求人募集などで「Word、Excelができる方」という記載を見たことのある方も、多いでしょう。
「Excel（エクセル）」とは「Microsoft Excel」の略。「Word（ワード）」と並び、オフィスで活用するソフトをまとめた「Microsoft Office」の中核をなす「表計算ソフト」です。
数字を入力し、数式の設定をすることで、さまざまな計算を行うことができ、データ管理、アンケートの集計、グラフの作成などに使用されています。
日々の暮らしに役立つ「Excel」の活用法についてご紹介しましょう。
ワードの活用方法に関しては別記事に書きました。
【1】 名簿・リストの作成
「Excel」を立ち上げると、下の図のように格子状の表「ブック」が現れます。
1つひとつのマス目を「セル」と呼び、数字や数式を入力すると、計算を行うことができる便利なソフトです。
また、すでに格子状になっているおかげで、表の作成がとても簡単にできます。
名簿やリストの作成は、ビジネスだけでなく、普段の暮らしの中でも必要となる場面は多いですね。
「Excel」の基本操作を身に付けてこのような表を作成できれば、地域の集まりや、趣味のサークルなどでも、活躍の場が広がりますよ。
例として、「同窓会名簿」と「新年会の参加者リスト」を考えてみました。
同窓会名簿
基本的な表です。各セルに氏名などの情報を入力するだけで出来上がります。
左端の数字は、多くなると入力が大変そうだと思いがちですが、簡単な方法がありますよ。
※ 数字入力のポイント
はじめのセルに「1」と入力した後、そのセルをクリックする。
セルの右下に「+」の表示が出たら、そのままマウスを左クリックしたまま下へドラッグすると、一気に数字が入力できます。
このように「Excel」には、大量なデータを扱う際に活用できる機能が、多彩に備わっています。
新年会の参加者リスト
このリストには、簡単な数式を使いました。
参加費を1人2,000円として、人数にかけた金額を、参加費欄に表示したりします。
数式の入力も、覚えてしまえば簡単ですよ。
リストを作って印刷しておけば、当日の出欠確認が確実にできますね。
商品を販売する際にも、このようなリストがあると便利でしょう。
招待状やチラシ・ポスターも自分で！
名簿やリストの作成は、どちらかと言えば自分のために使う場合が多いですね。
では、みんなに配布するための招待状や、チラシ・ポスターなども自分で作ってみませんか？
実は、ワードで作成できます。
ワードは文字と写真やイラストをバランスよく配置するのに適したソフトです。
自分の希望通りのものが作成できますよ。
詳しくは別の記事で紹介しています。
こちらをご覧ください
【２】 スケジュール・活動予定表の作成
次に、日付や時刻を活用した例として、「コンサートの準備スケジュール」と、「1週間の活動予定表」を考えました。
１）コンサートの準備スケジュール
「Excel」では、日付も関数としてとらえるため、過去、現在、未来の日付も簡単に表示することが可能です。
日付の入力も、数字の入力と同様で、1つひとつ日付を入力していかなくても、簡単に表示することができます。
※ 日付入力のポイント
はじめの日付を入力したセルをクリック
→ セルの右下に「+」の表示が出たら、そのままマウスを左クリックしたまま下へドラッグ
→ 一気に日付が入力できる。
２）1週間の活動予定表
各教育機関で用いられる時間割を、日々の暮らしにも活用してみませんか？
例として、「1週間の活動予定表」を作成しました。
「この時間帯はもっと有効活用ができそうだ」「空き時間に○○をしてみよう」など、生活にメリハリをつける良い機会にもなると思います。
この表の作成ポイントは、次の3つです。
● セルの網掛け：見やすくするために、セルに色をつける
● 文字の配置：「上下、中央、左右」など、文字の配置も変更する
● セルの結合：複数のセルを結合して、1つにする
【３】 家計簿・出納帳の集計
「Excel」は表計算ソフトですので、家計簿の支出の集計や出納帳などの集計も簡単にできますよ。
下は家計簿の例では、「12月1日」の「収入」と「残高」のセルに数式を設定して、下へコピーするだけ。
毎日の支出を入力すれば、自動的に計算してくれます。
基本的な計算に使うキーをまとめたので、参考にして下さい。
すべて「半角」で入力します。家計簿の例で使用したキーは、「=」と「-」だけです。
簡単な表の作成と表計算についてご紹介しましたが、いかがでしたか？
難しそうだと感じる方も、基本的な使い方を繰り返すうちに、徐々に慣れていきますよ。
「Excel」は、名簿やスケジュールの作成、家計管理など、暮らしのさまざまな場面で活用できる、大変便利なソフトです。
ぜひチャレンジしてみましょう。
独学でもマスターできる？
仕事の場面だけでなく、日常でも便利に使えるエクセルについてご紹介しました。
便利なのはわかったけど、覚えるのは大変そう・・・と思いますか？
独学でもエクセルを学べる方法については別の記事でご紹介しています。
初心者にもぴったりなテキストや、テキストのすすめかたについても説明しています。
ぜひエクセルの習得にチャレンジしてみてください。
詳しくはこちらをご覧ください。
まとめ：活用は無限！アイデア次第！
今回は、エクセルの使い方について書いてみました。
アイデア次第で、多くのことができますね。
ぜひエクセルでチャレンジしてみて下さい。
Macを使うことになったら？！
Windows（ウィンドウズ）ではなく、Mac（マック）を使うことになっても大丈夫！安心してください。
Macにもエクセルの代わりになるソフトがあります。
Macでも簡単に操作できますよ。
ウィンドウズとマックの違いや操作の違いについては別の記事で解説しています。
詳しくはこちらをご覧ください。
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