パソコン研修（新入社員ほか）｜PCスキルを習得するためのプログラムや注意点など徹底解説

業務に必要な知識やスキルの習得は、部署単位や店舗単位で教育を任せるのも手ではありますが、日々の業務の負担になったり、全員が同じレベルのスキルを身につけることが難しいなどの課題が残ります。

そこで、多くの企業では、新人研修など社員向けの研修を導入し、社会人に必要なビジネスマナーや実務で役立つスキル等を研修を通じて学び、社員育成を図っています。

研修の時間を確保して自社の社員に同じ研修を実施することにより、社員の成長に繋がり、社内全体のスキルの底上げが可能となります。

さらに全体のスキルを一定に保つことにより、企業としての力も高めることができます。

今回の記事では、社内研修を行う際の内容やポイントなどを紹介しますので、自社の研修にお役立てください。

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パソコンスキル研修ってなに？

パソコンスキル研修とは、ビジネスに必要となるパソコンの知識や PC スキルを習得するための研修のことです。

主に、新入社員向けのスキル研修が多く、一般的には業務に役立つ技術やスキルを身につけるために実施されますが、新入社員以外の社員向けにも研修を行う企業もあります。

実施する内容は企業によって異なりますが、メールやタイピング、オフィスソフトのスキル習得といった基本的な内容から、業種によってはその分野の専門的な技術を習得するための研修までさまざまです。

パソコンスキル研修の必要性

わざわざ会社が研修の企画をしてまで、パソコンスキル研修を行う必要はあるのか…という疑問を抱く人もいると思います。

パソコンスキル研修はビジネスに必要最低限のスキルを習得するためには必要な研修と考えられます。

自社で研修を実施する際は、その必要な理由をしっかりと踏まえたうえでカリキュラムを考えるのがおすすめです。

ビジネスに欠かすことができないパソコンスキル

もはやビジネスにおいて、パソコンのスキルは必要不可欠となっており、パソコンが使えないと仕事にならない…ということも多いです。

デジタル化も進み、さらにパソコンのスキルは当たり前のように求められる事態となっています。

個人単位で一人ひとりの問題と言えばそれまでですが、その小さな積み重ねが企業に影響を及ぼす可能性もゼロではありません。

パソコンが使えないと仕事にならない…ということは、逆に言えば、どの企業もパソコンを使える人材を必要としており、採用の際にもパソコンスキルは必須となっている場合も多いのです。

他の企業に遅れをとらないように、社員のパソコンスキルを維持・向上させることは自社にとっても必要と言えます。

社員の基礎力の向上と統一

パソコンのスキルであれば、社員同士で教え合うということもできますが、ここで疑問となるのは、全員が同じスキルを身につけているのかという点です。

もちろん、分かる人と分からない人がいるのは、当然起こりうることですが「これは全員出来なければならない、知っていなければならない」など、最低限のスキルは共通して身につけておく必要があります。

自社で働く社員が最低限身につけておくべきスキルを、研修を通して統一させておくことにより、社員の基礎力の統一を図ることができます。

基礎のスキルを統一しておくことで、最低限求めるスキルにムラがなくなり、この仕事は誰に頼んでもできる状態にしておくことで、業務も円滑に進みます。

作業効率の向上促進

前述したように全員が覚えておくべき・習得しておく業務と言えば、例えばメールの送受信やタイピングなどの基本的なパソコン操作のスキルがあります。

さらにそれに加えて、ビジネスでよく使う、エクセル・ワード・パワーポイントといったソフトのスキルを底上げしておくことで、全体の作業効率が上がります。

ビジネスでの使用率が高いソフトだからこそ、データの入力が出来る、表やグラフが作れる、画像を挿入できる、印刷ができるなどの基礎のスキルを習得しておくことが自社のメリットにもなります。

