Word(ワード)で文書の作成をしていると、「同じ文字を何回も入れるのが手間だな…」とか「ページ丸ごとコピーしたいけどどうしたら良いのかな」など同じものをコピーして作りたい時があると思います。
コピーと貼り付けをうまく使えるようになると、作業が楽になるだけでなく、効率も良くなり、時間の短縮にもなりますよね。
そこで今回の記事では、初心者の方やワードが苦手な方向けに、文字列をコピーする方法」「表をコピーする方法」「書式をコピーする方法」「ページをコピーする方法」「ファイルをコピーする方法」について解説します。
また、貼り付けが上手くいかないといったトラブルに役立つ貼り付けオプションについても紹介しますので、ぜひ参考になさってください。
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Word(ワード)のコピー・貼り付け「２ステップ」
これはワードに限ったことではないですが、操作の基本は「２ステップ」です。
- 選択：（この部分を）（ここに）
- 指示：（コピーする）（貼り付ける）
この2つです。
■コピーの場合
- 選択：（この部分を）
- 指示：（コピーする）
■貼り付けの場合
- 選択：（ここに）
- 指示：（貼り付ける）
基本はこのようになります。
コピーや貼り付けが上手くできない原因の多くが、コピーする場所や貼り付ける場所を選択していないことです。
パソコン初心者の方や苦手な方は、まずはこの2つのステップを覚えましょう。
コピー方法は全部で４つ
- 「コピー」のボタンをクリックする方法
- 「Ctrl」+「C」のショートカットキーを使った方法
- 右クリックで行う方法
- 「Ctrl」を押しながらドラッグする方法
初心者の方にもわかりやすい方法は「コピー」のボタンを使った方法で、これが基本の方法です。
パソコンに慣れてきたらショートカットキーを使うと良いでしょう。
「Ctrl」+「C」のショートカットキーは、よく使われる基本中の基本のショートカットキーです。
右クリックでもできますが、右クリックで選択するよりもショートカットキーを使った方が効率は良いでしょう。
また、「Ctrl」を押しながら、貼り付けたい位置までドラッグすることで、コピーと貼り付けを同時に行うことも可能です。
貼り付け方法は全部で３つ
- 「貼り付け」のボタンをクリックする方法
- 「Ctrl」+「V」のショートカットキーを使った方法
- 右クリックで行う方法
コピー方法と同様に、貼り付け方法も3つの方法があります。
基本は貼り付けボタンからなので、まず初心者の方はボタンを使った貼り付け方法を覚えるようにしましょう。
慣れてきたら、コピー同様にショートカットキーを使うと効率が良くなります。
あとで詳しく解説しますが、貼り付けについては方法は3つですが、貼り付けの種類は複数あります。
コピーよりも少し複雑になります。
ワードで役立つコピーと貼り付け 詳しく解説
ワードで行うコピーにはいくつかあります。
- 文字のコピー
- 表のコピー
- 書式のコピー
- ページのコピー
- 文書(ファイル)のコピー
今回は上記の内容について、それぞれの手順をわかりやすく解説します。
文字のコピー
文書の中にある文字列をコピーして、別の場所に貼り付けたい時の方法です。
ホームタブのボタンを使った方法
- コピーしたい文字列を選択する
- [ホーム]タブの[クリップボード]グループにある[コピー]のボタンをクリックする
- 貼り付けたい位置にカーソルを合わせる
- [ホーム]タブの[クリップボード]グループにある[貼り付け]のボタンをクリックする
これで文字列をコピーして貼り付けることができます。
ショートカットキーを使ってコピーする方法
ショートカットキーを使う場合は
- コピーしたい文字列を選択する
- 「Ctrl」+「C」でコピーする
- 貼り付けたい位置にカーソルを合わせる
- 「Ctrl」+「V」で貼り付ける
マウス操作を右手、キーボード操作を左手のみで行うことで効率の良い作業になります。
右クリックでコピーをする方法
右クリックを使って行う場合は
- コピーしたい文字列を選択する
- 選択した文字の上で右クリックをする
- メニューの一覧から「コピー」を選択する
- 貼り付けたい位置にカーソルを合わせて右クリックをする
- 貼り付けの形式を選択
貼り付けの形式については、コピーしたそのままを貼り付ける場合は「元の書式を保持」をクリックします。
