクロもそのまま有効にしてしまうので、警告を表示して確認してから有効にする方が安全です。
マクロの注意点とポイント
セル参照が必要かどうか
マクロの記録でセルをクリックしたら、その情報が記録されます。
セルの情報が記録されるということは、そのセル・そのセル範囲のための作業を記録しているということです。
逆にマクロの記録を開始して、どこのセルもクリックせずに記録した場合、セルの情報が登録されないため、実行するときに選択されているセルに実行されるということになります。
例）セルの書式設定
【例①】
マクロの記録を開始して、セル【A1】からセル【D1】までを選択して、セルの塗りつぶしを黄色、文字を太字にした場合
- セルA1からD1を選択した
- セルの塗りつぶしを黄色にした
- 文字を太字にした
という流れが記録されます。
【例②】
セル【A1】からセル【D1】までを選択した状態で、マクロの記録を開始して、セルの塗りつぶしを黄色、文字を太字にした場合
- セルの塗りつぶしを黄色にした
- 文字を太字にした
という流れが記録されます。
例①のマクロは、実行してもセルA1からD1の範囲にしか適用されません。
一方、例②のマクロは、セルの情報がないため、自分が選択したセルにマクロを適用することができます。
このように、マクロの記録で、セルを参照するかしないかで適用される範囲が異なるので、記録したい内容に合わせて実行することが大切です。
マクロの記録で作業の手順を間違えた場合
マクロの記録の途中で、操作手順を明らかに間違えてしまったという場合もあると思います。
この場合は、諦めて「記録終了」をするのがおすすめです。
そして、もう一度マクロを記録し直す方が早いでしょう。
改めて「マクロの記録」から始めましょう。
この時、間違えてしまったマクロ名と違う名前で始めた場合、そのまま作業を始めることができますが、同じ名前で記録しようとすると、「上書きしますか？」のメッセージが表示されるので、上書きにすると、同じ名前で記録することができます。
不要になったマクロは削除できる
間違えて登録してしまったマクロや、不要になったマクロは削除することも可能です。
「開発」タブの「コード」グループにある「マクロ」をクリックし、「マクロ」ダイアログボックスを開きます。
削除したいマクロ名を選択し、「削除」をクリックすると、記録したマクロを削除することができます。
マクロのホームポジションって何？
エクセルでは、ホームポジションはセル【A1】のことを指します。
アクティブセル（今選択しているセル）がセル【A1】にあると、「作業をもっとも効率よく始められる」ということから、ビジネスマナーとも言われています。
自分一人が使うファイルであればそこまで気にする必要はありませんが、他の人も見るファイルの場合、例えば、ページをスクロールして50行目のデータを修正して保存した場合、その次にそのファイルを開いたら、その前に保存した位置から始まります。
1行目から見たい人にとってはストレスになってしまう可能性もありますね。
しかし、常に作業の終わりにセル【A1】をクリックして保存すれば、次に開いた人はページの一番上からはじめることができるんです。
ですので、マクロの記録する時も最後はセル【A1】を選択してから記録終了をするのが基本となりますが、前述したように、セル参照の情報を記録したくない場合は、セル【A1】を選択せずに記録を終了します。
マクロは編集もできる
「開発」タブの「コード」グループにある「マクロ」をクリックし、「マクロ」ダイアログボックスが開いた時、「編集」というボタンがあり、気になった人もおられるのではないでしょうか。
実はマクロは編集も可能です。
ただし、この編集は「VBA」を理解していないとできません。
「編集」ボタンを押すと、編集用の別ウィンドウが表示され、モジュールと言われるシートにマクロで自動的に記録されたコードが記述されています。
VBAの知識があれば、これを編集したり、不要なコードを削除したり、あるいは不足したコードを追加するなどが可能です。
しかし、VBAが何かもわからない状態でするのはおすすめできません。
でも、中にはいろいろと作業の流れを記録した最後の最後に「セルA1に戻るのを忘れた」という場合もあります。
セル【A1】に戻る作業を追加するためだけにもう一度最初からというのもつらい場合は、コードの最後に「Range("A1").Select」を追加すると解決できます。
「End Sub」のすぐ上の行に追加すると良いです。
VBA入門がてらチャレンジしてみるのもオススメですが、まず一度、マクロ有効ブックで保存してからやってみましょう。
もし失敗したら、上書き保存せずに閉じれば大丈夫です。
まとめ：マクロは初心者もOK
このように、マクロは専門的な知識がなくてもエクセルの操作ができる方であれば使うことができる機能と言えます。
ただ、マクロはあくまでも自分が行う操作をそのまま記録するツールなので、その作業を正しく行うことができるというのが前提になります。
また、マクロでは条件を分岐した処理などを行うことができないため、条件に合わせて処理を分けたいという場合は、VBAの知識が必要となります。
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