エクセルは、MicrosoftのOfficeソフトの中でもビジネスでの使用頻度が高いので、作業効率をアップさせるスキルを身につけておくのがおすすめです。
今回の記事で紹介する「表示形式の使い方」は、データを入力するだけで、入力したデータを目的に合わせた表示に設定することができる便利な機能です。
ぜひ参考になさってください。
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ユーザー定義ってどんなもの？
そもそも表示形式とは？
Excelには「表示形式」という機能があります。
これは、セルに入力されたデータの見せ方だけを変える仕組みです。
たとえば、同じ「100」という数字でも、
- 100
- 100円
- ¥100
- 100.00
- 1/1（※日付の表示形式にした場合）
というように、表示を変えることができます。
ここで大事なのは、データそのものは変わっていないという点です。
あくまで「どう見せるか」を変えているだけなので、計算結果には影響しません。
この「見せ方」を決めているのが、表示形式です。
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ユーザー定義とは？既存の表示形式を自分で作る機能
Excelには、最初からいくつかの表示形式が用意されています。
- 数値
- 通貨
- 日付
- 小数点
- パーセンテージ など
しかし、「ちょっとこういう表示にしたいんだけど…」という細かい希望に、標準の表示形式だけでは対応できないことがあります。
そこで使うのがユーザー定義です。
ユーザー定義とは、自分で表示形式のルールを作ることができる機能のことです。
たとえば、次のような表示が可能になります。
- 100 → 100円 と表示させる
- 5 → 第5位 と表示させる
- 1 → 001 のように先頭のゼロを固定する
- 4月1日 → 4月1日(水) のように曜日も表示する
- 株式会社 ○○ → 株式会社 ○○ 御中 のように表示する
このように、「こんなふうに見せたい」という表示を、自分で細かく設定できるのがユーザー定義です。
ユーザー定義でできること
ユーザー定義を使うと、次のようなことができます。
① 単位を自動で付ける
「円」「人」「個」「点」などを自動で表示できます。
わざわざ毎回入力しなくても済むので、入力ミスも減ります。
② 桁数をそろえる
「001」「002」「003」のように、桁をそろえて表示できます。
名簿番号や管理番号などでよく使われます。
③ 見やすい資料を作れる
数字に単位がついているだけでも、表はぐっと見やすくなります。
特に、初心者の方が見る資料では「単位があるかどうか」は大きな違いになります。
ユーザー定義を使うメリット
ユーザー定義を使う一番のメリットは、データを変更せずに、見た目だけを整えられることです。
もし「100円」と直接入力してしまうと、それは文字列になります。
そうすると計算ができなくなります。
しかし、ユーザー定義を使えば、
- 入力は「100」
- 表示は「100円」
という状態にできます。
つまり、
- 計算は正しくできる
- 見た目もわかりやすい
という、いいとこ取りができるのです。
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ユーザー定義 ザックリ解説
ユーザー定義の表示形式 画像解説①
ユーザー定義の表示形式 画像解説②
ユーザー定義の表示形式 動画・画像解説③
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ユーザー定義 使い方 ～数値編～
数値を文字列に見せるユーザー定義
まず、エクセルの基本として、入力したデータが数値であれば、データを確定したときに右揃えで表示され、文字列であれば、左揃えで表示されます。
上記のように、ユーザー定義を設定した数値は、入力されているデータは数値のままなので、「円」という文字列を付けても右揃えで表示されます。
そして、上記の例のように見た目は同じデータでも、ユーザー定義で数値を文字列のように見せているデータでは、数式や関数を使って計算をすることができますが、文字列で入力したデータでは計算をすることできません。
今回は「1000円」という文字ですが、例えば「あ」というデータも文字列ですから、「あ」を計算することはできないので、同様に「1000円」という文字も計算ができないわけですね。
操作方法はこちら
①まず、ユーザー定義を設定したいセル範囲を選択します。
同じ設定をしたいセルが複数ある場合は、セル範囲を選択してから設定を行います。
②「ホーム」タブの「表示形式」ボタンをクリックします。
③ダイアログボックスが開きます。「分類」から「ユーザー定義」を選択します。
④「種類」に「#"円"」と入力します。
⑤「OK」をクリックします。
これで、数値を文字列に見せることができました。
三桁区切りと文字を付ける方法
①まず、ユーザー定義を設定したいセル範囲を選択します。
同じ設定をしたいセルが複数ある場合は、セル範囲を選択してから設定を行います。
②「ホーム」タブの「表示形式」ボタンをクリックします。
③ダイアログボックスが開きます。「分類」から「ユーザー定義」を選択します。
④「種類」に「#,###"円"」と入力します。
⑤「OK」をクリックします。
これで数値に三桁区切りを適用した文字列に見せることができます。
