今回の記事では、見積書の作り方・書き方について詳しく紹介します。
見積書は、請求書や納品書、領収書などと同様に、業務で用意する機会も多いですが、いざ作成しようとしたとき、何から始めたらいいのか、どんな内容を記載するべきなのかなど、慣れていないと分からないことも多いです。
そこで、初めての方や慣れていない方にもわかりやすいように、見積書とは何なのか、何を記載したらいいのかといった基本から、作成の注意点などを解説します。
ぜひ参考になさってください。
請求書の作り方については下記の記事をご覧ください。
エクセル｜請求書の書き方、作り方を解説｜初心者にも作れる方法
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見積書ってそもそも何？
見積書とは、ビジネス上重要な役割を果たす文書で、正式な契約をする前にクライアントに対して費用の目安を提示するものです。
見積書は、取引で発行する書類の一番最初の書類で、メールや電話などでクライアントから仕事の依頼を受けて、実際に契約をする前に発行する書類になります。
クライアントはその内容を確認し、調整が必要な部分については、契約前に事前に契約内容や費用などの擦り合わせや交渉などが可能で、契約を提携するかどうかを検討することができます。
見積書は、商品やサービスの提供に関連する費用や条件をクライアントに提案するために使用され、サービスの詳細な説明、金額、限度額、合計金額、支払条件などが記載されます。
クライアントに提供する予定の仕事やプロジェクトの見積りを明確に伝え、双方が合意できる取引条件を確認することができます。
このように、見積書は信頼関係の構築にも役立ち、ビジネスのプロセスで重要な役割を果たすため、効果的な作成と正しい管理が求められます。
見積書は、契約前の段階で作成する書類で、どのくらいの費用などが必要なのかを伝える書面なので、経理に提出して計上する必要はありませんが、取引の流れとして、保管しておくと良いでしょう。
なぜ見積書が必要なのか
信頼関係の構築にも重要な見積書ですが、実は法的に発行義務はありません。
発行しなくても特に問題はありませんが、正式に仕事を受注する前に発行する証憑書類であり、クライアントとの取引を円滑に進めるために重要な書類です。
商品やイベントの発注などを取引先に行う時、金額の確認をしないと、何にいくらかかるのかなど不透明なままになってしまいます。
そのくらい費用が掛かるのかわからず、予想以上の金額を請求されると困りますので、書面に残すことで、クライアントの信頼を得るだけでなく、トラブルの抑止が期待できます。
見積書に記載すべき内容は正確に記載し、作成するようにしましょう。
見積り作成に必要な基本項目
見積書には、決まったフォーマットはありませんが、必要な情報を洩れなく押さえておくことがポイントです。
タイトル・件名
見積書であることがわかるように、一番上に部分に「御見積書」「見積書」といったタイトルを記載しましょう。
また、件名の欄には、何についての見積もりなのかを記載します。
宛先
宛先は、相手の会社名や個人名などを記載します。
所在地・名称・屋号などを記載しましょう。
また、「御中」と「様」の使い分けですが、法人や中小企業など企業宛は「御中」、個人宛は「様」となり、この2つを同時に使用することはできません。
差出人の名前
差出人は、見積書を発行する側の情報になります。
会社名、所在地、電話番号、FAX、メールアドレス、担当者名を記載するようにします。
見積書の通し番号
必須ではありませんが、管理上、見積書の通し番号を付けておくと便利です。
番号を付ける際は、重複しないように注意しましょう。
発行日
いつ発行された見積書なのかを明確にするため、年月日で発行日を記載します。
有効期限の記載と合わせて必要な項目になります。
有効期限
見積書の有効期限を記載します。
記載は、年月日で記載するケースと、発行日から1ヶ月以内などで記載するケースがあります。
有効期限を過ぎてしまった見積書は、再度、作成する必要があります。
業種によって違いはありますが、2週間〜6ヶ月の間で有効期限を設定することが一般的です。
納期
受注後、どのくらいの期間で納品などが可能なのかを記載します。
実現可能な納期を記載し、契約が成立した場合はその納期を遵守する必要があります。
見積もり合計金額
小計や値引きなどすべての計算をした結果の税込の金額を記載します。
