今回はエクセルで印刷の範囲を設定する方法について紹介します。
エクセルは印刷の設定が難しいと思われている方も多いです。
実際に、Word（ワード）やPowerPoint（パワーポイント）とは異なり、エクセルは大きな大きな用紙の一部に作成しているので、印刷もうまく用紙内に収める必要があるんです。
そこで今回の記事では、初心者の方にもわかりやすく、印刷範囲を設定する方法やA4用紙にぴったりと収める方法について解説していきます。
ぜひ参考になさってください。
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A4サイズを1ページにピッタリ収める方法
わかりやすい動画解説
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印刷範囲やA4に収める設定 動画・画像解説
印刷範囲の設定 分かりやすい動画解説
印刷範囲の設定 わかりやすい画像解説
A4サイズに収める方法 わかりやすい動画解説
A4サイズに収める方法 わかりやすい画像解説
A4サイズに収める方法 改ページプレビュー
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印刷範囲の設定 ページレイアウトタブ
横1枚に収める設定方法
作成したファイルを印刷するときに、単純に横1枚になるように設定したい時の方法です。
この設定の場合、以下の点に注意が必要です。
- 縦方向の範囲は関係ないため、2枚以上に印刷される可能性がある
- 強制的に横1枚にするため印刷範囲によってはかなり縮小される可能性がある
上記の点については理解しておきましょう。
あくまでも、データが入力されている範囲を横1枚に強制的に収めるという設定です。
手順
「ページレイアウト」タブにある「拡大縮小印刷」グループにある「横」の内容を設定します。
「▼」をクリックし、リストから「1ページ」を選択します。
これで、印刷をしたときに横1枚に収めて印刷することができます。
※縦のみを1ページにした場合は、横方向は関係なく縦方向を強制的に1ページに収めます。2つ同時に1ページにした場合は、強制的に1枚に収められます。
印刷範囲を設定する方法
データ全体、あるいは一部の範囲を印刷範囲に設定したい時の方法です。
この設定の場合は、以下の点に注意が必要です。
- 設定した場合、解除しなければその他の範囲の印刷が難しい
上記の点について理解しておきましょう。
あくまでも、印刷する範囲を「設定」するという方法のため、解除しなければ設定されたままということです。
また、印刷の範囲を設定するだけなので、1枚に収めるという意味合いではありません。
手順
最初に印刷範囲に設定したいセル範囲をドラッグして選択します。
次に、「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」グループにある「印刷範囲」をクリックし、「印刷範囲の設定」を選択します。
印刷範囲の設定はこれで完了です。
あとは、通常通り「ファイル」タブから「印刷」に進みます。
プレビューに選択された範囲が表示されていることを確認します。
これで印刷範囲の設定ができましたが、最初に紹介したように「解除しなければこの範囲が印刷」されます。
他の範囲が印刷したい場合は、「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」グループにある「印刷範囲」をクリックし、「印刷範囲のクリア」を選択するとやりやすいです。
印刷範囲の設定 改ページプレビュー
エクセル画面の右下にある、ズームバーの左側にある3つのアイコンの中から、右端にある「改ページプレビュー」をクリックします。
クリックすると、画面の表示がグレーに変わります。
- セルが表示されている範囲：印刷されるところ
- グレーの所：印刷されない所
このようになります。
また、
- 青い線：印刷される範囲または1ページの区切り
- 青い点線：1ページごとの区切り
このようになります。
場合によっては、青い線で1ページが区切られていることがありますが、いずれにせよ、青い線は印刷範囲や区切りであると覚えておきましょう。
印刷範囲を変更する
前述したように、青い線が印刷の範囲になります。
青い線の上にマウスポインターを移動させると、ポインターの形が「両先端矢印」のポインターに変わります。
この状態でドラッグすると、印刷の範囲を変更することができます。
ページの区切りを変更する
こちらも同様に、青い線または点線の上にマウスポインターを移動させると、ポインターの形が「両先端矢印」のポインターに変わります。
この状態でドラッグすると、1ページの区切りを変更することができます。
区切りの線を端まで移動させると、ページの区切りがなくなります。
ページの区切りを追加する
ページの区切りを追加したい場合は、「ページレイアウト」タブにある「ページ設定」グループにある「改ページ」をクリックし、「改ページの挿入」を使用します。
まず、どこにページの区切りを入れるのか、「行」または「列」または「セル」を選択します。
- 行：選択した行の上に区切りが入ります
- 列：選択し列の左に区切りが入ります
- セル：選択したセルの左と上を基準に区切りが入ります
このようになります。
どこに入れたいのか、行選択・列選択・セル選択のいずれかを行ってから、「改ページの挿入」をクリックします。
青い線が追加されます。
思った位置と違った場合は、ドラッグで調整しましょう。
印刷範囲の設定 その他の設定方法
選択した範囲のみ印刷する方法
選択した範囲のみを印刷する場合、前述した「印刷範囲の設定」も使うことができます。
しかし、その方法では「設定」をしてしまうため「解除」が必要になります。
その範囲しか印刷しないのであれば問題はないですが、作成中のファイルの一部を今回だけ印刷したい場合にわざわざ設定するのも手間です。
そういった時に便利な方法です。
手順
まず、印刷したいセル範囲をドラッグして選択します。
次に「ファイル」タブから「印刷」に進みます。