社員の向上心を高める

スキル研修は単純に社員にスキルを習得してもらうだけのものにとどまりません。

全員ではないかもしれませんが、スキルが身に付いた結果、仕事がスムーズに進み、習得したスキルで業務の幅が広がるという好循環が生まれる可能性が十分にあります。

その際に、達成感ややりがいを感じることで、社員の向上心を高めることに繋がりますし、それは自社のメリットにもなります。

新入社員向けの研修内容解説

新人研修では、これから自社の一員として働くにあたり、会社のシステムや実務での実践的なスキルを習得してもらう必要があります。

新入社員向けの研修は入社後、早い段階で実施しておくと良いでしょう。

タイピングスキルの習得

パソコンの業務をするにあたり、必要不可欠なのがタイピングのスキルです。

ただ単に文字を入力が出来るということではなく、正確に早いタイピングができるスキルが有効です。

理想は、手元を見ずにタイピングができるブラインドタッチ（タッチタイピング）のスキルを習得することが望ましいです。

タイピングの練習は、インターネットで検索をすれば無料で練習できるサイトも多いため、すぐに実行することができます。

入力出来た文字数や正確性など表示されるサイトもあるので、そこら辺をうまく活用してタイピングスキルの向上を図ると良いでしょう。

パソコン基本操作スキルの習得

メールの作成・送信、受信といったスキルは必須と言えます。

取引先や顧客、社内の連絡もメールを使用することが多く、打てる・開けるといったスキルは前提と言えます。

さらに必要なのは、正しいメールのマナーを習得する、ファイルを添付する、添付されているファイルをダウンロードするなど、一言でメールと言ってもその内容は多いです。

社外へのやり取りも発生する業務ですので、クレームなどにならないよう、そのスキルを研修で習得してもらう必要があります。

Officeソフトのスキル習得

主に、Excel・Word・PowerPointの3つのソフトは、ビジネスでよく使われており、中でもエクセルの使用率は最も高く、習得しておくべきアプリケーションソフトとして研修カリキュラムに組み込まれることが多いです。

