今回の記事はExcel(エクセル)｜IFS関数について紹介します。
例えば、テストの点数や業務の成績によって評価を分けたい時には、複数の条件を指定して結果を求めることができるIFS関数が便利です。
条件とその結果を入力するだけで簡単に使うことができます。
IFS関数の解説を参考になさってください。
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IFS関数のポイントと構文
IFS関数の構文
=IFS (論理式1, 真の場合1, 論理式2, 真の場合2, ...,)
「論理式には条件」が入り、「真の場合には結果の指示」を入力するのがIFS関数の特徴です。
IFS関数では、常に「論理式」と「真の場合」の組み合わせて1組となります。
「論理式1」の条件を満たしたら「真の場合1」を返し、「論理式1」の条件を満たさなければ、次の「論理式2」に進みます。
「論理式2」の条件に一致しなければ、次の「論理式3」を調べるというように、条件が一致するまで調べます。
どの条件に一致するのかを、「論理式1」→「論理式2」というように上から順に調べ、条件を満たした時点での結果が返されるのがIFS関数です。
IFS関数では、「論理式と真の場合」の組み合わせで「○○だったら△△」という条件と結果を組み合わせて記述します。
「C3が80以上だったらA」「C3が70以上だったらB」という組み合わせがIFS関数の特徴です。
最後の「TRUE」は「これまでに指定したいずれの条件にも当てはまらなかった場合」という条件を指定しています。
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IFS関数の入力方法・使い方
今回のIFS関数の例では、点数によって表示する判定の結果を3つに分けます。
- 点数が80点以上の場合はA判定
- 点数が70点以上の場合はＢ判定
- 点数が70点に満たなかった場合はＣ判定
このようにIFS関数で条件を分けて行きます。
IFS関数のように複数の引数がある場合は、ダイアログボックスを使って関数を入力するとスムーズです。
【IFS関数の入力手順】
- 半角入力モードに切り替える
- セルに「=i」と入力する
- 「IFS」をダブルクリックする
- 数式バーの左側にある「fx」をクリックする
- ダイアログボックスの引数の欄に必要な内容を入力する
- 「OK」をクリックする
セルD3に半角で「=i」と入力し、一覧から「IFS」をダブルクリックします。
※全角入力のまま、入力を始めると関数の候補が表示されません。
※関数の候補の一覧からダブルクリックするか、方向キーで選択した後に「Tab」キーを押しても関数が入力できます。
IFS関数が挿入されます。
数式バーの左側にある「fx」をクリックします。
関数の引数ダイアログボックスが表示されます。
論理式1に「C3>=80」となるように入力し、「Tab」キーを押します。
セル【C3】をクリックすると、そのままセル番地の情報が入力欄に反映されます。
「Tab」キーを押すと、次の入力欄に移動することができます。
値が真の場合1に「A」と入力し、「Tab」キーを押します。
真の場合1の「Ａ」に自動でダブルクォーテーションが付き、「"A"」に変わります。
※ダイアログボックスを使った関数の入力では、次の入力欄に進むと、自動で1つ前のデータにダブルクォーテーションが付きます。
論理式2と真の場合2を入力します。
論理式3に「true」と入力し、「Tab」キーを押します。
※「true」は小文字でも構いません。また、「1」と入力すると「true」と同じ意味になります。
最後に見えている入力欄で「Tab」キーを押すと、次の入力欄を表示することができます。
※ダイアログボックスで最初に見えるのは論理式3までですが、IFS関数では127の条件を指定することができますので、入力欄は下に続いています。
「Tab」キーを押すか、右側に表示されているスクロールバーまたは「▼」を押すと下の入力欄を表示できます。（「▼」はスクロールバーにポインターを合わせると表示されます。）
論理式3に「Ｃ」と入力します。※このまま「OK」をクリックすると関数が確定され、結果が表示されます。
「OK」をクリックする前に、他の引数の入力欄をクリックすると、関数の最終結果を確認することができます。
※ダイアログボックスを使って関数を入力するメリットは、「ダブルクォーテーションや引数の区切りの入力が基本不要」であることと、「関数の結果を確認することができる」という点です。
入力してきた結果、誤りがあればダイアログボックスでエラーが表示されます。
「OK」をクリックすると、セルに結果が表示されます。
オートフィル機能を使って、関数をコピーすると、それぞれの条件に一致した結果が表示されます。