印刷の項目にある「設定」の「作業中のシートを印刷」をクリックし、リストから「選択した部分を印刷」を選択します。
プレビューに先ほど選択した範囲だけが表示されます。
これで、「印刷」ボタンを押すと、設定なしで選択した範囲の印刷をすることができます。
※ただし、ここで注意したいのは、ブックを閉じずに、そのあと「印刷」を開いた時、「選択した部分を印刷」が選択された状態で表示されます。
空欄のセルを選択した状態だとプレビューは白紙になります。再度「設定」から「作業中のシートを印刷」をクリックすれば、シートに入力されているデータがプレビューに表示されます。
ブック全体を印刷する方法
ブック全体を印刷とは、その名の通り、ブックにあるすべてのシートを印刷する方法です。
シートが10枚あれば10枚のシートをすべて印刷します。
また、印刷する際、各シートごとに印刷のレイアウトを設定しておく必要があります。
印刷時に一括して設定はできません。
逆に言えば、1枚目は縦方向、2枚目は横方向など異なる向きの印刷でも問題がないということです。
手順
「ファイル」タブから「印刷」に進みます。
印刷の項目にある「設定」の「作業中のシートを印刷」をクリックし、リストから「ブック全体を印刷」を選択します。
画面の下に、現在のページと印刷される総数が表示されます。
「印刷」ボタンを押す前に、問題がないか、各ページのイメージを確認しておきましょう。
確認ができたら「印刷」ボタンをクリックします。
複数あるシートから指定したシートのみ印刷する方法
前述した「ブック全体を印刷」では一部のシートを指定することができません。
複数あるシートの中から一部のシートを指定したい場合は、別の方法で実行することが可能です。
手順
印刷したいシートを選択します。
選択方法は、1つ目のシート名をクリックし、2つ目以降は「Ctrl」を押しながら印刷したいシート名をクリックします。
シート名を見て複数のシートを選択していることが確認できればOKですが、もしわからない時は、ページ上部にあるブック名の横を確認しましょう。
ブック名の横に「［グループ］」と表示されていれば複数のシートが選択出来ています。
「ファイル」タブから「印刷」に進みます。
印刷の項目にある「設定」の「作業中のシートを印刷」が選択されている状態で確認すると、画面の下に、現在のページと選択したシートの総数が表示されます。
問題がないか、各ページのイメージを確認して、確認ができたら「印刷」ボタンをクリックします。
印刷範囲の設定 覚えておきたいテクニック
いざ印刷をしようとしたとき、設定をしていないことで「ページレイアウト」タブに戻る必要はありません。
簡単な調整であれば、印刷時でも行うことができます。
あとちょっと入らない、もう少し調整したいなどは、印刷前に印刷画面からも設定可能です。
余白の設定
「標準」「広い」「狭い」から選択することができます。
この他に自分で設定したい時は「ユーザー設定の余白」をクリックします。
「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
上下左右・ヘッダー・フッターの余白の細かい設定をすることができます。
拡大縮小の設定
「拡大縮小なし」「シートを1ページに印刷」「すべての列を1ページに印刷」「すべての行を1ページに印刷」から選択することができます。
ちなみに
- シートを1ページに印刷：強制的に1ページに収める
- すべての列を1ページに印刷：横1ページと一緒
- すべての行を1ページに印刷：縦1ページと一緒
という感じです。
この他に自分で設定したい時は「拡大縮小オプション」をクリックします。
「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
「拡大/縮小」を100％を基準に拡大したい時は数値を増やし、縮小したいとは数値を減らします。
この状態で印刷イメージの確認はできないので、一度「OK」をクリックして、プレビューを確認する形になります。
印刷位置の設定
印刷のプレビューを見たとき、ちょっと左に寄っているとか、真ん中に印刷したい…と思う人も多いのではないでしょうか。
印刷位置の設定も可能です。
印刷画面の「拡大縮小」の下にある「ページ設定」をクリックします。
「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
「余白」タブをクリックし、「ページ中央」の項目にある「水平」「垂直」にチェックマークを付けることで、印刷位置を設定することができます。
- 水平：水平方向のみ中央に配置されます。垂直方向は上揃えになります。
- 垂直：垂直方向のみ中央に配置されます。水平方向は左揃えになります。
- 両方：用紙のど真ん中に印刷されます
このような違いがあります。
ちなみに今解説した3つの方法はいずれも「ページ設定」をクリックしてまとめて設定することも可能ですし、いずれかの方法から「ページ設定」ダイアログボックスを開いた後に、「タブ」を切り替えて設定も可能です。
また、印刷前であれば、「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループの右下にある「ページ設定」ボタンをクリックしても設定することができます。
印刷の範囲設定 操作方法はこちら
エクセルで、最初からA4サイズにぴったりあわせたい！って言うときの方法です。
1ページに収まっているかと思ったら
2ページが出てきてはみ出していた
その2列分も1ページに収めたい場合の手順です。
右下の改ページプレビューボタンを押します。
下記のように点線が出てくるので、それを外枠の青色の線までドラッグします。
これで収まります。
青い線や点線は改ページプレビュー
印刷範囲を決定する為に、範囲を自分で設定する事ができます。
詳しくは別記事で書きました。
エクセルで青い枠やグレー画面の原因は「印刷範囲設定（改ページプレビュー）」状態
A4にぴったり収める方法の動画解説
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