ピボットテーブルは、データ分析やデータ集計のための便利な機能で、ビジネスで使用頻度の高く習得しておいて損はないスキルです。
しかしピボットテーブルの作成やフィールドの入れ替えはできるものの、ピボットテーブルを作成したときに参照した表に、新しく行が追加されたのに、その範囲が反映されず困るという方も多いのではないでしょうか。
作成のスキルが身に付いたら、さらにこういったパターンの対応方法も知っておくのがおすすめです。
ピボットテーブルの元のデータの範囲が変更された場合、その範囲を修正する必要があります。
そこで、今回の記事ではピボットテーブルの元のデータが新しく追加された場合など、参照している範囲を変更する方法について紹介します。
その他のピボットテーブルの作り方の基本や操作など、ピボットテーブル関連の記事は、下記で解説していますので、ぜひご覧ください。
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ピボットテーブル データ範囲の変更
まず、ピボットテーブル内のセルをどこでもいいのでクリックします。
クリックすると「ピボットグラフ分析」タブが表示されます。
「ピボットグラフ分析」タブの「データ」グループにある「「データソースの変更」をクリックします。
「ピボッドテーブルのデータソースの変更」ダイアログボックスが表示されます。
「テーブルまたは範囲を選択」の欄に現在選択しているセル範囲が入力されています。
入力欄の右端にある「↑」ボタンをクリックし、追加された行を含めたセル範囲を選択し直します。
※参照する範囲を今の範囲から1行増やしたいなどわかりやすい場合は、既に入力されている参照のセル番地を手入力で直す方法もオススメです。
範囲の修正が完了したら「OK」をクリックします。
これで、ピボットテーブルに追加した元データの内容を反映させることができます。
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ピボットテーブル 範囲の自動変更
元の表にデータが新しく追加された時に、範囲を変更する手順を解説しました。
しかし、毎回この作業をするとなるとなかなか手間でもありますね。
そんな時は、ピボットテーブルを作成する前に元となる表をテーブルにしておくと便利です。
テーブルには、範囲を自動で拡張・縮小できる機能があるので、データを追加したときにも参照している範囲を自動で変更してくれます。
元データをテーブルに変換する
まず、元データの表内のセルをクリックします。
「挿入」タブにある「テーブル」グループの「テーブル」ボタンをクリックします。
「テーブルの作成」ダイアログ ボックスが開きます。
自動でセル範囲を取得してくれるので、選択しているセル範囲が正しいか確認をします。
表の上の行や左右の列にデータが入力されている場合、範囲が正しく取得されません。
もし参照している範囲が正しくない場合は、自分で範囲を選択し、範囲を選択できたら「OK」をクリックします。
表の見た目が変わると同時に、「テーブルデザイン」タブが表示されたら、テーブルになっているということになります。
元データのテーブルを使ってピボットテーブルを作成
元データをテーブルにすることができたら、あとは、この表を使ってピボットテーブルを作成するだけです。
ピボットテーブルを作成するときの範囲選択に「テーブル」と表示されるので、そのまま操作を進め、「OK」をクリックすると「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウが画面右側に表示されます。
元データの一番下に新しくデータを追加すると、表の範囲が拡張され、選択している範囲を自動で変更してくれます。
ただし、この方法は、参照している範囲を自動で拡張して変更してくれるだけなので、追加された内容をピボットテーブルに反映する場合は「更新」をする必要があります。
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