Excel(エクセル)｜請求書の書き方、作り方を解説

エクセルは表計算ソフトとして広く活用されており、ビジネスでの使用率も高く仕事をする上で必須スキルとも言われています。

データの分析や管理だけでなく、数式や関数を使用して請求書などを作成することも可能です。

今回の記事では、エクセルの初心者の人にもできる作成方法の情報や注意点について詳しく紹介します。

また、エクセルが苦手な方や簡単に作成した人向けの方法についても解説していますので、ぜひ参考になさってください。

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請求書とは？どんなもの？

請求書とは、納品した商品や実施したサービスなど、発生した料金の支払いを取引相手に請求するために発行する書類のことです。

取引の際には欠かすことができない書類の一つですが、実は、この「請求書」の形式は、法律上の決まり（ルール）がありません。

テンプレートを活用したり、自分で一から作成したり、手書きなどどのような形式であっても問題はないとされています。

しかし、何かの申請の際に提出を求められたり、企業や顧客など取引相手との信頼関係など、請求書に記載すべき最低限の内容やマナーなどがあります。

トラブルを防ぐためにも、作成する上でのポイントや正しい書き方などを習得しておきましょう。

請求書を作成する方法は？

請求書を作成する方法はいくつかあります。

テンプレートを活用する

すでに作成されている請求書のテンプレートをダウンロードして使用する方法です。

無料で使えるエクセルのテンプレート

パソコンやエクセルの初心者の方にも使いやすいのが、エクセルで用意されているテンプレートです。

エクセルを開いて、新規にある「オンラインテンプレートの検索」に「請求書」と入力してみましょう。

すると、無料で使える請求書のテンプレートの候補が出てきます。

すでに数式などが入っているので、必要ヶ所のみの入力で作成することができます。

また、入っている数式を変更したり、文字の大きさや塗りつぶしなどを変えたりなどテンプレートを編集して活用することも可能です。

無料で提供されているテンプレート

エクセル以外にも無料で使うことができるテンプレートが、ネット検索すると出てきます。

サイトによって形式や内容なども違うので、使いやすい物を選ぶと良いでしょう。

また、完全に無料なもの、お試しのもの、無料だけど会員登録が必要なものなど、システムはサイトによっても様々です。

販売されているテンプレート（請求書発行システム）

請求書のテンプレートは有料で活用できるものもあります。

請求書単体というよりは、様々な書類作成や送付、管理といったシステムの中に「請求書」の作成が可能な仕組みを有料で提供しているものが多いです。

単純に請求書を作成ということではなく、関連した業務全体の効率化という面でのプランを販売している感じです。

ここら辺は、会社の規模や業務内容や作成の頻度などを総合的に加味して、作業量が多いようなら検討してみても良いでしょう。

エクセルで自分で作成する

ExcelやWordを使って自分で請求書を作成するという方法もあります。

エクセルで用意されているテンプレを使った方法ではなく、一から自分で作成する方法です。

自分で作ることができれば、必要な内容やレイアウトなども自由にできます。

専用のひな形を作って保存しておけば、いつでも使うことができますね。

パソコンのスキルの向上にもなるので、機会があれば自分で作成してみるのもおすすめです。

販売されている請求書の用紙を購入する

前述した方法のほかに、どうしてもパソコンが苦手！触れない！という方には、販売されている請求書の用紙を購入して手書きで書くという方法もあります。

文具店や書店などでも販売していますし、近くに見つからない場合は、ネット販売もされているので、スマホから購入をするなどがおすすめです。

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請求書の必要項目とポイント

テンプレートを使うにしても、内容の追加や削除などカスタマイズすることもあるでしょうし、自分で一から作るにしても必要な項目を押さえて作成する必要があります。

冒頭にお話ししたように、請求書には法的に決まった形式がありません。

なので、どのようなレイアウトでも良いのですが、請求書は金銭のやり取りに関わる大切な書類ですから、必要最低限の項目を設置する必要があります。

また、トラブル防止対策のために、「いつ」「何を行い」「いくら費用が発生し」「誰宛に」「どこに」「誰が払うのか」ということを明確にしておくことが重要です。

ちなみに、国税庁のタックスアンサーでは

書類作成者の氏名または名称
相手方（取引先）の氏名または名称
取引年月日
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
税率ごとに区分して合計した税込対価の額