もちろん、使用頻度は企業により異なるので、自社で一番使用頻度が高いソフトは研修に組み込むのがオススメです。

その際には、業務で何が必要なのかというスキルの習得内容を明確にし、必要なスキルを効率よく習得してもらうことが大切です。

情報セキュリティ知識の習得

情報化社会となっている現在、情報発信はSNSなど多岐にわたり、その利便性とともに危機管理も問われています。

個人のプライバシーや情報漏洩など、企業イメージや存続にかかわる重大なポイントですので、重要性や危険性を正しく理解しておく必要があります。

研修において、情報の取り扱いはもちろん、ウイルス感染などの脅威に関する対応などをしっかりと理解してもらうことが必要です。

社内管理システム運用の理解

勤怠管理のシステムや発注管理・顧客管理といった業務に関連する管理システムの操作方法についても研修カリキュラムに組み込んでおくのが良いでしょう。

システムを運用するためのルールなども、新入社員の研修で周知させておくのがポイントです。

新入社員以外の研修内容解説

新入社員以外の社員にも研修を実施するのもおすすめです。

定期的に研修や勉強会を行うことで、スキルの維持や向上が期待できます。

どんな資格が良い？

MOS資格

マイクロソフト社が認定している認知度の高い資格試験です。

基本的なオフィスソフトのスキルを習得することができます。

大学生も多く受験している資格試験ですので、社会人としては押さえておきたいスキルとも言えます。

レベルも一般と上級があり、まず資格を取得するならMOS資格からがオススメです。

サーティファイ

MOSに比べると認知度は低くなりますが、実践力が身に付く資格で、企業からの信頼度が高い資格試験です。

実務ですぐに活かせるスキルを習得することができるので、今のスキルを強化したい方、即戦力を身につけたい人にも人気の資格です。

ITパスポート

受験資格が不要な国家資格試験で、業種や職種を問わず人気の資格となっています。

取得をすることで、ITに関するスキルや知識が身に付くため、評価も高く、企業の中にはITパスポート資格の取得の支援に力を入れていたりすることもあります。

キャリアアップを目指すことができるだけでなく、情報社会で生き抜くためには必要なスキルといえます。

パソコンを覚えるのってとっても大変ですが、コツがわかってくれば、操作が楽になります。

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パソコンの研修を行う方法

研修を行う方法はいくつか手段があります。

研修対象者や研修内容や目的によって手段を使い分けるのが良いでしょう。

社内研修

社内研修は、外部に委託をせずに人事や総務などの教育担当者が講師となり、社員教育を実施するものです。

業務の基本を教育する場合

例えば、勤怠など社内システムについての研修は、自社の社員が講師となって教育する方がわかりやすいでしょう。

基本的は、業務に欠かすことができない社内ルールに基づく内容は外部に委託するのは難しいので、その部署の担当者が解説をするのが望ましいです。

自社内に教育できる専門社員がいる場合

例えば、接客のマナーや新商品などの勉強会など、その分野に詳しい社員がいる場合も社内研修で実施することができます。

対応できる人材さえいれば、社内研修で完結することも可能です。

社外研修

外部研修は、研修の実施を外部の組織に委託して実施する研修のことを言います。

委託先のその分野のプロや専門的な知識を持っている人が講師として派遣され、自社内の研修室や、外部のセミナールームや会議室などを借りて研修を実施することが可能です。

特に専門性の高い内容やより高度なスキルを求める時

外部委託をするメリットはやはり専門性の高いスキルを身につけることができることです。

例えば、プログラミングやWeb系、デザイン系などの最先端の技術などを学ぶ際は、現役で活躍するプロに講師を依頼すると、最先端のテクニックを学ぶことも可能です。

その他にも小売業やサービス業などの業界では、マーケティングのプロや、接客マナーのプロに講師を依頼することで、業績の向上にもつながったり、顧客からの評判がよくなるなどが期待できます。

社内研修よりもさらに高度な内容、高度なスキルを習得したい場合は、プロに依頼するのも有効です。

正確なスキルを習得させたい場合

例えば、パソコンのスキルなどは、実は自己流だったということも少なくありません。

社内で人から人に伝える中で、その内容が正しく伝わらなかったりするうちに、あいまいなスキルが身についてしまうという可能性もあります。

自己流が悪いわけではありませんが、やはり正しいスキルを身につけた上で、それとは別に自分に合った方法を習得していくことが大切です。

そういった視点で考えると、正確なスキルを習得するためにプロの講師に研修を依頼するということは有効です。

オンライン研修

コロナ禍の影響もあり、リモート会議や在宅勤務などZoomやTeamsといったツールを使用したオンライン形式での会議や勤務環境が当たり前になりました。

研修もオンラインで受講することが可能で、社員一同が同じ場所に集まることなく、各支店や営業所、店舗から研修を聞けるため時間も有効に活用できます。

オンライン研修の場合、受け身の姿勢になってただ研修の内容を聞いてしまう可能性もあるので、研修の内容をどの程度理解できたのかをテストなどで確認できるようにしておくと良いでしょう。

eラーニング

eラーニング（イーラーニング）とは、パソコンやタブレット、スマートフォンを使って学べるスタイルの研修です。

静止画や動画など電子化された教材を受講者が視聴して学ぶものになります。

外部の企業が提供している教材を使用したり、社内で作成した学習動画やマニュアル動画などで活用されることも多く、社員の都合のいい時間帯に視聴して学ぶことができる形式です。

視聴する全員が同じ言葉で同じ内容を学び、何回でも見直せるメリットがありますが、一方的に流れる動画を見る受け身のスタイルなので、確認テストなどと併用して活用することが望ましいでしょう。

スクールの利用

研修の多くは1日で実施されることが多く、その1日でギュッと凝縮して必要な内容を指導するものになります。

社内システムやマナー研修、新商品の勉強会などであれば、1日の研修でも十分に理解を深めることができますが、多くの人が悩むパソコンスキル等は、1日ではなかなか習得が難しい場合もあります。

そういった場合に有効なのが、スクールの利用です。

全○回などの短期コースなどをうまく活用することで、ビジネスに必要なスキルを習得することも可能です。

特に個別指導形式のスクールの場合は、受講生単位で分からないことが質問できるスタイルですので、効率よくスキルアップをすることができるメリットがあります。

パソコンの研修を行う時の注意点

スケジュール管理

余裕を持ったスケジュールで行うようにしましょう。

研修によっては、午前と午後で外部研修、社内研修で構成することも可能です。

研修の休憩時間なども適宜プログラムの中に組み込み、社員の集中力を維持できる環境を整えることも大切です。

また、プログラムの構成を詰め込みすぎて、時間ギリギリで余裕のない研修になると、指導する方も話すことだけに意識がいってしまいますし、受ける方も聞くことが優先になり、結果的に身に付かなかった…という結果になる可能性もありますので注意が必要です。

