今回の記事はExcel（エクセル）のデータの並べ替えの機能について紹介します。
Excelは、Officeソフトの中でもビジネスでの使用率が一番高く、エクセルでデータを入力して表を作成することは非常に多いです。
ただ表を作成するだけであればいいのですが、表を使い、売上のデータなど、「売上日順」「担当者順」「売上順」など条件を指定してデータの並べ替えをしたい場面はよくあります。
データの並びを任意の順番に変えることで、資料は見やすくなりますし、分析もしやすくなります。
データの並べ替えは、業務での必須スキルとも言えますので、ぜひ参考になさってください。
エクセル操作情報
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エクセル 並べ替えと抽出の違い
まずは、並べ替えと抽出（フィルター）の違いについて混乱されている人が意外と多いので、その違いを覚えておきましょう。
★並べ替えとは★
表示するデータの個数はそのままで、指定した条件の順番に並べ替えること
★抽出（フィルター）とは★
指定した条件に合ったデータのみを表示すること
このような違いがあります。
今回説明するのは「並べ替え」なので、100件のデータがあったら100件表示したまま、それを指定した順番に並べ替える方法です。
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昇順・降順ボタンを使って並べ替える方法
昇順・降順ボタン
エクセルには、簡単にデータの順番を並べ替えることができるように「昇順」と「降順」のボタンが用意されています。
昇順と降順ボタンは、「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループにある、「A→Z（昇順）」「Z→A（降順）」ボタンです。
それぞれどの順番に並び変わるのかを知っておきましょう。
昇順とは
昇順とは、小さい順から大きい順に並べ替えることを言います。
例えば、
- 数字は「1→2→3...」の順
- 日本語は「あ→い→う→え→お」といった50音順
- アルファベットは「A→B→C...」の順
- 日付は「4/1→4/2→4/3...」の順
というようになります。
降順とは
降順は、大きい順から小さい順に並べ替えることを言います。
- 数字は「10→9→8...」の順
- 日本語は「ん→あ」の順
- アルファベットは「Z→A」の順
- 日付は「新しい日付→古い日付」の順
というようになりますので、昇順の逆のルールで並べ替える方法になります。
昇順でデータを並べ替える方法
【昇順でデータを並べ替える手順】
- 並べ替えの基準となる表の見出しをクリックする
- 「データ」タブをクリックする
- 「昇順(A→Z)」ボタンをクリックする
今回の例では、支店名の昇順(50音順)にデータを並べ替えます。
支店名の見出しとなっているセル【C2】をクリックします。「データ」タブをクリックし、「昇順(A→Z)」ボタンをクリックします。
これで、表のデータを支店名の50音順に並べ替えることができました。
降順でデータを並べ替える方法
【降順でデータを並べ替える手順】
- 並べ替えの基準となる表の見出しをクリックする
- 「データ」タブをクリックする
- 「降順(Z→A)」ボタンをクリックする
今回の例では、実績の金額の降順(大きい順)にデータを並べ替えます。
実績の見出しとなっているセル【E2】をクリックします。「データ」タブをクリックし、「降順(Z→A)」ボタンをクリックします。
これで、表のデータを実績金額の大きい順に並べ替えることができました。
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複数条件を指定して並べ替える方法
複数条件の並べ替えボタン
複数条件を指定してデータを並べ替えたい時は、「データ」タブの「並べ替え」ボタンを使用します。
例えば、
- 担当者の五十音順に並べ替えて、担当者が同じ場合は売上金額の大きい順に並べ替えたい
- 物件の順番を家賃の安い順に並べ替えて、家賃が同じ場合は面積の広い順に並べ替えたい
といった場合に使う方法です。
複数条件を指定して並べ替える方法
今回の例では、目標の大きい順に並べ替えて、目標の値が同じ場合は、支店名の昇順で並べ替えます。
【複数条件を指定して並べ替える手順】
- 表内のセルをクリックする
- 「データ」タブをクリックする
- 「並び替え」をクリックする
- 「最優先されるキー」の条件を入力する
- 「レベルの追加」をクリックする
- 「次に優先されるキー」の条件を入力する
- 「OK」をクリックする
表内のセルをクリックし、「データ」タブの「並び替え」をクリックします。
「最優先されるキー」の条件を入力し、「レベルの追加」をクリックします。
※各項目「Ｖ」ボタンをクリックして、リストから選択することができます。
「次に優先されるキー」の条件を入力し、「OK」をクリックします。
これで、目標金額の大きい順に並べ替え、金額が同じ場合は支店名の50音順になるように並べ替えることができました。
このように、複数の条件を指定する場合は、「並べ替え」ボタンから、「レベルの追加」をすることで、優先順位を指定しながら並べ替える順番を決めることができます。
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ユーザー設定リストを使った並べ替え
ユーザー設定リストを使った並べ替えは、独自の順番でデータを並べ替えたいときに使う方法です。
これは例えば、
- データを「総務部」→「人事部」→「営業部」というように部署ごとに任意の順番で並べ替えたい
- 支店名を「東京支店」→「大阪支店」→「名古屋支店」の順番に並べ替えたい
など、「昇順」「降順」に関係なく、ユーザーが設定する任意の順番で並べ替えたい時に使う方法です。
任意の条件で並べ替える方法
今回はこのように、支店名を任意の順番に並べ替えます。
【任意の条件で並べ替える手順】
- 表内のセルをクリックする
- 「データ」タブをクリックする
- 「並び替え」をクリックする
- 「最優先されるキー」の条件のキーを選択する
- 「順序」から「ユーザー設定リスト」を選択する
- 並べ替えたい順にデータを入力する
- 「追加」をクリックする
- 「OK」をクリックする
- 「OK」をクリックする
表内のセルをクリックし、「データ」タブの「並び替え」をクリックします。
「最優先されるキー」の条件のキーを選択し、「順序」から「ユーザー設定リスト」を選択します。
並べ替えたい順にデータを入力し、「追加」をクリックしたら「OK」をクリックします。
※「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスが開きます。
「リストの項目」の欄に、並べ替えたい順にデータを入力します。この時、データはEnterキーで改行をして入力をします。
入力が出来たら、「追加」ボタンをクリックしましょう。
すると、ユーザー設定リストの一覧に入力した内容が反映されます。確認ができたら、「OK」をクリックしましょう。
「OK」をクリックします。
「並べ替え」のダイアログボックスに戻り、順序に先ほど入力したリストが反映されていることを確認します。
確認ができたら「OK」をクリックします。
これで、指定した順にデータを並べ替えることができました。
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