見積もりの内容
品目名
品目名は、具体的に何を提供するのか、その内容や仕様を明確に内容を記載します。
例えば、建築業など1つの契約で実施する内容が多岐にわたり細かく記載ができない場合は、「〇〇一式」などで記載することがあります。
示すことで、顧客は提案された商品やサービスを正確に理解することができます。商品やサービスの詳細は、顧客の要望やニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
単価
商品や実施内容など1個当たりの価格を記載します。
価格が付けられないサービスなどは空欄でも構いません。
個数
提供する個数・数量を記載します。
サービスなどの記載が難しい内容については、空欄または「一式」と記載します。
小計
各商品の「単価×数量」の金額を記載します。
消費税
消費税率を明記します。
合計金額
小計と消費税額を合計した金額を記載します。
値引きなどがあった場合は、それを差し引いた金額を記載しましょう。
備考欄
備考欄には、特記事項や補足説明、条件などがある場合に記載します。
振込先の口座や手数料の負担などについて記載も可能です。
また、発行した見積書について確認する際の、担当者名や連絡先を記載しておくと、先方も安心です。
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見積書に関する疑問を解決
見積書は必ず必要？
見積書の作成は、法的な義務はありませんが、取引を円滑に進めるために重要な書類と言えます。
また、行政関係の申請の際には、見積書の添付が必要になっている場合もありますので、作成しておくのが一般的です。
用紙のサイズは？
見積書を作成する用紙のサイズは、A4サイズが一般的で、標準的寸法は210mm × 297mmとなっています。
送付方法は？
①メール
見積書をPDFに変換してメールで送ることで、改ざんの防止にもなります。
メールで送る際は、見積書であることがわかるよう件名に記載しましょう。
メールの本文もあいさつ文などビジネスマナーに沿った内容を入力し、送るようにしましょう。
②郵送
郵送の場合は、長形3号の封筒に三つ折りにして入れ、総重量に合った切手を貼付します。
また、封筒には送付状を同封し、送付状には日付、宛名、差出人名や簡単な挨拶と送付書類を箇条書きで記載するのがビジネスマナーと言われています。
封筒には、差出人と送り先の住所などの情報のほかに「見積書在中」と記載しておきましょう。
また、送付状を郵送した旨を相手先に連絡しておくと安心されます。
③手渡し
打ち合わせなどで直接会う場合、そのタイミングで見積書を渡して確認してもらうということも可能です。
手渡しの際にも、郵送同様、見積書を封筒に入れますが、直接渡す場合は送付状は不要です。
「見積書在中」は記載しておきましょう。
印鑑は必要？
基本的には、印鑑は必要はありません。
しかし、見た目の印象や相手側から求められるなどの場合は押していても問題はありません。
相見積もりって何？
相見積もりとは、見積もりを1社ではなく複数の会社に依頼することをいいます。
それぞれの会社から受け取った見積書を比較して、発注先を検討します。
相見積もりを取ることで、価格の相場がわかります。
見積書の保管は必要？
見積書は電子帳簿保存法の対象書類となっています。
法人の場合の保管期間は、確定申告書提出期限の翌日から原則7年間となっており、個人事業主の場合の保管期間は原則5年間と義務付けられています。
インボイス制度ってなに？
2023年10月開始のインボイス制度とは、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるもので、「適格請求書等保存方式」という制度です。
結論で言うと、見積書や注文書は費用・経費が発生する前段階の書類になるので、内容の変更は必要ありません。
見積書の作成方法を紹介
手書きで作成
見積書の用紙は一般的な事務用品店や文具店、オフィス用品のオンラインストアなどで、販売されているものを購入して使用することができます。
市販の見積書用紙には、見積書で必要な項目やフォーマットが印刷されているものもありますので、手書きで見積書を作成する際に必要な項目の漏れや書き漏れを防ぐことができます。
用紙の選び方のポイントとしては、自分の必要とする項目やデザインに合ったものを選ぶことが重要です。
