Word(ワード)で作成した文書は、簡単な方法でPDFに変換することができます。
PDFファイルは、データの改ざん防止やどのデバイスからでも確認することができますので、メールの添付にも向いているファイル形式です。
今回の記事では、WordからPDFに変換する3つの方法と、発行したPDFの内容を更新する方法について解説します。
ぜひ参考になさってください。
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WordをPDFに変換する方法
Wordで作成した文書をPDFにする方法は、３つあります。
いずれの方法でも、WordをPDFに変換することは可能です。
今回は、使う頻度の多い方法の順に手順を紹介します。
方法① 「エクスポート」からPDFにする
①「ファイル」タブをクリックする
②「エクスポート」の「PDF/XPSの作成」をクリック
③保存場所とファイル名を指定して「発行」する
これで、PDFが発行されました。
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方法② 「名前を付けて保存」からPDFにする
①「ファイル」タブから「名前を付けて保存」をクリックする
②ファイル名を付けて「ファイルの種類」を「PDF」に変更する
方法③ 「印刷」からPDFにする
①「ファイル」タブから「印刷」をクリックする
②「プリンター」から「PDF」を選択する
③「印刷」をクリックする
④保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックする
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発行したPDFを更新する方法
PDFを発行した後に、修正があったり、あるいは1ページに収まっていないなどで、PDFを更新したい場合の方法です。
ここでのポイントは
- Wordファイルを編集しても、PDFファイルは直らない
- 専用ソフトなどなしでPDFを直接編集はできない
ということです。
なので、Wordの文書を編集して、そのあとにPDFを更新する必要があります。
①Wordを編集する
②「ファイル」タブから「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックする
③保存場所を指定して、ファイル名を付けたら「発行」をクリックして、上書きに同意する
これで前回のPDFファイルが編集後の状態に更新されました。
PDF変換できない原因と対処法
Word から PDF に変換しようとしても、うまく変換できないことがあります。
ここでは、よくある原因とその対処法を分かりやすくまとめています。
ソフトウェアの不具合
Word や Windows が一時的に不安定になっている場合、PDF への変換が正常に動作しないことがあります。
特に、古いバージョンの Word を使っている場合は、最新の機能に対応しておらず、変換処理がエラーになることもあります。
対処法
- Word やパソコンを一度再起動する
- Office を最新バージョンにアップデートする
これだけで改善するケースも多いです。
ファイル形式の問題
開いているファイルの形式が古い形式（.doc など）の場合、PDF 変換がうまくいかないことがあります。
また、文書内に特殊なフォントが使われていると、変換時にフォントがうまく認識できず、処理が停止してしまう場合もあります。
対処法
- 「名前を付けて保存」で .docx 形式に変換する
- 特殊なフォントを使っている場合は、一般的なフォントに変更する
- 画像やオブジェクトを多く含む場合は、不要なものを削除してみる
権限の制限
ファイルの保存場所や文書自体にアクセス権の制限がかかっている場合、PDF に変換できないことがあります。
会社の共有フォルダに保存されている場合や、文書が「読み取り専用」になっている場合に起こりやすいです。
対処法
- デスクトップなど別の場所に保存してから変換する
- 「読み取り専用」設定を解除する
- 共有ファイルの場合は、編集権限があるか確認する
このように、一度落ち着いて、考えられる原因を探して対処してみましょう。
Word（ワード）を効率的に覚える方法
Word（ワード）って本当に扱うのが難しいです。
Excel（エクセル）に比べて癖が強く中々スムーズにいきません。
そういったWord（ワード）の性質や特徴を覚えてくれば割と行けるのもWord（ワード）の特徴です。
このあたり日常的にWord（ワード）を使われるのであれば、当教室のようなパソコン教室をご利用されるのも一つの手です。
苦手な方のために、Word（ワード）の講座をご用意しております。
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