今回の記事はExcel（エクセル）のシート保護とパスワード設定方法について紹介します。
エクセルはMicrosoftのOfficeソフトの中でも一番使われており、ビジネスでも関数や数式を使用し、効率よく作業ができる物ですが、社内で複数のユーザーで共有するデータを触る時に緊張する人も多いはず。
誤って、「関数が入ってるセルをデリートで消してしまった」という人はもちろん、自分が作成したデータを人に渡したら「関数を間違って消してしまった」といわれてしまうなど、エクセルでの「関数消しちゃった問題」は意外と深刻です。
SUM関数とか基本的な関数であれば入れ直すのも短時間で済むかもしれませんが、関数の中に関数を入れていたり、セル参照で連動していれば、直すのも手間ですし、やりたくない作業だと思います。
そこで今回は、セルのロック機能を利用した、シートの保護についてご紹介します。
これを使えば、指定した特定のセルを変更や削除ができなくなります。
つまり、編集可能にしたセルのみを操作することができ、それ以外は手を加えられなくなるので数式が消されたり、おかしくなることもありません。
とっても便利な機能ですよ♪
Excel｜シート保護の設定方法 ざっくり解説
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シートの保護の設定方法
まずは、手順をざっくり説明しますね。
- 「ここは編集してもいいよ！」というセル範囲を選択します。離れた所を複数 箇所選択する場合は、「Ctrl」キーを押しながら選択しましょう。
- 「ホーム」タブの「セル」グループにある「書式」をクリックし、一覧から「セルのロック」を選択します。
- 続いて、再度、手順２と同じ流れで「書式」の一覧から「シートの保護」をクリックします
- シートの保護を解除する時にパスワードを求めるように設定したい場合は、「シートの保護を解除するためのパスワード」の欄にパスワードを設定して「OK」をクリックします。
パスワードが不要の場合は、そのまま「OK」をクリックしましょう
ちなみに、別手順もありますので一応ご紹介しておきますね。
手順①と②は、選択したセルの上で右クリックをし、「セルの書式設定」→「保護」タブ→「ロック」にチェックを外す
手順③は、「校閲」タブ→「保護」グループ→「シートの保護」でも可能です。
覚えにくいと思うので、「ホーム」タブのみで操作する方が覚えやすいと思います^^
【解説】シートの保護の設定方法
ここからは、上記の手順を詳しく解説していきます。
今回はこちらの例を使って説明しますね。
商品名や単価はが行っているセルは編集不可能にします。
また、税込金額のセルには数式が設定してあるので、ここは守った方が良いですね。
ということで、セルD4からセルD8のみ、使用者が自分で数量を入力できるようにします。
ここは編集してもいいよ！というセルを選択する
まず、使用者に編集を許可するセルを選択します。
今回は、セルD4からセルD8を選択しましょう。
セルのロックを解除する
「ホーム」タブの「セル」グループにある「書式」をクリックし、一覧から「セルのロック」を選択します。
シートの保護を設定する
再度、「書式」の一覧を開き、一覧から「シートの保護」をクリックします
こちらが開かれますので、まずは、一番上に書いてある「シートとロックされたセルの内容を保護する」にチェックマークが入っていることを確認し、次の操作に進みましょう。
パスワードの設定
パスワードを設定する場合
シートの保護を解除する時にパスワードを求めるように設定したい場合は、「シートの保護を解除するためのパスワード」の欄にパスワードを設定して「OK」をクリックします。
すると、再度パスワードの入力を求められるので、もう一度同じパスワードを入力して「OK」をクリックします。
ちなみに、ダイアログボックス内の「注意」にもあるように、パスワードを忘れてしまった場合は回復できませんので、気を付けましょう。
パスワードを設定しない場合
パスワードが不要の場合は、そのまま「OK」をクリックしましょう。
保護の確認をしてみる
保護の確認はいたって簡単です。
今回、編集可能にした数量の欄に数字を入力してみましょう。
元々「10」で入力されていたデータを「20」に変更することができました。
続いて、保護したセルです。
今回は、税込金額の欄を選択しました。
キーボードを押した瞬間、「変更しようとしているセルやグラフは保護されているシート上にあります。変更するには、シートの保護を解除してください。パスワードの入力が必要な場合もあります」というメッセージが表示されます。
これが表示されれば、正しくシートの保護ができたということです。
見分け方 シートの保護がされている時
ちなみに、シートの保護がされているときのエクセルの画面はこんな感じです。
各タブの機能がグレーになっています。
上の図のように、「太字」も「色の変更」も「結合」も押せない感じですね。
シートの保護をした場合、許可されていること以外は出来なくなります。
例えば、先ほどのこれです。
今回の設定では、数量の欄の入力の変更しか許可されていませんから、他のセルのデータの変更や削除はもちろん、図形で挿入された赤枠も選択・削除・移動ができません。
保護する内容は自分で決めることができる
実は、一応保護する内容は決めることができます。
つまり、これならやってもいいよ！という許可は出せるということです。
例えば、「文字の色」や「大きさ」など「書式」については使う人が触ってもいいよ！という場合は、シートの保護を設定する際にチェックマークを入れます。
こんな感じです。すると・・・
先ほどとは違い、「文字の色」や「塗りつぶし」、「文字の配置」が押せるようになります。
書式の変更は出来るように設定したので、書式は使用者が変更することができますが、もちろん、数式などの入力は出来ないように設定しているので、数量以外の欄に入力は出来ません。
【解除】シートの保護の方法は？
シートの保護は解除することも可能です。
「ホーム」タブの「セル」グループにある「書式」をクリックし、一覧から「シート保護の解除」を選択します。
これで保護が解除されます。
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