詳細については、後ほど解説します。
ドラッグしてコピーする方法
ドラッグしてコピーする場合は
- コピーしたい文字列を選択する
- 「Ctrl」を押しながら選択した文字の上でクリックをした状態で
- 貼り付けたい先までポインタをドラッグして移動させて
- マウスから指を離して、その後「Ctrl」からも指を離す
ドラッグしてコピーする場合は、貼り付けも同時に完了することができます。
ドラッグ後、指を離す順番は必ずマウスが先です。
「Ctrl」から先に指が離れてしまった場合、コピーではなく移動になってしまうので、注意が必要です。
ココに注意
文字列のコピー・貼り付けはこれに気を付ける
段落単位で文字列を選択してコピーする場合、改行のマークを含めて選択すると、貼り付けた際にも改行が一緒に貼り付けられて、不要な行ができることがあります。
改行のマークを含まないように選択をすることで解決できます。
マウス操作での選択の調整が難しい場合は、改行マークを含めて選択した後にキーボードの「Shift」を押しながら、方向キー「←」を押すことで、改行マークの選択を外すことができます。
表のコピー
作成した表と同じものをコピーして別の場所に貼り付ける方法です。
表のコピーも文字列のコピーと貼り付け同様、
- ホームタブのボタンを使った方法
- ショートカットキーを使った方法
- 右クリックでコピーをする方法
- ドラッグしてコピーをする方法
の４つの方法で行うことができます。
表全体をコピーする場合
表全体をコピーして複製する場合、表全体を選択する必要があります。
選択方法は、
- 表内をクリックまたは表の上にポインタをかざしたときに、表の左上に表示される四角いマークをクリックする
- 表内すべてのセルをドラッグして選択する
いずれかの方法が簡単です。
表全体を選択したら、全てのセルの色がグレーになりますので、表全体が選択できたら、コピーを行いましょう。
ドラッグで複製する時には注意が必要です。ドラッグする際に
- 表の左上に表示される四角いマークを押してドラッグすると、余白関係なく自由な位置に配置できる
- 選択されているセルの上をクリックしてドラッグすると、余白よりも内側に配置することができる
このような違いがあります。
表の一部をコピーしたい場合
表全体ではなく、表の一部分をコピーしたい場合は、コピーしたいセル範囲をドラッグして選択します。
選択ができたら、いずれかの方法でコピーを実行し、任意の位置に貼り付けることができます。
書式のコピー
ワードで便利なコピーの中に「書式のコピー/貼り付け」という機能があります。
文字列をコピーするのとは異なり、書式のみ、つまり文字の色や大きさや罫線や配置などをコピーして貼り付ける方法です。
書式のコピーは２つ以上の書式を設定している場合にオススメ
書式のコピーは、２つ以上設定している書式をコピーして別の文字に適用したい場合にオススメです。
例えば、
- フォントの種類：MSゴシック
- フォントのサイズ：14
- 太字
といった２つ以上の書式を設定している文字列の書式をコピーするということです。
書式のコピー・貼り付け方法
まず、コピーしたい書式が適用されている文字列を選択します。
この場合、書式のみコピーができればいいので、選択する文字数は1文字でも2文字でも3文字でも構いません。
段落ごと選択する必要はなく、さらに言えば、コピーしたい書式の文字列にカーソルがあればOKです。
選択ができたら、[ホーム]タブの[クリップボード]グループにある「書式のコピー/貼り付け」をクリックします。
次に、コピーした書式を適用したい文字列を選択します。
この時、ポインターが「ハケ」のマークになっていることを確認しましょう。
文字列を選択して、マウスから手を離すと、先ほどコピーした書式が適用されます。
先ほどまで「ハケ」になっていたポインターが元に戻ります。
複数個所に書式のコピーを適用したい場合
書式のコピーは複数個所に適用することも可能です。
コピーしたい書式の文字列を選択したら、[ホーム]タブの[クリップボード]グループにある「書式のコピー/貼り付け」をダブルクリックします。
これで複数個所に書式を貼り付けることができます。
書式を適用したい1ヶ所目の文字列を選択します。
1ヶ所目に書式が適用されても、ポインターが「ハケ」の状態になっていますので、このまま残りの文字列に書式を適用しましょう。
