今回の記事はExcel（エクセル）のExcel(エクセル)｜条件付き書式を使用する方法について紹介します。
条件付き書式って何？
そもそも条件付き書式とは何なのかというと、「条件に合ったセルに書式を自動で設定する」という機能になります。
簡単に言うと「指定した文字や値に、指定した書式を自動で適用する」というものです。
書式とは、簡単に言うとセルに対して行う装飾のことで、セルの塗りつぶしや、フォントの色などのことを言います。
例えば、
- 売上が○○円以下のセルに黄色の塗りつぶしを行う
- 「定休日」など特定の文字列のフォントを赤にする
など、指定した条件に合わせて書式を設定することが可能です。
ビジネスでも活用の場面が多く、一度設定すれば、データを変更して値が変わったりした場合でも自動で適用が変更されるので、作業効率も非常にいいです。
習得しておいて損はないスキルと言えます。
条件付き書式を徹底解説の画像解説
まずは、条件付き書式についてわかりやすいイラストで解説しています。
下記を開いてご覧ください。
条件付き書式の基本的な操作
まず、条件付き書式の基本的な操作について解説します。
基本的なステップは3つです。
- 適用する範囲を選択する
- 適用したい書式を選択する
- 書式を設定して適用する
この3ステップで、条件付き書式を適用することができます。
それでは最初に、基本となる操作手順で、指定した文字列のセルに書式を設定してみましょう。
ステップ① 適用する範囲を選択する
まず、条件付き書式を適用する範囲を選択しましょう。
ステップ② 適用したい書式を選択する
続いて、適用したい内容を選択します。
今回は、条件付き書式の一覧から「セルの強調表示ルール」の「文字列」を選択しましょう。
ステップ③ 書式を設定して適用する
内容を選択すると、ダイアログボックスが表示されます。
文字列の欄に、選択した範囲の最初の文字列が表示されています。
書式の欄にも初期の設定が表示されています。
文字列を他の文字列に入力し直したり、書式の一覧から用意されている他の書式を選択することも可能です。
今回は、このまま「人事部」の文字列に「濃い赤の文字、明るい赤の背景」でOKを押して適用します。
これで、選択した範囲の「人事部」の文字列に書式が適用されました。
「人事部」の文字列を他の文字列に変更したり、他の文字列を「人事部」に変更しても、書式の解除や適用が自動で行われます。
より大きい・以上以下・上位10項目
条件付き書式では、指定した数値よりも大きい値、以上や以下といった数値に条件を指定して書式を設定することも可能です。
下記で、ザックリとしたイメージをわかりやすいイラストで解説しています。
開いてご覧ください。
より大きい・より小さい
「より大きい」を指定する場合
適用したい範囲を選択して、条件付き書式の「セルの強調表示ルール」から「指定の値より大きい」を選択します。
今回は、5年より長い社歴のセルに書式を指定したいので、値に「5」を入力し、一覧から書式を設定しましょう。
「5」より大きい値なので、「5を含めない値」のセルのみ書式が適用されます。
「より小さい」を指定する場合
今回は、先ほど「より大きい」の条件を指定した範囲にそのまま「より小さい」の書式を指定します。
範囲選択は解除せず、そのまま次の条件を指定しましょう。
条件付き書式の「セルの強調表示ルール」から「指定の値より小さい」を選択します。
5年より短い社歴のセルに書式を指定したいので、値に「5」を入力し、一覧から書式を設定しましょう。
「5」より小さい値なので、「5を含めない値」のセルのみ書式が適用されます。
以上・以下
「以上」を指定する場合
まず、条件付き書式を設定したいセル範囲を選択します。
条件付き書式から「新しいルール」をクリックしましょう。
新しい書式ルールのダイアログボックスが表示されます。
ルールの種類から「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択しましょう。
続いて、ルールの内容を編集します。
一覧から「次の値以上」を選択し、値の欄を入力します。
今回は、自分で適用する書式を設定するので、書式をクリックしましょう。
セルの書式設定のダイアログボックスが表示されます。
塗りつぶしタブを選択し、任意の色を選択しましょう。
選択ができたら、OKをクリックします。
先ほど指定した書式がプレビューに表示されます。
内容を確認したら「OK」をクリックします。
すると、先ほど指定した値を含めたセルに書式が適用されます。
「以下」を指定する場合
続いて、先ほどと同じ範囲に、次は「指定した値以下」の書式を設定しましょう。
先ほどと同じ手順で設定を進めましょう。
今回は、一覧から「次の値以下」を選択し、値を入力し、書式を設定したらOKをクリックします。
指定した値を含めたセルに書式が適用されます。
上位10項目
書式を適用するセル範囲を選択し、条件付き書式から「上位/下位ルール」から「上位10項目」をクリックします。
ダイアログボックスが表示されます。
項目を変更したら、OKをクリックします。
選択した範囲で、条件を満たすセルのみ書式が適用されます。
セルの値が変更された場合でも、値に合わせて書式が適用されるセルも変更されます。
★ポイント★
条件付き書式では「上位10項目」「下位10項目」「上位10％」「下位10％」と表示がありますが、項目数やパーセンテージの割合などは自由に変更することができます。
「上位3項目のみ書式が設定したいのに、10項目しか見当たらない…」と困ることがあるので、覚えておきましょう。
数式を使って書式を設定する方法
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