Word(ワード)で作成した文書は、簡単な方法でPDFに変換することができます。
PDFファイルは、データの改ざん防止やどのデバイスからでも確認することができますので、メールの添付にも向いているファイル形式です。
今回の記事では、WordからPDFに変換する3つの方法と、発行したPDFの内容を更新する方法について解説します。
ぜひ参考になさってください。
Word(ワード)を使いこなすのって結構難しいです。
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WordをPDFに変換する方法
Wordで作成した文書をPDFにする方法は、３つあります。
いずれの方法でも、WordをPDFに変換することは可能です。
今回は、使う頻度の多い方法の順に手順を紹介します。
方法① 「エクスポート」からPDFにする
①「ファイル」タブをクリックする
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Wordで作成した文書をPDFに変換する際は、あらかじめ、印刷イメージを確認しておきましょう。
印刷イメージで見た状態がそのままPDFになります。
文書の作成と印刷イメージの確認ができたら、「ファイル」タブをクリックします。
②「エクスポート」の「PDF/XPSの作成」をクリック
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左側の一覧から「エクスポート」をクリックします。
次に、「PDF/XPS ドキュメントの作成」が選択されていることを確認し、「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
③保存場所とファイル名を指定して「発行」する
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「PDF または XPS形式で発行」ダイアログボックスが表示されます。
保存場所を指定し、ファイル名を入力します。
PDFファイル名とWordファイル名は必ずしも同じである必要はありません。
わかりやすい名前を付けておくと良いでしょう。
「発行後にファイルを開く」のチェックの有無を指定します。
ここにチェックが入っている場合は、発行後に自動でPDFファイルが開き、どのような状態で発行されたかを確認することができます。
チェックが無い場合は、発行後には何も起こりません。
PDFファイルを確認したい場合は、保存場所にあるPDFファイルを開けば中身を確認することができます。
これで、PDFが発行されました。
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発行されたPDFファイルを確認しましょう。
確認が終わったら、右上の「×」でウィンドウを閉じましょう。
方法② 「名前を付けて保存」からPDFにする
①「ファイル」タブから「名前を付けて保存」をクリックする
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「ファイル」タブをクリックし、左側の一覧から「名前を付けて保存」をクリックします。
次に「参照」をクリックします。
②ファイル名を付けて「ファイルの種類」を「PDF」に変更する
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「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
Wordにすでにファイル名が付いている場合は、ファイル名に同じ名前が表示されています。
必要に応じて変更します。
ファイルの種類が「Word 文書（*.docx）」になっていることを確認します。
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「ファイルの種類」をクリックします。
一覧から「PDF(*.pdf)」をクリックします。
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ファイルの種類が変更されたことを確認します。
保存後に、PDFファイルを開く場合は、「発行後にファイルを開く」にチェックを付けます。
不要な時は、チェックを外しましょう。
入力した内容を確認し、「保存」をクリックします。
これで、WordファイルをPDFファイルに変換することができました。
方法③ 「印刷」からPDFにする
①「ファイル」タブから「印刷」をクリックする
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「ファイル」タブをクリックし、左側の一覧から「印刷」をクリックします。
②「プリンター」から「PDF」を選択する
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プリンターの欄をクリックします。
一覧から「Microsoft Print to PDF」をクリックします。
③「印刷」をクリックする
④保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックする
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「印刷結果を名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
保存場所を指定し、ファイル名を入力します。
名前を付けたら「保存」をクリックします。
※この方法では、「発行後にファイルを開く」のチェック欄がありません。「保存」をクリックしてもPDFは開かれませんので、保存場所からファイルを見つけて開けば中身を確認することができます。
発行したPDFを更新する方法
PDFを発行した後に、修正があったり、あるいは1ページに収まっていないなどで、PDFを更新したい場合の方法です。
ここでのポイントは
- Wordファイルを編集しても、PDFファイルは直らない
- 専用ソフトなどなしでPDFを直接編集はできない
ということです。
なので、Wordの文書を編集して、そのあとにPDFを更新する必要があります。
①Wordを編集する
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まず、Wordの文書を編集します。
今回は、わかりやすく、タイトルを赤の太字でサイズも大きくしています。
②「ファイル」タブから「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックする
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お好きなPDF発行方法で操作を進めましょう。
今回の例では、エクスポートを使った方法で進めています。
③保存場所を指定して、ファイル名を付けたら「発行」をクリックして、上書きに同意する
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保存場所を指定して、ファイル名を付けます。
内容を更新したいので、ファイル名は同じ名前を付けましょう。
前回のPDFファイルを1回クリックすると、前回と同じファイル名が自動で入力されます。
発行後に自動でPDFを開くか開かないかを決めて、「発行」ボタンを押します。
すると、確認のメッセージが表示されます。
すでに同じ名前のファイルがあるけど、上書きしちゃって良いんですか？という確認です。
今回は、そのまま上書きでOKなので、「はい」をクリックします。
これで前回のPDFファイルが編集後の状態に更新されました。
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これで、Wordで編集した内容がPDFファイルになりました。
前回と同じ名前を付けたら、前回のデータが上書き保存されて、最新のPDFを発行することができます。
前回のファイル名と違うファイル名を付けたら、前回発行したPDFファイルは残ったまま、最新のPDFファイルを作成できます。
再度編集があった場合も、同じ方法で発行し直せば、修正後の最新のPDFを保存することができます。
Word（ワード）を手っ取り早く覚える方法
Word（ワード）は、過小評価されているソフトです。
実際は、多くの事が出来、かなりの優れモノなのですが、実際に多くの方がされているのは「文章入力」「文字を大きくする」「文字を中央に揃える」くらいしかできていません。
非常にもったいないんですね。
そのあたり、使いこなせるようになると仕事の効率があがり、最終的には自分にゆとりができるようになります。
Word（ワード）にはちょっとした特徴や癖があります。その感覚を覚えれば使いこなせます。
ご自身で学習されるのもよいですし、弊社のようなパソコン教室を利用するのも良いです。
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