数値に使用する書式記号
数値に対してユーザー定義を設定する際に「#」や「0」といった書式記号を使用することができます。
「#」を使用して設定した場合、入力した桁数がそのまま表示され、0を入力した場合は、何も表示されません。
「0」を使用して設定した場合、「0」を入力した数が表示される桁数になり、0を入力した場合でも0が表示されます。
このように、
■「#」だけで設定した場合
- 「#」の数に関わらず、入力した数値が有効になる
- 0を入力した場合は、数値は何も表示されない
■「0」を使用した場合
- 「#,##0」の場合は、0を入力しても0が表示される
- 「0」を入力した数が桁数になるため「1000」という4桁は設定した桁数になるように数値の頭に「0」が追加される
このような違いがあります。
これを理解して設定をすると良いでしょう。
表示形式の基本 【初心者向け】
まずは、表示形式の基本を押さえておきましょう。
「表示形式」の確認はここ
セル【A1】を選択しています。
選択したセルにどのような表示形式が設定されているのかは、「ホーム」タブ→「数値」グループの「標準」と表示されている所です。
ここに、そのセルにどういった表示形式の設定がされているのかが表示されます。
一覧から選択できる表示形式
- 標準
- 数値
- 通貨
- 会計
- 短い日付形式
- 長い日付形式
- 時刻
- パーセンテージ
- 分数
- 指数
- 文字列
「ホーム」タブ→「数値」グループの「標準」の右側にある「▼」をクリックすると、表示形式の一覧が開き、上記の項目から選択することができます。
エクセル初心者の人やまだ慣れていない人は、まずここから設定ができるようになるのがオススメです。
日付を入力すると、自動で表示形式が適用される
普段何気なく入力している日付です。
セル【A1】に「7/1」と入力してみましょう。
Enterキーを押して確定すると「7/1」と打ったはずのデータが「7月1日」と表示されました。
表示形式の設定を見ると、「標準」から「ユーザー定義」に変更されています。
このように、日付は自動で設定が適用されます。
桁区切りスタイル
特に覚えていてほしいのは、「桁区切りスタイル」です。
桁区切りスタイルとは、一般的に言う「3桁カンマ」のことです。
「1000」と入力した数値を「1,000」に変えることができます。
つまり、エクセルで数値を入力する際に自分で「1,000」など半角カンマを入力する必要がないんです。
ボタン1つで、3桁カンマを付けることができます。
まず、4桁以上の数値を入力します。
今回は「1000」と入力をしています。
表示形式を設定したいセル、またはセル範囲を選択します。
次に「ホーム」タブの「数値」グループにある「桁区切りスタイル」ボタンをクリックします。
これで、「1000」から「1,000」に変更することができました。
このように、エクセルでは自分で3桁カンマを入力する必要がないため、効率よく作業をすることができます。
表示形式を変えると見え方が変わる
セル【A1】の表示形式は「標準」になっています。
セル【A1】に「10％」と入力してみましょう。
Enterキーを押して確定すると、表示形式が「標準」から「パーセンテージ」に変更されました。
自分で入力時に「％」を一緒に入力すると、表示形式が「パーセンテージ」になります。
では、表示形式を「パーセンテージ」から「標準」に戻してみましょう。
すると「10％」と見えていたデータが「0.1」に変更されました。
計算式で求めた結果の表示も変更可能
例えば、上記のように計算式を利用して「1.296667」と数値で表示された結果です。
表示形式が「標準」のため、このように表示されています。
セルを選択した状態で、数値グループの「％」をクリックしましょう。
すると、表示が「パーセント」での表示に変更され、「130％」になりました。
このように、数式で求めた結果も適切な表示に変更することが可能です。
ちなみに、「パーセンテージ」の選択は、一覧からも可能です。
表示形式は一覧から選択することができるもの、または既に見えているボタンを押して適用できるものがあります。
表示形式はデータ削除しても残る
表示形式について知っておくべきポイントです。
表示形式は、セルに設定することができますが、セルのデータを削除しても表示形式の設定は残ってしまいます。
解決策を知っておくことで、トラブルにも対応することができます。
上記の例では、セル【A1】に「ユーザー定義」が適用されており、日付で表示されています。
セル【A1】のデータを削除しました。
しかし、入力されたデータを削除しても、表示形式の設定は残ったままになっています。
この状態でセル【A1】に「100」と入力し、確定します。
すると、「100」と入力したはずのデータが「4月9日」と表示されてしまいました。
また、数式バーには「1900/4/9」と表示されています。
これは、表示形式の設定がセルに残っていることが原因です。
解決方法
解決方法は、セルを選択した状態で、表示形式の一覧から「標準」を選択します。
「標準」に変更すると入力した「100」というデータが正しく表示されました。
このように、自分が入力したデータと違うことが表示された場合は、まず、表示形式を確認しましょう。
「標準」以外になっている場合は、「標準」に戻すか、または適切な設定に変更することで解決できます。
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