今回の記事はExcel（エクセル）のデータの並べ替えの機能について紹介します。
Excelは、Officeソフトの中でもビジネスでの使用率が一番高く、エクセルでデータを入力して表を作成することは非常に多いです。
ただ表を作成するだけであればいいのですが、表を使い、売上のデータなど、「売上日順」「担当者順」「売上順」など条件を指定してデータの並べ替えをしたい場面はよくあります。
データの並びを任意の順番に変えることで、資料は見やすくなりますし、分析もしやすくなります。
データの並べ替えは、業務での必須スキルとも言えますので、ぜひ参考になさってください。
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エクセル 並べ替えと抽出の違い
まずは、並べ替えと抽出（フィルター）の違いについて混乱されている人が意外と多いので、その違いを覚えておきましょう。
★並べ替えとは★
表示するデータの個数はそのままで、指定した条件の順番に並べ替えること
★抽出（フィルター）とは★
指定した条件に合ったデータのみを表示すること
このような違いがあります。
今回説明するのは「並べ替え」なので、100件のデータがあったら100件表示したまま、それを指定した順番に並べ替える方法です。
昇順・降順ボタンを使って並べ替える方法
エクセルには、簡単にデータの順番を並べ替えることができるように「昇順」と「降順」のボタンが用意されています。
まず、それぞれどの順番に並び変わるのかを知っておきましょう。
昇順とは、小さい順から大きい順に並べ替えることを言います。
例えば、
- 数字は「1→2→3...」の順
- 日本語は「あ→い→う→え→お」といった50音順
- アルファベットは「A→B→C...」の順
- 日付は「4/1→4/2→4/3...」の順
というようになります。
降順は、昇順の逆になるので、大きい順から小さい順に並べ替えることができます。
昇順・降順で並べ替える時に使うボタンはここ
今回、昇順と降順で使うボタンはココにあります。
「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループにある、「A→Z（昇順）」「Z→A（降順）」ボタンです。
「昇順」で並べ替える方法
今回は、上記の例で、支店名の50音順に並べ替えます。
まず、並べ替えたい見出しをクリックします。
次に、「昇順」をクリックします。
これで、支店名を50音順に並べ替えることができました。
指定した見出しを基準に並べ替えると、そのほかの範囲の順番も一緒に変わります。
「降順」で並べ替える方法
支店名の50音順に並んだデータを、売上実績の大きい順に並べ替えます。
見出しをクリックします。
「降順」をクリックします。
これで、実績の大きい順に並べえることができました。
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複数条件を指定した並べ替え
2つ以上の条件を指定してデータを並べ替えたいときに使う方法です。
例えば、
- 担当者の五十音順に並べ替えて、担当者が同じ場合は売上金額の大きい順に並べ替えたい
- 物件の順番を家賃の安い順に並べ替えて、家賃が同じ場合は面積の広い順に並べ替えたい
といった場合に使う方法です。
今回は、目標の大きい順に並べ替えて、目標が同じ場合は、支店名の昇順で並べ替えてみましょう。
複数条件を指定して並べ替える手順
まず、使用するボタンはこちらです。
昇順・降順ボタンの右隣にある「並べ替えボタン」です。
まず、表内のどこでもいいのでセルを選択します。
続いて、「並べ替えボタン」をクリックします。
ダイアログボックスが表示されます。
「最優先されるキー」の一覧から「目標」を選択します。
次に、「目標」の順序「大きい順」を選択します。
選択ができたら、左上にある「レベルの追加」をクリックします。
レベルの追加をクリックすると、「次に優先されるキー」という項目が追加されます。
今回の場合だと、目標の値で同じものがあった場合、その中でどの順番に並べ替えるのかという条件を指定することができます。
一覧から「支店名」を選択します。
追加されたレベルの順序は「昇順」になっているので、今回はそのまま「OK」をクリックします。
これで、目標の大きい順に並べ替えられ、目標が同じ場合は、支店名の50音順で並べ替えることができました。
このように、複数の条件を指定する場合は、「並べ替え」ボタンから、「レベルの追加」をすることで、優先順位を指定しながら並べ替える順番を決めることができます。
ユーザー設定リストを使った並べ替え
ユーザー設定リストを使った並べ替えは、独自の順番でデータを並べ替えたいときに使う方法です。
これは例えば、
- データを「総務部」→「人事部」→「営業部」というように部署ごとに任意の順番で並べ替えたい
- 支店名を「東京支店」→「大阪支店」→「名古屋支店」の順番に並べ替えたい
など、「昇順」「降順」に関係なく、ユーザーが設定する任意の順番で並べ替えたい時に使う方法です。
ユーザー設定リストで並べ替える手順
今回はこのように、支店名を任意の順番に並べ替えます。
まず、表内のどこでもいいのでセルを選択します。
選択したら、「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループ→「並べ替え」の順にクリックします。
「並べ替え」ダイアログボックスが開いたら、最優先されるキーを「支店名」にします。
次に、順序の一覧から「ユーザー設定リスト」を選択しましょう。
「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスが開きます。
「リストの項目」の欄に、並べ替えたい順にデータを入力します。
この時、データはEnterキーで改行をして入力をします。
入力が出来たら、「追加」ボタンをクリックしましょう。
すると、ユーザー設定リストの一覧に入力した内容が反映されます。
確認ができたら、「OK」をクリックしましょう。
「並べ替え」のダイアログボックスに戻り、順序に先ほど入力したリストが反映されていることを確認します。
確認ができたら「OK」をクリックします。
これで、指定した順番通りにデータを並べ替えることができました。
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