書式の貼り付けがすべて完了したら、もう一度、[ホーム]タブの[クリップボード]グループにある「書式のコピー/貼り付け」をクリック、または、キーボードの「Esc」キーを押すと書式の貼り付け状態が解除されます。
■書式のコピーと貼り付けの注意点
書式のコピー/貼り付けでは、複数の書式をコピーして別の文字列に貼り付けることができますが、あくまでも１つの書式に１種類となります。
例えば、コピーしたい文字列に設定されている書式の1文字目が赤、2文字目以降が黒だった場合、コピーできるのは1文字目の情報のみになります。
なので、書式を別の文字列に適用したときはすべての文字列が赤になります。
複数の書式はコピーできますが、あくまでも１つの書式につき１種類、複数文字選択して書式をコピーした場合は１文字目の情報がコピーされます。
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覚えておきたい貼り付けのオプション
ワードでコピーと貼り付けをした結果、思うような貼り付けができないということがあります。
通常、「Ctrl」+「V」や貼り付けボタンを使って行う貼り付けは、コピーしたそのままを貼り付けることができます。
なので、同じ文章を他の場所に貼り付けた際に、手直しが必要で苦労したり、あるいは、インターネットなどから文字をコピーして貼り付けた際にもおかしくなるというトラブルで困ることがあります。
これを解決するためには、貼り付けの形式を知っておくのがオススメです。
文字の情報だけ貼り付けたい場合
例えば、文字の色が「赤」、サイズが「14」といった文字列をコピーして貼り付けた場合、貼り付け先でもその書式が適用されてしまいます。
シンプルに文字だけをコピーして貼り付けたいという場合は、「貼り付けのオプション」から「テキストのみ保持」を使います。
詳しい手順
まずは、通常通り、コピーしたい文字列をそのままコピーしましょう。
次に、貼り付け先を選択します。
貼り付ける際に形式を指定します。
■方法①
すると、貼り付けオプションが表示されます。
バインダーのアイコンに「A」と書いてあるマークをポイントすると「テキストのみ保持」とヒントが表示されます。
確認したら、クリックしましょう。
これで、書式はなしで、文字列のみ貼り付けることができます。
■方法②
コピーした情報をそのまま貼り付けてしまうこともありますが、まだ間に合います。
貼り付けた後に、文字列の右下に、バインダーのマークと(Ctrl)と書かれたボタンが表示されます。
これは、「貼り付けオプション」のボタンです。
クリックすると、貼り付けのオプションが表示されますので、バインダーのアイコンに「A」と書いてあるマーク（テキストのみ保持）をクリックすると、貼り付けた内容が変更され、文字のみになります。
基本は「選択」→「指示」
いかがでしたか？
一言で「コピー」「貼り付け」といっても様々な方法がありましたね。
しかし、いずれの方法も基本の動作は変わりません。
まず「コピーしたい内容を選択」し、次に「コピーする指示」を出すという流れです。
貼り付けも同様で、「貼り付けたい場所を選択」し、次に「貼り付けの指示」を出す。
パソコンの基本はこの流れになります。
初心者の方やワードに慣れていない方は、「選択」を忘れていることが多いです。
上手くいかない時は、落ち着いて「選択」からやってみましょう。
また、貼り付けた文字列がおかしい！という場合は、コピー元の書式も一緒に貼り付けているので、そういった場合は貼り付けのオプションから「テキストのみ保持」を選択してあげると、文字列だけ貼り付けることができます。
コピーや貼り付け方法もいろいろとありますが、まずは、基本のボタン操作から始めて、慣れてきたら他の方法も試してみましょう。
Word（ワード）を手っ取り早く覚える方法
Word（ワード）は、過小評価されているソフトです。
実際は、多くの事が出来、かなりの優れモノなのですが、実際に多くの方がされているのは「文章入力」「文字を大きくする」「文字を中央に揃える」くらいしかできていません。
非常にもったいないんですね。
そのあたり、使いこなせるようになると仕事の効率があがり、最終的には自分にゆとりができるようになります。
Word（ワード）にはちょっとした特徴や癖があります。その感覚を覚えれば使いこなせます。
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