今回の記事は「Excel（エクセル）の重複の削除」について紹介します。
エクセルはOfficeソフトの中でもビジネスでの使用頻度も高く、データ管理などにも使われる便利なアプリですが、時に入力されているデータに重複しているものがないかチェックをしなければいけない時があります。
表などで被っているデータを見つけて削除したい時、自分で数えるのは少しの量ならすぐに済みそうですが、データの量が多いと時間がかかります。
そんな時は、目視ではなく自動で重複のチェックができる方法を知っておくのがオススメです。
今回は、エクセルの機能や関数を使ってデータの重複を判断する方法について解説します。
わかりやすく手順を説明しますので、ぜひ参考になさってください。
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Excel 重複を抽出・削除 | 3つの方法
エクセルで重複したデータを抽出・削除する方法は大きく分けて3つあります。
- 「重複の削除」を使用して、重複したデータの内容を確認せずに一気に削除する方法
- 関数を利用して、重複したデータの数をカウントして抽出で確認してから一気に削除する方法
- 条件付き書式を活用して、重複したデータを確認したうえで選択して削除する方法
このようになります。
結果的に削除をするという点では同じですが、
- 重複した内容を確認してから消す・確認せずに消す
- 重複内容を確認して、選択して削除する・一気に削除する
など細かな違いや効率の差があります。
その時の状況に合った方法で解決すると良いでしょう。
ボタン機能で重複したデータを削除
重複したデータを削除するのに一番簡単で早いのが「データ」タブにある「重複の削除」ボタンです。
ただ、指定する項目を正しく理解して実行しないと、消さなくてもいいデータまで消してしまったり、あるいは消したかったデータが消えないという効率の和悪い状況に陥ります。
下記の例を参考に、項目の指定方法を正しく理解しましょう。
複数の項目にチェックを付ける例
今回の例では、表内に社員番号から入社年月日まで全く同じデータが2つあります。
※4行目と8行目は氏名のみ同じでその他が違うため、削除してはいけません。
このような場合の重複チェック項目の指定方法を紹介します。
①表内の任意のセル選択する
②「データ」タブの「重複の削除」をクリックする
③重複のチェックをしたい項目を1つ以上選択して「OK」をクリックする
④結果のメッセージの「OK」をクリックする
重複していたデータを削除できました
項目の指定はココに注意！
今回の例では、社員番号から入社年月日までのすべての項目が全く同じデータを指定するため、重複チェックの項目すべてにチェックマークを付けました。
表の中には、同姓同名の人がいます。
もし、安易に重複チェック項目の「氏名」の項目だけチェックマークを付けてしまった場合、削除しなくてもいいデータまで削除してしまうことになります。
作業するデータの内容によって、重複チェック項目の何を基準にして削除を実施するのかをしっかり考えてから操作をする必要があります。
不要な項目のチェックを外す例
今回の例では、3件目と9件目に同じ社員の情報が入力されています。
前述した表と違い、1列目が「社員番号」から件数を表す「No.」に変わっています。
このような表の場合は、重複チェック項目の指定方法に注意が必要です。
それでは手順を解説します。
①表内の任意のセル選択して、「重複の削除」をクリックする
②「No.」のチェックを外して「OK」をクリックする
③結果のメッセージの「OK」をクリックする
重複していたデータを削除できました
「No.」の項目のチェックを外して実行したので、重複データを削除することができました。
もし、全ての項目にチェックマークを付けていたらどうなっていたのでしょうか。
正しく重複データが削除できない例
全ての項目にチェックを付けて実行すると
「重複データがない」と表示されてしまいます。
氏名から入社年月日は一致しますが、No.が一致しないからです
重複の削除ボタンを使う時の注意点
このように、「重複の削除」ボタンは重複しているデータを一気にまとめて削除することができますが、項目の指定を間違えてしまうと、消さなければならないデータが消えなかったり、消してはいけないデータを消してしまう可能性があるので、注意が必要です。
項目のチェックが1つだと、削除される対象が多くなります。
上記のような場合に、氏名だけを基準に重複データを削除してしまうと、削除してはいけないデータも削除してしまいます。
逆にすべての項目にチェックを付けて実行すると、先ほどの例のように全項目が重複しているデータはないと判断されてしまいます。
取り扱うデータによって、基準となる項目を正しく見極めることが大切です。
「重複の削除」機能のメリット