用紙のサイズや色、項目の配置など、自分が見積書で表現したいイメージに合致するものを選ぶと良いでしょう。
また、手書きの際は、なるべく読みやすく、丁寧に書くように心掛けましょう。文字の大きさや間隔を均等に保つことで、見やすくすることがポイントです。
手書きで作成した見積書は、スキャナーで読み込むことでデジタル形式に変換できますので、手書きでもメールに添付して送付することが可能です。
見積書作成サービスの活用
クラウド見積書作成サービスは、専門 知識や高度なスキルを持つことなく、簡単に見積書を作成することができるため、帳票発行業務の効率化を図ることができるというメリットがあります。
また、必要な情報を入力するだけで自動的に計算やフォーマットが行われるため、手間や時間を節約ができるだけでなく、手動で計算する場合に比べてヒューマンエラーを防ぐことができ、正確な見積書を作成することができます。
クラウド見積書作成サービスでは、デザインやカスタマイズオプションが提供されているものがあり、見積書のレイアウトや色、フォントなどを自由に選ぶことができ、見積書をよりプロフェッショナルな印象に仕上げることもできます。
サービスを利用する際には、どこが運営しているサービスを利用するのかをまず決める必要があります。
「クラウド見積書作成サービス」や「オンライン見積書作成ツール」などのキーワードで検索を行い、各サービスのWebサイトに掲載されている、機能や特徴、料金プランなどを比較して、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
重要な機能としては、見積書の作成・編集機能、デザインカスタマイズの自由度、計算機能、データ管理や保存機能などがありますが、提供元によりサービス内容が異なりますので、しっかりと確認しましょう。
公式サイトの情報のほかに、各サービスのレビューや評価を参考にすることも有効です。実際に利用したユーザーの意見や評価を見ることで、サービスの信頼性や満足度を判断できます。
興味のあるサービスについては、質問や疑問点を直接問い合わせてみたり、お試し期間や無料プランを提供している場合は、それらを活用して実際に使用感を試すこともおすすめです。
テンプレートの活用
テンプレートを活用すれば、見積書のフォーマットや必要な項目がすでに設定されているため、初めて見積書を作成する人でも簡単に作成することができます。
また、見積書のデザインやレイアウトをゼロから作る手間が省けるため、必要な情報を入力するだけで見積書が完成しますので、作業効率が良いです。
Excelやオンラインで提供される無料の見積書テンプレートや、有料のテンプレートを購入することもできます。
選んだテンプレートをダウンロードしてExcelなどのソフトウェアで開いて作成することができます。
テンプレートによっては、ロゴの追加やカラースキームの変更など、見積書を自分の企業に合わせてカスタマイズすることが可能です。
無料のテンプレートはデザインが限られていたりするものもあるので、自社のオリジナリティを出しにくい場合がありますが、その場合は、有料のテンプレートを活用するなどでデザインやカスタマイズオプションが提供される場合があります。
自社のニーズや予算、デザイン要件に応じて、Excelや無料提供サービス、有料テンプレートのいずれかを選択することができます。
エクセルで作成
エクセルで見積書を作成すると、見積書のレイアウトや計算式、書式設定などを自由にカスタマイズでき、自社のニーズやブランドイメージに合わせた独自の見積書を作成できます。
また、エクセルはデータの追加や編集が簡単にでき、見積書の内容や項目を柔軟に変更することができます。
さらに、エクセルの機能やマクロを活用して、見積書の自動化や追加機能の実装も可能なため、費用をかけることなく作業効率をアップさせることも可能です。
エクセルで見積書を作成する場合、エクセル初めて使用する人、慣れていない人の場合、また、複雑な計算や書式設定が必要な場合など、熟練度やスキルによっては、作業に時間がかかる場合もあります。
エクセルで作成した見積書は、自社の見積書のテンプレートとして保存することが可能ですので、一度作成してしまえば、そのあとは必要な内容のみを入力して効率よく見積書を作成することができます。
関数や数式を使用して、価格の計算や合計金額の自動集計を行うことが可能ですので、数式などに間違いがないように作成することが重要です。