目的を明確にしておく

何のための研修であるのかという点を全員の共通認識にしておくとことは重要です。

この研修を通して、何を習得することが目的で、習得した結果それをどのように活かしてほしいのかなどを明確に伝えておきましょう。

研修の目的・ビジネスでの活用の目的を理解して研修を受けるのと、ただ受けるのとでは大きな差がありますので、研修を行う前に共有をしておくことがポイントです。

研修の内容が理解できているかの確認をおこなう

せっかく研修を実施するわけですから、受けて終わり、聞いて終わりということがない様、研修内容の確認テストを組み込むなどして、研修内容の理解度を確認しておきましょう。

その結果大勢が理解できていない内容などは、次回以降の研修にも役立ちますし、フォローが必要な部分をメールやeラーニングなどでフォローすることがポイントです。

社員の悩みの解決

研修は、企業が社員に習得しておいてもらいたいスキルを身につけてもらうための物ですが、さらに一歩踏み込んでプログラムを考えた時、実際に現場で社員が抱えているリアルな悩みもあるでしょう。

○○の場面でどのように対処したらいいのかわからない、○○の業務を行う時の作業手順がわからないなど、実は具体的な悩みを抱えていることも少なくありません。

可能であれば、日ごろの業務で不明な点はないのかなどのアンケートを実施しておくという手もあります。

もちろん、すべての内容を研修のプログラムに組み込むことは不可能ですが、eラーニングなどを活用することで、解決できることも多いでしょう。

外部研修を行うメリット・デメリット

前述したように、研修には自社内の担当者が講師となり行う社内研修と、外部のプロに委託する外部研修があります。

外部研修のメリット

準備の手間や時間がかからない

社内研修の場合は、研修用の資料の作成や研修プログラム一覧の作成、参加名簿など研修に関わる全てのことに対して準備の時間や労力を割く必要があり、思った以上に負担がかかることもあります。

しかし、その点で言えば、外部研修は委託先の企業を見つける、研修内容の打ち合わせを行うなど必要最低限の準備で済むため、社内研修に比べて手間がかかりません。

もちろん、外部に委託するため料金は掛かってしまいますが、時間や人員を割く負担がない分、通常業務や急ぎの仕事なども円滑に進めることができます。

研修の概要や当日の流れなど、研修内容の希望など明確に伝えて委託先とすり合わせることができれば、時間も最小限で済みます。

専門的なスキルや新しい発想や刺激を得られる

外部研修はプロの講師が行いますので、正しいスキルを身につけることができますし、教えるプロの方が受講する側にとっても身に付きやすいと言えます。

また、委託先を選ぶ際に、どのようなスキルを持った講師がいいのかなどを明確にして探すことで、最先端の技術や、最新の情報なども習得することができます。

こういった刺激は慣れ親しんだ社内環境ではなかなか得るのが難しい場合が多いため、いつもは触れないスキルや考えに触れることで、社員自身の新たな発想の刺激やモチベーションの向上にもつながります。

リフレッシュになる

社外研修は、日常の業務から離れて、いつもと違う環境で学ぶことができるため、気持ちが切り替わりリフレッシュにもなります。

また、社内研修の場合は、面識のある社内の人が話すことにより新鮮味に欠ける部分もありますが、社外研修の場合は、外部の人が講師を務めることで、より真剣に聞こうとする姿勢が生まれます。

その分、研修の内容も身に付きやすくなります。

外部研修のデメリット

もちろん外部研修にもデメリットはあります。

社内研修に比べて費用が掛かる

外部研修は、外部の企業に委託して研修を実施してもらうので、当然ながら費用が掛かってしまいます。

費用は、委託先によっても異なるので、安価でも内容が薄い、講師のレベルが求めていたのと違うなどの可能性もありますし、逆に高い金額を支払ったものの、希望する内容と違った、レベルが高すぎて社員が習得できなかったということも。

一概に安い方が良いとも、高い方が良いとも言えませんので、実施の内容や講師のレベルなどを加味して総合的に研修の内容に見合った費用をかけることが大切です。

初めての場合は委託先の選定が大変

初めての外部研修を実施する場合は、委託先の選定に苦労することもあります。

企業によって、実施内容や講師のスキルなども異なるため、自社の希望にどれくらい合う委託先を見つけることができるかが重要です。

また、実施内容を明確に伝えて意思疎通をしていないと、想定外の研修内容になってしまう可能性もあります。

最初の数回、自社の希望にピッタリ合う委託先を見つけるまでは大変ですが、見つけることができれば希望も伝えやすくなったり、しっかりとこちらの要望を汲んだプログラムで研修が行えるようになるでしょう。