と記されています。これらは必要最低限記載しておくべき内容と思っておきましょう。

タイトル

何の書類なのかを明確にしましょう。

今回の場合は「請求書」というタイトルが必要です。

宛名

請求先の会社名を書きましょう。

法人宛の場合は「株式会社○○ 御中」
個人事業主宛の場合は「○○○○ 様」

となります。

会社名の名称などは、表記の省略などをせず正しく記載します。

請求書番号

必須の項目ではありませんが、発行した請求書を自社で管理するためにあると便利です。

発行日

請求書を発行した日付を入力しますが、発行日については、取引先の締め日などの関係もありますので、基本的には請求先にあらかじめ確認をして決めるようになっています。

発行日など日付の記載がない場合、架空の物ではないかなど疑われる可能性もあるので、記載しておく方が良いです。

発行者

請求者の会社名、住所、電話番号、FAX番号などを記入します。

会社名のほかに代表者の氏名や、支店名や担当部署や担当者がいる場合はその人の氏名を記載する場合もあります。

会社名だけでも問題はありませんが、電話番号のほかに、メールアドレスなどの記載があると親切です。

合計請求

消費税などを含めた、請求の総額を記載します。

明細部分の合計金額だけでも問題はありませんが、別枠で記載をしておくと見やすいくなります。

支払期日

取引先と契約時に決めた期日を記載します。

請求内容

取引年月日

商品の購入日や注文日など取引が発生した日を記載します。

単日の契約などは実施日でも構いませんが、数日～数か月など実施日を明記できないような場合は省略しても構いません。

商品名

販売した商品名や型番などを記載します。

物品の取引以外の場合は、項目名「内容」とし、実施内容を記載することも可能です。

商品の数量

実際に販売した数量を記載します。

数を数えることが難しいものについては、記入はなくても問題はありません。

この場合は、商品名や内容の項目に「○○一式」などを記載しておくと良いでしょう。

商品の単価

商品の本体価格、税抜の金額を記載します。

商品の金額

商品ごとの数量と単価を掛け算した結果の金額を記載します。

小計

税抜き金額の合計を記載します。

消費税

消費税額を計算し、小計や合計とは別に記載します。

軽減税率など対象品が混合している場合は、それぞれの税率での消費税額を記載しましょう。

合計金額

小計と消費税を合計した金額を記載します。

振込手数料

振り込む際の手数料の負担について明記します。

一般的には、振り込む側が負担することが多いです。

値引額

値引きなどがある場合は、その金額を記載します。

特にない場合は、不要です。

振込先

請求した金額を振り込んでもらう口座を記載します。

特記事項や備考

特別に伝えたい内容がある場合に記載します。

支払期限の変更や金額の修正、実施日の詳細の記載など必要な場合に記載しましょう。

請求側の会社捺印

請求書を発行した側の印鑑を捺印します。

法人の場合は会社名が入った角印
個人の場合は普段使用している印鑑

こちらで捺印するのが一般的ですが、捺印は必須ではありませんので、省略しても問題はありません。

請求書を送付するときのマナーとは

用紙サイズ

作成する用紙のサイズはA4サイズが一般的です。

郵送で送付する場合は、折り方などのマナーにも気を配ると良いでしょう。

送付方法

請求書の送付方法としては郵送またはメールが一般的です。

どのように送付するのが良いのかは、取引先に確認をして、希望された方法で送付しましょう。

郵送

郵送の場合は、請求書のみを送付するのではなく、時候の挨拶や用件を記入した添え状（送付状）を同封すると良いでしょう。

この他に、折り方や封筒の大きさ選びなどのマナーも大切です。

また、宛名を書く際は、会社などは「御中」、個人名宛は「様」と記入します。ちなみに、御中と様は同時に使うことができないので、会社名と個人名を両方記入する場合は「○○会社○○様」と記入しましょう。