見積書の送付は印刷して郵送することも、PDFに変換してメールなどで送付することも可能ですし、データの管理もしやすいので普段からエクセルを活用している業務にはオススメの方法です。
どの作成方法を選ぶのが良いの？
手書きは効率が悪い
まず、効率で言えば、手書きが一番効率が悪いと言えます。
その都度、書く必要があり、書き損じの場合には書き直す手間もかかります。
計算なども手計算で行うことになり、間違っていないかを何回もチェックして作成しなければいけないので、時間がかかります。
その他の選択肢がどれも選べない時の最後の方法と言えます。
作成する件数が多い場合
見積書の作成の件数が多い場合は、おそらく、そのほかの書類の作成や管理の件数も多くなります。
契約が成立して受注をした場合、その後、納品、請求、検収のために正しく管理しなければなりません。
処理や管理をする件数が非常に多い、その業務に割く時間を減らしたい…という場合は、見積書作成サービスの活用がオススメです。
提供している会社によってサービス内容は異なりますが、受発注の管理を始め、売上・仕入の管理や入金・支払管理なども一括して管理ができるサービスもあります。
そのほかにも、確定申告ソフトとの連携なども可能で、業務効率を上げられるものや、内容も法人向け、個人事業主向けのプランから選べるものもあります。
一定の費用は掛かってしまいますが、管理を自動化したい、効率を上げたい人にオススメです。
作成する件数が少ない場合
作成する件数が少ない場合は、パソコンを使用して自分で作成する方法がオススメです。
自分でパソコンを使用して作成する方法としては「テンプレートの活用」と「自分で作成する」といった2つの選択肢があります。
テンプレート
テンプレートは無償・有償があり、すでに項目が決められているものの内容だけ自分で入力すると、それだけで計算もすべて自動でされますので、楽に作成することができます。
逆に言うと、自分でカスタマイズできないものもあるので、自社の見積書の追加したい内容を追加できないという場合もあります。
もちろん、自分で必要な項目を追加したり、不要な内容を削除することもできるものもありますが、エクセルのスキルゼロではアレンジも難しいでしょう。
エクセルで自分で作成
前述したように、エクセルで自分で作ることができれば、自由自在にカスタマイズできるので、自社独自の見積書を作成することができます。
また、必要に応じてその都度修正も可能ですし、自作した見積書をテンプレートにしておけば、２回目以降の発行は必要な内容を入力するだけで完了します。
簡単な見積書であれば、エクセルの基礎のスキルがあれば作成可能なので、オススメです。
見積書作成｜オススメは作成スキル習得
作成する件数や頻度が少ない場合、クラウドサービスなどを導入するよりは自分で作るスキルを習得していた方がいいでしょう。
特に、エクセルのスキルは、見積書の作成だけでなく、他の業務でも活かせるスキルですので、総合的に考えると、スキルの習得がオススメと言えます。
テンプレートに頼ることもできますが、テンプレートを修正するにもエクセルのスキルは必要です。
便利なサービスなどを利用するにしても機械操作に慣れていないと難しいことも多く、そういった視点からも考えると、パソコンやエクセルが苦手、不得意という状況よりも少し慣れている状態の方が良いですよね。
見積書を見ると、一見難しいことをしているようにも見えますが、実は、エクセルの基礎的なスキルで作成することができます。
見積書の作成に必要なスキル
見積書の作成に必要なエクセルのスキルは
- データ（文字列や数値）の入力
- データの削除・コピー・移動・編集
- 列の幅や行の高さの調整
- 罫線やセルの塗りつぶし
- セルの結合
- 数式やSUM関数の活用
- PDFの発行
このようになっており、これができれば見積書の作成だけでなく、その他の書類の作成にも役立ちます。
スキルを習得する方法
では、見積書のスキルを習得するにはどのようにすればいいのかをご紹介します。
独学で学ぶ
見積書の作成に必要なスキルは、市販されているテキストや学習サイトなどを見て学習、あるいは身近な詳しい人に聞いて習得することも可能です。
エクセル入門やエクセル基礎などの内容のテキストや学習サイトを活用して学ぶと良いでしょう。
その際にわからないことがあれば、ネットで検索して解決するのがオススメです。
独学に向いている方は「分からないことを自分で調べて解決できる」という方です。