少ない手順で、簡単に早く重複したデータを見つけて削除することができるので、とても効率よく作業を行うことができます。
重複チェックの項目を正しく指定することができれば、素早く削除作業を実行できます。
「重複の削除」機能のデメリット
重複したデータの削除は確実に行うことができますが、実際に何が削除されたのかを確認することができません。
操作を実行した後は、削除後のデータしか表示されていないので、何が削除されたのかを把握することが難しいです。
また、チェック項目を正しく指定できないと効率が悪くなったり、削除しなくてもいいデータまで削除する可能性もあります。
関数を使って重複データを削除
次に紹介する方法は、関数を使って重複データの個数を割り出し、さらに抽出機能を使って重複データを削除する方法です。
先ほどの「重複の削除」ボタンでは、削除されるデータを事前に確認することができませんでしたが、今回の方法では、何が重複しているかを確認した上で削除することができます。
使用する関数は「COUNTIF関数」で、重複の基準となる項目に同じものが何個あるのかを確認することができます。
【準備】関数を挿入する列を用意する
今回の例では、関数を使って重複しているデータの個数を調べるため、関数を入力するための列を用意します。
また、関数で個数を出した後に、重複データの抽出を行うため、見出しの項目も用意しています。
それでは実際の手順です。
①COUNTIF関数を挿入する
②範囲を選択、固定したら半角カンマを入力する
③検索条件を選択して「Enter」キーを押して確定する
選択した範囲に何個同じデータがあるか結果が出る
④数式を下のセルにコピーする
⑤表内のセルをクリックする
⑥「データ」タブの「フィルター」をクリックする
フィルターボタンが付きます
⑦重複確認のフィルターボタンを押して「2」のみ抽出する
データが2つあるものだけ表示されます
⑧社員番号のセルをクリックする
⑨「データ」タブの「昇順」ボタンをクリックする
データが社員番号の順番に並べ替わります
⑩重複しているデータの行を選択する
⑪行の削除をする
重複したデータが削除されます
⑫「データ」タブの「フィルター」ボタンをクリックしてフィルターを解除する
フィルター機能が解除されました
⑬重複確認の列を選択して削除する
これで表内の重複データを削除することができました
関数を使用して、重複したデータを削除するときのメリット
重複したデータを目視で確認してから削除することができるので、安心感があります。
関数を使用して、重複したデータを削除するときのデメリット
自分で関数を挿入しなくてはいけないので、手間がかかります。
また、関数を間違ってしまうとエラーが出たり、正しく結果が表示されないので、注意が必要です。
条件付き書式で重複データを削除
3つ目の方法は「条件付き書式」を活用して重複したデータを見つける方法です。
重複したデータに自動で塗りつぶしをしてくれます。
あとは、それを確認して不要なデータの行を削除するだけです。
条件付き書式の設定後の削除手順は基本的に関数を使った時と同じ方法です。
それでは、詳しい手順です。
①重複しているデータを探したい列の範囲を選択する
②「ホーム」タブの「条件付き書式」から「重複する値」を選択する
③「OK」をクリックする
重複しているデータのセルに書式が適用されます
④フィルターボタンを付ける
⑤社員番号のフィルター機能から「色フィルター」でデータを抽出する
条件付き書式で塗りつぶしがされたセルだけ表示することができました
⑥データの順番を社員番号順に並べ替える
⑦重複しているデータの行を選択して、削除する
これで重複データが削除されました
⑧フィルター機能を解除する
⑨条件付き書式の設定をクリアする
ショートカットキーを使う場合
Excelで重複データを削除するショートカットは、以下の通りです：
- データ範囲を選択。
- Alt + A + M を押す。
これで「重複の削除」ダイアログが表示されます。 - 必要な列を選択し、「OK」をクリックすると、重複データが削除されます。
このショートカットを使うことで、マウスを使わずに効率的に操作できます。
Excel重複の削除まとめ
Microsoft Excelには、データ管理の効率を向上させるための重複削除機能が備わっており、日常の業務やIT関連の業務で役立ちます。
特に、製品管理や顧客リストなどのデータ内で重複エントリが問題になる際に便利です。
Excelの「重複の削除」機能は、不要な重複を簡単に除去し、各セルをきれいに保つためのツールとして利用可能です。
これにより、データの更新や保存の際、情報の正確性が保たれ、ミスのリスクが減少します。
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