メール

メールで送る場合は、改ざん防止のために、PDFや画像ファイルにして送るのがおすすめです。

メールで送付する際は、送付する前にその旨を取引先に確認をしてから行うようにします。

件名に請求書送付の旨を記載すると、取引先もわかりやすいです。

請求書　インボイス制度対応記載事項

2023年10月からインボイス制度（適格請求書）が導入されました。

インボイス制度には、以下の内容の記載が必要です。

①登録番号

税務署にインボイス発行事業者として、登録申請をするともらえる番号のことです。

②適用税率

「10％」「8％」のそれぞれの適用税率を表示する必要があります。

③消費税額

「10％」「8％」それぞれの税率ごとの消費税額を記載する必要があります。

請求書の作成方法の選び方

ここまで、請求書を作成する手段や記載する内容について詳しく解説しました。

ここからは、実際に作成するにあたり、どの方法で作成をするのかについて解説します。

会社の状況や自分のスキルに合わせて作成方法を選んでみましょう。

有料のシステムを導入する

有料にはなりますが、請求書発行システムを使用して、請求書の作成や発行・送付などの業務を効率化・自動化することができます。

請求書の作成頻度が多い、管理や処理するデータが多いなどでお困りの場合は、クラウド請求書発行システムを利用して、作業の軽減を図ることも可能です。

提供されているシステムによって、自動化できる業務範囲が異なりますので、業務形態に合ったものを選ぶのがポイントです。

電子帳簿保存法の改正により帳簿の電子データ保存が進めやすくなり、シェアも増加傾向にあります。

請求書などの書類作成だけでなく、銀行データとの連携による入金管理や売上レポートの作成など自動化や作業効率化の範囲は非常に広く、確認押印の手間の省略などペーパーレス化の促進も可能です。

こういったツールのメリットとして、入力必須項目や内税・外税といった消費税や源泉徴収などの計算式がすでに設定されているので、計算ミスなどの間違いを防ぐことができます。

また、会社のロゴや社印も登録ができるため、発行した請求書に印字することも可能です。

無料のテンプレートを活用する

無料のテンプレートを使用することで、コストをかけずに請求書の作成をすることができます。

エクセルが苦手な人はすでに用意されているテンプレートの中から使いやすい形式を選んで、入力内容のみを打ち直すのがオススメです。

テンプレにはすでに数式などが適用されているため、数式が入力されているところは触らない等にすることが大切です。

自分で作成またはテンプレートを編集する

最後の方法は、エクセルに慣れた方にオススメの方法です。

無料のテンプレートを使う場合でも、不要な内容や追加したい事項、計算方法の変更や表示形式の適用など、テンプレートをベースに手を加えてもっと使いやすい書類にしたいという場合もあります。

