今回の記事はExcel（エクセル）のデータの並べ替えの機能について紹介します。
Excelは、Officeソフトの中でもビジネスでの使用率が一番高く、エクセルでデータを入力して表を作成することは非常に多いです。
ただ表を作成するだけであればいいのですが、表を使い、売上のデータなど、「売上日順」「担当者順」「売上順」など条件を指定してデータの並べ替えをしたい場面はよくあります。
データの並びを任意の順番に変えることで、資料は見やすくなりますし、分析もしやすくなります。
データの並べ替えは、業務での必須スキルとも言えますので、ぜひ参考になさってください。
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エクセル 並べ替えってなに？
まずは、並べ替えと抽出の違いについて混乱されている人が意外と多いので、その違いを覚えておきましょう。
★並べ替えとは★
表示するデータの個数はそのままで、指定した条件の順番に並べ替えること
★抽出とは★
指定した条件に合ったデータのみを表示すること
このような違いがあります。
今回説明するのは「並べ替え」なので、100件のデータがあったら100件表示したまま、それを指定した順番に並べ替える方法です。
データを並べ替える方法は３種類
並べ替えと一言で言っても大きく分けて3つの方法があります。
- 1つの列を基準にデータを並べ替えたい時に使う方法
- 2つ以上の列を基準にデータを並べ替えたい時に使う方法
- 独自の順番でデータを並べ替えたい時に使う方法
この3つの方法です。
並べ替えを1つの条件を基準に行う方法
まず、1つの列を基準にデータを並べ替えたいときに使う方法です。
これは例えば、
- 氏名の五十音順に並べ替えたい
- 金額の大きい順に並べ替えたい
など、○○を基準にデータを並べ替えたい時に使う方法です。
それでは操作方法を解説します。
データを並べ替える方法のざっくり解説 その1
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データを並べ替える方法のざっくり解説 その2
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データを並べ替える方法のざっくり解説 その3
データを並べ替える方法のざっくり解説 その4
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昇順・降順で並べ替える時に使うボタンはここ
今回、昇順と降順で使うボタンはココにあります。
「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループにある、「A→Z（昇順）」「Z→A（降順）」ボタンです。
「昇順」で並べ替える方法
今回は、上記の例で、支店名の50音順に並べ替えます。
まず、並べ替えたい見出しをクリックします。
次に、「昇順」をクリックします。
これで、支店名を50音順に並べ替えることができました。
指定した見出しを基準に並べ替えると、そのほかの範囲の順番も一緒に変わります。
「降順」で並べ替える方法
支店名の50音順に並んだデータを、売上実績の大きい順に並べ替えます。
見出しをクリックします。
「降順」をクリックします。
これで、実績の大きい順に並べえることができました。
最初の状態に戻す
ここまで、支店名の昇順、実績の降順と並べ替えましたが、元の状態に戻すのも「昇順」「降順」で行うことができます。
支店No.の見出しをクリックします。
次に、「昇順」をクリックします。
これで、ファイルを開いたときと同じ順番に並べ替えることができました。
並べ替えで複数条件を指定する方法
次に紹介するのは、2つ以上の列を基準にデータを並べ替えたいときに使う方法です。
これは例えば、
- 担当者の五十音順に並べ替えて、担当者が同じ場合は売上金額の大きい順に並べ替えたい
- 物件の順番を家賃の安い順に並べ替えて、家賃が同じ場合は面積の広い順に並べ替えたい
など、Aを基準にデータを並べ替えた時に、Aが複数かぶる場合は、その中でBを基準にさらに並べ替えをしたい時に使う方法です。
それでは操作方法を解説します。
使い方の画像解説
「昇順・降順」ボタンで複数の条件は対応できない
例えば、このように、売上データを目標の大きい順に並べ替えたいとき、目標の数値が重複しているものがあります。
このような時に、最優先で並べ替える条件は「目標の大きい順」で、同じ値がある場合はその重複した中で「支店名の50音順」に並べ替えたいということがありますよね。
通常通り、目標の大きい順に並べ替えたあと、支店名の50音順に並べ替えると・・・
あとから操作した内容が優先となり、支店名は50音順ですが、先ほど並べ替えたはずの目標の順番はバラバラになってしまいました。
このように2つ以上の条件を指定して並べ替えたい時に便利なのが、複数条件を指定して並べ替える方法です。
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複数条件を指定して並べ替える手順