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IFS関数の使用例はこちら
ここからいくつかの使用例を紹介します。
使う時の参考になさってください。
年齢に応じた金額を表示する
数値を条件にする時は「＝」「＜＝」「＞＝」「＜」「＞」「＜＞」のいずれかを使用して、セルの値と数値を比較します。
最後の条件は「TRUE」を使用するか、今回の例であれば13歳以上を表すように「B3>=13」と入力することも可能です。
部署に応じて結果を分ける
条件に文字列を指定する場合は、自分でダブルクォーテーションを付ける必要があります。
ダイアログボックスを使用して入力する場合、入力するデータが文字列のみであれば自動でダブルクォーテーションが付きますが、条件のように数式と文字列を組み合わせて入力する場合は自分でダブルクォーテーションを付けます。
もし付け忘れて次の入力欄に進んだ場合、「"D3＝総務部"」のように全体がダブルクォーテーションで囲まれてしまいますので、注意が必要です。
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関数の結果が正しくない原因
関数をうまく入力出来たけど、結果がおかしい・・・という経験があると思います。
その場合は、指定した条件の順番をよく確認しましょう。
条件を指定する順番が重要
冒頭にお話ししたように、IFS関数で重要なのは、「条件を指定する順番」です。
ここでは入力した順番に条件に一致するのかを判断します。
そして、最初に一致した条件の結果が表示されてしまいます。
例えば、90点以上はＡ判定、70点以上はＢ判定という条件で結果を表示するのに、1つ目に「70点以上の場合はB」と入力してしまうと、90点以上もすべて「B」になってしまいます。
文字列を条件とした場合は、このようなことは起こりませんが、数値を条件にした場合は記述する順番に注意が必要です。
入力した順に条件を判断し、条件に一致した時点で処理が実行されるため、条件を入力する順番が重要です。
数値の場合は大きい値から条件を指定するようにしましょう。
比較演算子が合っていない
条件を指定する際、「＝」「＜＞」「＜＝」「＞＝」「＜」「＞」のいずれかを使用します。
条件を指定する際は、「＜」や「＞」の向き、セルの値と入力した数値をどう比較しているのかをよく確認しましょう。
「＝」 等しい
「A1=5」の入力で、「A1の値が5だったら」という条件が指定できます。
「＜＞」 以外
「A1<>5」の入力で、「A1の値が5以外だったら」という条件が指定できます。
「＜＝」 以下
「A1<=5」の入力で、「A1の値が5以下だったら」という条件が指定できます。
「＞＝」 以上
「A1>=5」の入力で、「A1の値が5以上だったら」という条件が指定できます。
「＜」 より小さい
「A1<5」の入力で、「A1の値が5より小さかったら」という条件が指定できます。
「＞」 より大きい
「A1>5」の入力で、「A1の値が5より大きかったら」という条件が指定できます。
「＝」と「＜＞」については、文字列でも使用が可能です。
「A1="Excel"」で「A1がExcelだったら」、「A1<>"Excel"」で「A1がExcel以外だったら」となります。
ダブルクォーテーションや半角カンマが入力されていない
ダイアログボックスを使わずに入力した場合、自分で文字列にダブルクォーテーションを付けたり、半角カンマを入力して引数を区切らなければいけません。
それらを忘れてしまうと、正しい結果が返らなかったり、エラーが表示されてしまいます。
また、ダイアログボックスを使用した場合でも、文字列を条件に指定する場合は、自分でダブルクォーテーションを付ける必要があるので注意が必要です。
IFとの使い分けは？
IF関数だと1つの条件指定となります。
より多くの条件を指定することができる時に使いたいのが「IF S 関数です」です。
IF関数の構文は、「=IF（論理式,真の場合,偽の場合）」となっていて、条件に応じて表示できる結果が2つまでとなります。
一方「IF S 関数」の構文は、「=IF（論理式1,真の場合1,論理式2,真の場合2,論理式3,真の場合3,...）」となっていて、複数の条件に応じて結果を分けることができるので、3つ以上の条件に応じて表示させる結果を変えたい場合は、IFS関数が便利です。
「IFS 関数」は、Office2016以前で使用するとエラーになってしまいます。
その場合は、IF関数をネストして複数の条件を指定することも可能です。
「IF S関数」が使用できないバージョンの場合は、下記の記事を参考に、IF関数をネストして行ってみてください。
Excel（エクセル）IF関数で条件を複数指定する方法をわかりやすく解説
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