委託先を見つける際は、研修の概要の案内や実績、どこまで相談できるのかなど事前に確認していただくと良いでしょう。

パソコン教室が社員研修で注目

今、パソコン教室でも社員の研修を行っているのをご存知ですか？

人材育成の研修の手段として、今、パソコン教室も注目されています。

大勢の社員で一斉授業のように研修を行うようなスタイルだけではなく、研修対象の人数が少ない場合などにも有効です。

例えば、数名の新入社員や内定者に基本的なパソコンのスキルを学ばせたい、これから活躍を期待している若手社員にパソコンスキルの応用を身につけてほしい、など、少人数向けの研修として選ばれています。

教えるプロから正しいスキルを学べる

レッスンを担当するインストラクターは教えるプロであり、また、様々な資格を保有しているインストラクターも多く、正しいスキルを習得する事が可能です。

資格取得対策なども有資格者のインストラクターが行ってくれれば効率のよい学習がしていただけ、はじめての方の不安も解消されます。

パソコン教室の多くは生徒さん一人ひとりに個別に指導を行っていますから、受講生それぞれに合った教え方ができるため、スキルの習得もしやすいのが特徴です。

受講生に合った指導をしてくれる

一斉授業では受講する全員、一人ひとりに合った指導をすることはなかなか難しいです。

しかし、パソコン教室で個別指導形式で行われている授業であれば、一人ひとりの理解度に合わせて指導をしてくれますし、より丁寧により細かなサポートを受けることができます。

分からない内容も、その人に合った説明の仕方で行ってくれますから、パソコンに慣れていない方も安心して学ぶことができます。

目的に合ったプランを選択することができる

パソコン教室には様々なスキルの方が通われています。

パソコンが初めての人、仕事で役立つスキルを身につけたい人、資格を取得したい人…など目的が様々で、そのニーズに対応できるよう豊富な講座や各種プランが用意されています。

例えば、「パソコンの初心者向けに電源の入れ方やマウスの使い方から教えてほしい」「エクセルの基本から教えてほしい」「短期で実施してほしい」など、希望に合った教室を見つけることもできます。

個人の教室などでは、要望に柔軟に対応してくれるところもあるので、気軽に電話やメールなどで問い合わせてみるのもおすすめです。

受講の予約が選べるところが多い

パソコン教室を利用した研修の場合、どのタイミングで通うのかなどの時間も重要です。

業務の一環で行われているため、平日の昼間しか通えない、時間を確保できるタイミングが決まっているなど縛りが発生することも多いです。

逆に、シフト制などの場合は平日よりも土・日などに受講できる方が都合がいいなどもあると思います。

多くのパソコン教室は、自由予約制を採用しており、開講日の中から好きな曜日や時間帯を希望することができるので、通いやすい教室を選ぶことができます。

オンラインでの受講も可能

社員にパソコンのスキル研修を受けさせたいけど、「近くに教室がない」「通学したいけどアクセスが不便」「移動の時間がもったいない」などの理由で、教室に直接通うのが難しい場合があります。

そんな時は、オンラインで研修を受けることができる教室を探してみましょう。オンラインであれば、全国どこからでも受講することができるため、希望に合った教室を見つけやすくなります。

パソコンに慣れていない場合は、動画学習など画面を見るだけの研修よりも、実際に教室の講師とパソコンを繋げた状態で受講できる生レッスンスタイルの方が学習しやすいでしょう。

生レッスンスタイルであれば、分からないことはその場ですぐに聞くことができますので、受講しやすいです。

無料体験レッスンや説明会も行っている

パソコン教室では、教室の学習スタイルが受講生に合っているのかを確認してもらうための無料体験レッスンの受付・実施もしている場合があるので、積極的に利用してみましょう。

また、受講前に気になることや相談しておきたい内容、そのほかにカウンセリングを行って、お悩み解決のためのカリキュラムの提案などのサービスも行っているところもあります。

受講生の声や実績を公開している

パソコン教室のホームページを見てみると、教室の特徴や講座案内のほかに、生徒さんの声や資格試験の合格率の実績などを公開している教室も多いです。

教室選びの際には、そういった口コミや実績をチェックしてみましょう。

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