また、テンプレートを参考に自分で作成するという手もあります。

編集ができる、自分で作れる力があれば、その方が業務内容や取引内容に合った書類を作成することができます。

さらに自分で作成したものをテンプレートとして保存しておけば、自作のフォーマットを使って次の請求書を作ることも可能です。

請求書　オススメは作成スキル習得

無料のテンプレを使うにしてもエクセルのスキルゼロでは困る場面も多いです。

もちろん、有料のシステムを導入するという選択肢もありますが、コストがかかることと、システムの導入が実施する作業量に見合っているのかも重要です。

膨大な作業量であれば、有料のシステムを導入する方が全体的に見て効率が良くなると思います。

しかし、コストをかけなくても人の手で効率よく行える範囲であれば、スキルを習得した方が、費用も抑えられますし、習得したスキルを別の業務に活かすことも可能です。

また、今後、有料のシステムを導入するにしても、パソコンなどの機械に慣れておかないとシステムを扱うこと自体が壁となる可能性もあります。

そういった様々な側面から考えても、スキルを習得することは非常にメリットがあります。

請求書の作成に必要なスキル

請求書の作成に必要なスキルは

データ（文字や数値）の入力
データの削除・コピー・移動・編集
列の幅や行の高さの調整
罫線やセルの塗りつぶし
数式の活用
関数の活用
PDFの発行

このスキルがあれば、請求書の作成は可能です。エクセルでは基礎となるスキルです。

もちろん、請求書だけでなく、納品書や見積書、領収書など各種書類の作成もできます。

データ（文字や数値）の入力

パソコンの基本となる文字入力のスキルは必要不可欠です。

入力の切り替えで効率よく文字の入力が出来ます。

Excel(エクセル)｜文字入力と数字の入れ方｜便利な方法

データの削除・コピー・移動・編集

入力したデータに修正があった場合、直すスキルが必要です。

また、請求書はその都度内容が変わりますから、削除やコピーなどのスキルを習得しておくことで作業も簡単になります。

Excel(エクセル)｜入力したデータを複製・移動・削除方法

列の幅や行の高さの調整

書類全体のバランスやレイアウトを整える際に活用できた方が良いスキルです。

これができることで書類が見やすくなるなど、クオリティもアップします。

列幅と行の高さを調整する方法

罫線やセルの塗りつぶし

項目や各行や列のメリハリをつけるために、罫線の設定や塗りつぶしなどの書式の適用は有効です。

相手に見やすい書類作成に役立ちます。

Excel(エクセル)｜表の作り方の手順を徹底解説｜初心者向け

エクセル(Excel)で罫線の太さを変える方法｜動画解説付き

数式の活用

請求書では必ず必要になるスキルです。

足し算や掛け算の基本の数式を使えるだけでも請求書の作成がしやすくなります。

Excel(エクセル)で足し算する3つの方法｜エラー対処の方法・掛け算との組み合わせ｜動画解説付き

エクセルで引き算する方法｜関数やエラー対処法｜動画解説付き

エクセルで掛け算する方法

関数の活用

足し算はSUM関数を使えた方が効率が良い場面が多いです。

また、金額などの計算で役立つ関数も使える理解しておくと便利です。

エクセル｜オートSUMの使い方を解説｜詳しい動画解説付き

Excel(エクセル)で割り算｜四捨五入・切り捨て・切り上げ｜動画解説

PDFの発行

最後にPDFの発行とエクセルファイルの保存です。

請求書のデータは作って終わりではなく、取引先に送付、データを管理をする必要があります。

Excel(エクセル)ファイルをPDFに変換する方法

スキルを習得する方法

独学で学ぶ

独学で請求書作成に必要なスキルを身につけるというのも手です。

その際は、わかりやすいテキストや学習サイトなどを活用するのもおすすめです。

分からない内容や疑問などは、ネットで検索して解決すると良いでしょう。

Excel（エクセル）の勉強ができる練習サイト｜おすすめ５選

社内勉強会の実施

請求書を作成できる人材を育成するために、社内の詳しい人が作成方法やエクセルの使い方ついて勉強会を実施するという方法があります。

社内業務の一環として行うので、教えながら、実際に請求書を作成することができるため効率が良いです。

教える側と教わる側のスキルに差があった場合は、教わる側の方がわかりやすいように伝えることがポイントです。

また、勉強会で人員と時間を割いてしまうので、通常業務に影響が出ないようにスケジュールを組むことも重要です。

パソコン教室の利用

受講のための受講の代金など費用は掛かってしまいますが、習得したスキルでその他のエクセル業務も効率よくこなせるようになれば、必要な経費と考えることもできます。

また、社内勉強会と違い、知識豊富な教えるプロから学ぶことでスムーズにスキルを習得することができます。

作成スキルを習得する教室の選び方

初心者に対応している

「パソコン初心者OK」「エクセルが苦手な人OK」の教室は、パソコンに慣れていない生徒さんも多く、対応できる講座やプランが豊富に用意されていることが多いです。

学ぶ人のスキルのレベルと教室の実施内容のバランスが取れる教室が良いです。

個別指導で行っている

個別指導は、自分のペースで学ぶことができ、質問もその都度することができます。

また、質問の対応も個別に行ってくれるので、自分のわからない事、不得意な内容を克服しやすい環境です。

特にパソコンに慣れていない方には学びやすい学習スタイルです。

説明がわかりやすい

分からないことを聞いたときに、説明を受けて「なるほど！」と思える教室が良いです。

専門用語を使わずにわかりやすい言葉に変えてくれるなど、ストレスなく楽しく学べる環境が良いでしょう。

受講のタイミングが選べる

業務の一環としてパソコン教室に通う場合や、スキル習得のためにプライベートで習おうとした場合でも、通える日に制限がかかることがあります。

営業時間はスクールにより異なりますので、予約の日時が自分で選ぶことができるなど、仕事やライフスタイルに合ったところを選ぶと良いです。

仕事の持ち込みが可能

実は、パソコン教室によっては仕事の持ち込みが可能となっている教室もあります。

そういった教室を選ぶことで、スキルの習得後、実際に請求書を教室で作成することができます。

もちろん、会社で作成しているファイルを確認してもらって、改善の内容をまたレッスンで持ち込んで修正するなどの活用もできます。

最終判断は体験レッスンを利用して決める

システムなどの話を聞いて納得して入会でも問題はありませんが、ほとんどのパソコン教室では無料体験レッスンも実施していますので、それを利用してから決める方が良いです。

教室の雰囲気やインストラクターの説明のわかりやすさなどを確認してから決めましょう。

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