まず、使用するボタンはこちらです。
昇順・降順ボタンの右隣にある「並べ替えボタン」です。
まず、表内のどこでもいいのでセルを選択します。
続いて、「並べ替えボタン」をクリックします。
ダイアログボックスが表示されます。
最優先されるキーの一覧から「目標」を選択します。
次に、「目標」の順序「大きい順」を選択します。
選択ができたら、左上にある「レベルの追加」をクリックします。
レベルの追加をクリックすると、「次に優先されるキー」という項目が追加されます。
今回の場合だと、目標の値で同じものがあった場合、その中でどの順番に並べ替えるのかという条件を指定することができます。
一覧から「支店名」を選択します。
追加されたレベルの順序は「昇順」になっているので、今回はそのまま「OK」をクリックします。
これで、目標の大きい順に並べ替えられ、目標が同じ場合は、支店名の50音順で並べ替えることができました。
このように、複数の条件を指定する場合は、「並べ替え」ボタンから、「レベルの追加」をすることで、優先順位を指定しながら並べ替える順番を決めることができます。
並べ替えでユーザー設定リストを使う方法
次に紹介するのは、独自の順番でデータを並べ替えたいときに使う方法です。
これは例えば、
- データを「総務部」→「人事部」→「営業部」というように部署ごとに任意の順番で並べ替えたい
- 支店名を「東京支店」→「大阪支店」→「名古屋支店」の順番に並べ替えたい
など、「昇順」「降順」に関係なく、ユーザーが設定する任意の順番で並べ替えたい時に使う方法です。
それでは操作方法を解説します。
ユーザー設定リストで並べ替える手順
今回はこのように、支店名を任意の順番に並べ替えます。
まず、表内のどこでもいいのでセルを選択します。
選択したら、「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループ→「並べ替え」の順にクリックします。
「並べ替え」ダイアログボックスが開いたら、最優先されるキーを「支店名」にします。
次に、順序の一覧から「ユーザー設定リスト」を選択しましょう。
「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスが開きます。
「リストの項目」の欄に、並べ替えたい順にデータを入力します。
この時、データはEnterキーで改行をして入力をします。
入力が出来たら、「追加」ボタンをクリックしましょう。
すると、ユーザー設定リストの一覧に入力した内容が反映されます。
確認ができたら、「OK」をクリックしましょう。
「並べ替え」のダイアログボックスに戻り、順序に先ほど入力したリストが反映されていることを確認します。
確認ができたら「OK」をクリックします。
これで、指定した順番通りにデータを並べ替えることができました。
並べ替えの種類がポイント
まず、並べ替えの種類について覚えておくことが必須です。
これを把握しておかないと機能の活用が難しいです。
並べ替えの種類は
- 昇順
- 降順
- 複数条件を指定
- 書式順
があり、特にビジネスでよく使われる並べ替えは「昇順」「降順」が多いです。
さらに、複数の条件を指定して並べ替えることができると、業務効率がアップし、仕事での作業もスムーズになります。
昇順
昇順とは、小さい方から大きい方へ、順番の早い物から順に数える時の並び方で、文字列だと五十音順なので比較的覚えやすいです。
| 数字 | 1→10 |
| 50音 | あ→ん |
| アルファベット | A→Z |
| 日付 | 古い日付→新しい日付 |
このようになります。
昇順のことを「小さい順」とも言います。
降順
降順とは、大きい方から小さい方へ、順番の遅い物から順に数える時の並び方です。
| 数字 | 10→1 |
| 50音 | ん→あ |
| アルファベット | Z→A |
| 日付 | 新しい日付→古い日付 |
このようになります。
降順のことを「大きい順」とも言います。
複数の条件を指定
複数の条件を指定とは、「２つ以上の条件を指定するとき」に使用します。
例えば、「成績の高い順番に並べ替えた時、同点の場合は名前の50音順にする」といったように、1つ目の条件で指定した結果、同じものがあれば、さらに2つ目の条件を指定して並べ替えることができる方法です。
書式順
書式順は、
- セルの色
- フォントの色
- 条件付き書式のアイコン
といったように、セルに入力されている数値など値や文字列ではなく、書式で並べ替えの優先順位を指定します。
その他の並べ替えの解説はこちら
書式順で並べ替える方法
前述した「並べ替えボタン」を使って、セルの値ではなく、書式を指定して並べ替えることも可能です。
もちろん、優先順位さえ決めれば、値と組み合わせて使用することもできます。
これができると、さらにわかりやすく並べ替えることも可能です。
合計を含めずに並べ替える方法
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