エクセルは、Officeソフトの中でも使用頻度が高く、簡単な表の作成や数式の活用、関数を使った効率の良い作業などビジネスとは切っても切れないほど、非常によく使われています。
中でも、Excel（エクセル）のピボットテーブルは、ビジネスにおいてデータ分析やデータ集計をするのに便利なツールで、データから必要な情報を導き出し、分かりやすい形で提案することができます。
ピボットテーブルでは、「行」や「列」に何の項目を配置するかによって見え方が変わり、目的に応じてカスタマイズすることが可能で、この設定によって、データの見え方や分かりやすさ、分析のしやすさが変わってきます。
特に、年間を通してのデータを分析する場合は、各月ごとの実績や年間を通しての流れを見ることも重要です。
また、日付などの時系列以外にも、例えば年齢別といった数値ごとの分析も可能です。
そこで、今回の記事では、ピボット テーブルで日にちを月ごとにまとめて表示する方法や、データをグループ化して表示する方法について詳しく紹介します。
ぜひ参考になさってください。
その他のピボットテーブルの作り方の基本や操作など、ピボットテーブル関連の記事は、下記で解説していますので、ぜひご覧ください。
Excel(エクセル)｜ピボットテーブルのデータを手動・自動で更新する方法
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ピボットテーブル 日付を月ごとにグループ化
ピボットテーブルを作成したとき、日付が日にち単位で表示されてしまって困ることがあります。
中には、対処法がわからず「ピボットテーブルのフィールドリスト」のウィンドウで、日付を一度削除して、もう一度挿入し直したりする人もいるのではないでしょうか。
実は、ピボットテーブルには、日付をグループ化できる機能が備わっていて、それを使うことで、日付を月単位などで表示することができます。
さらにグループ化は、月単位のほか、四半期や年単位なども設定が可能で、任意の単位でグループ化することができます。
グループ化することで、ピボットテーブルが見やすくなるだけでなく、分析もしやすくなります。
日付をグループ化する方法
「ピボットグラフ分析」タブからグループ化する
ピボットテーブルの日付のセルをクリックします。
「ピボットグラフ分析」タブの「グループ」グループにある「フィールドのグループ化」を選択します。
クリックすると、「グループ化」ダイアログボックスが開きます。
「フィールドのグループ化」では、数値フィールドまたは日付フィールドをグループ化することができます。
右クリックでグループ化する
ピボットテーブルの日付のセルの上で右クリックをします。
メニューの一覧から「グループ化」を選択します。
「グループ化」ダイアログボックスが開きます。
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グループ化の設定方法
グループ化の単位は、7種類あります。
- 秒
- 分
- 時
- 日
- 月
- 四半期
- 年
月単位でグループ化する方法
単位から「月」を選択して、「OK」をクリックします。
四半期でグループ化する方法
単位から「四半期」を選択して、「OK」をクリックします。
年単位でグループ化する方法
単位から「年」を選択して、「OK」をクリックします。
週単位でグループ化する方法
単位から「日」を選択して、「日数」の設定を「7」にして、「OK」をクリックします。
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年齢をグループ化する方法
グループ化したい場面は、日付だけではありません。
例えば、アンケート結果などでは年齢を20代、30代など年代別で表示したい場合があります。
ピボットテーブルのグループ化では、日付だけでなく数値もグループ化して表示することが可能です。
年齢をグループ化する手順
ピボットテーブルの年齢の数値のセルをクリックします。
「ピボットグラフ分析」タブの「グループ」グループにある「フィールドのグループ化」を選択します。
クリックすると、「グループ化」ダイアログボックスが開きます。
「先頭の値」と「末尾の値」、「単位」の3つの入力欄が表示されます。
自動でデータの値が取得されるので、単位だけ設定することも可能ですし、任意の値と単位で設定することも可能です。
自動取得された値でそのまま設定
上記の例では、「20」から「80」までの値が「10」単位でまとめて表示されます。
自動取得された値で、単位を変更して設定
上記の例では、「20」から「80」までの値が「5」単位でまとめて表示されます。
単位を変更することで、グループ化の範囲を自由に設定することができます。
先頭の値を変更して設定
上記の例では、「先頭の値」のみ「30」に変更され、「末尾の値は」は「80」のまま、値が「10」単位で設定されています。
今回の値の最小値は「20」でしたが、それよりも大きい値を先頭の値に設定すると、演算子で「30よりも小さい値」としてまとめて表示されます。
末尾の値を変更して設定
上記の例では、「末尾の値」のみ「60」に変更され、「先頭の値は」は「20」のまま、値が「10」単位で設定されています。
今回の値の最大値は「80」でしたが、それよりも小さい値を末尾の値に設定すると、演算子で「60よりも大きい値」としてまとめて表示されます。
先頭と末尾の値を両方変更して設定
上記の例では、「先頭の値」が「30」、「末尾の値は」は「60」に変更され、値が「10」単位で設定されています。
今回の値の最小値は「20」、最大値は「80」だったため、最小値よりも大きい値を先頭の値に設定すると、演算子で「30よりも小さい値」としてまとめて表示され、最大値よりも小さい値を末尾の値に設定すると、演算子で「60よりも大きい値」としてまとめて表示されます。
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文字列をグループ化する方法
「ピボットグラフ分析」タブからグループ化する
ピボットテーブルの名前や商品名など、文字列のセルをクリックします。
グループ化したいセルを複数選択します。
複数のセルを選択するときは「Ctrl」を押しながら2つ目以降のセルをクリックします。
セルの選択ができたら、選択した状態で「ピボットグラフ分析」タブの「グループ」グループにある「グループの選択」を選択します。
クリックすると、「グループ1」として、選択した項目が1つのグループにまとまります。
2つ目のグループを作りたい時は、同じ手順でまだグループ化されていない項目を選択し、「グループの選択」をクリックします。
「グループ2」としてまとめて表示されます。
右クリックでグループ化する
選択方法は、タブを使って設定する方法と同様です。
複数選択した名前や商品名など、文字列のセルの上で右クリックをします。
メニューの一覧から「グループ化」を選択します。
これで、「グループ1」にまとめることができますので、必要に応じて2つ目以降のグループの設定をします。
グループ名の変更
グループ化した文字列は「グループ1」「グループ2」として表示されます。
例えば、「A班」「B班」や「キャンペーン商品」「新商品」など見出しを変えたい時は、編集が可能です。
「グループ1」と表示されているセルをクリックし、そのまま任意の文字を入力します。
Enterキーを押して確定すると、グループ名を変更することができます。
グループ化を解除する方法
設定したグループは、解除することも可能です。
グループ化を解除するときは、グループ化している値のセルをクリックし、「ピボットグラフ分析」タブの「グループ」グループにある「グループ解除」を選択します。
日付の場合は1日単位、年齢の場合は1歳単位になって表示されます。
また、グループ化の解除の操作も、グループ化されているセルを右クリックし、メニューの一覧から「グループ解除」を選択しても実行することができます。
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