ネットで調べる、あるいは身近な人に聞いて解決できる方は独学で学習してみましょう。
下記の記事で、見積書の作成に必要なスキルを紹介しています。
学習の参考になさってください。
Excel（エクセル）の勉強ができる練習サイト｜おすすめ５選
パソコン教室でスキルを身につける
独学は自分には難しそう…頑張ってみたけどちょっと難しかった…。
そういった方にオススメの方法は、パソコン教室に通ってスキルを身につけるという方法がオススメです。
独学よりも費用は掛かってしまいますが、見積書の作成で身につけたスキルは他の業務にも活用できるものですので、通って損はないと思います。
もちろん、会社内で勉強会をするなども方法の一つですが、教えるプロから学ぶことでスムーズにスキルを身につけることができます。
見積書のスキルを身につけるための教室を選ぶポイント
パソコン教室と一言で言ってもその仕組みは様々です。
パソコンやエクセルの初心者の方、苦手な方が選ぶ時のポイントを紹介しますので、参考になさってください。
初心者OKの教室
「パソコン初心者大歓迎」など、パソコンやエクセル初心者の方や苦手な方に対応している教室がオススメです。
初心者向けの講座やプランがある教室を選ぶと良いでしょう。
レッスンが個別指導形式
個別指導とは、教室にいる複数名の生徒さんが、それぞれバラバラの内容を学んでいる状態です。
つまり、自分の学びたいことを自分のペースで学ぶことができる形式が個別指導なので、パソコンやエクセルが苦手な方に向いている形式と言えます。
質問も個別に対応してくれるので、周りの人に気を遣ったり、置いて行かれるといった不安もないので安心して学習できます。
専門用語をわかりやすく伝えてくれる
パソコンの操作も大変な所に、専門用語まで飛び交ってしまうと慣れていない方は困惑してしまいます。
ですので、専門用語をわかりやすい言葉やたとえ話に置き換えてくれる教室で学ぶ方がストレスなく楽しく学ぶことができるでしょう。
受講の予約が自由
レッスンを受けるタイミングは学ぶ上でも重要です。
仕事帰りに通いたいけど開いていない、休日を利用して学びたいけど定休日だった…など、意外と受講のタイミングが壁になることが多いです。
教室によって営業時間が違うので、自分のライフスタイルに合った通い方ができる教室を選ぶのがポイントです。
仕事の持ち込みOKの教室
仕事なんて持ち込んでいいの？と思われるかもしれませんんが、教室によっては仕事持ち込みOKの所もあります。
そういった教室では、必要なスキルを習得した後に実際に会社で使う見積書を教室で作成することも可能ですし、レッスンなので、インストラクターのアドバイスももらえます。
教室を決める前に体験レッスンを利用
予約や仕事持ち込みのシステムは、教室のホームページを見れば書いてありますし、書いてなくても問い合わせをすれば解決できます。
もちろんそれで決めても良いのですが、できれば、体験レッスンを実施している教室で実際にレッスンを受けてみるのがオススメです。
その中で、質問のしやすさや学びやすさを確認してから入会するといった方法をとる方が安心です。
Excel（エクセル）が苦手であればパソコン教室で学んでみませんか？
Excel（エクセル）はかなり奥が深く、知識を得ただけは操作が身に付きにくいものです。
そんな時には、弊社のようなパソコン教室を利用するのも一つの手です。
「オンライン」にも対応している「苦手な方専門パソコン教室パレハ」にお任せください。
オンラインというと「動画を見るだけ」とか「オンラインなんてやったことがない」というご不安があるかと思います。
ですが「苦手な方専門のパソコン教室パレハ」の「オンラインレッスン」は、動画ではなく、直接講師に質問できる生レッスンです。
生レッスンでありながらリーズナブルに学べるのが人気の秘密です。
また、苦手な方に特化しているのでパソコンが特に苦手だと言う方には最適です。
パソコンが苦手でも、オンラインできる仕組みがあります。
詳細は下記をご覧ください。
Excel（エクセル）の操作が苦手な方のために、操作する上でのコツをまとめたページを用意しました。
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料金体制などは異なりますが、パレハが自信をもってご紹介できる教室です。
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