Googleスプレッドシートで作業をしていると、エクセルのデータとして提出や送付などを行う必要が出てくることもあると思います。
その際に、Excelに変換する方法が分からず、コピーしたスプレッドシートのデータをエクセルに貼り付けて修正をしているという人もおられると思います。
実は、Googleスプレッドシートで作成したデータは、意外と簡単な方法でエクセルに変換することが可能です。
今回の記事では、Googleスプレッドシートをエクセルに変換する手順と変換する時の注意点、またエクセルをGoogleスプレッドシートに変換する方法も併せて紹介します。
ぜひ参考になさってください。
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Googleスプレッドシートをエクセルに変換する方法
Googleスプレッドシートで作成したデータをエクセルに変換する場合は「ダウンロード」から行います。
エクセルのファイル形式でダウンロードすることで、Googleスプレッドシートをエクセルに変換することができます。
【Googleスプレッドシートをエクセルに変換する手順】
- 画面上部のメニューバーにある「ファイル」をクリックする
- メニューから「ダウンロード」を選択する
- 形式の一覧から「Microsoft Excel（.xlsx）」をクリックする
- パソコンの「ダウンロード」フォルダを開く
- ダウンロードしたExcelファイルを開く
- 「編集を有効にする」をクリックする
今回の例では、下記のスプレッドシートで作成した「会員リスト」のファイルをExcelに変換します。
画面上部のメニューバーにある「ファイル」をクリックし、メニューから「ダウンロード」、「Microsoft Excel（.xlsx）」の順にクリックします。
ダウンロードが実行されると、Google Chromeの場合、画面右上にダウンロード完了が表示されます。
パソコンの「ダウンロード」フォルダを開き、ダウンロードしたExcelファイルを開きます。
※ダウンロードを実行した際に、画面の右上に表示される通知ボタンからもダウンロードしたExcelファイルを開くことができます。
エクセル画面上部の「編集を有効にする」をクリックします。
※インターネットでダウンロードしたファイルは、セキュリティー面から下記のように「保護ビュー」として表示されます。
「編集を有効にする」をクリックすることで編集等の操作が可能になります。
これで、Excelファイルに変換して編集操作ができるようになりました。
※Excelファイルに変換することはできますが、列幅など調整が必要になることがあります。
編集可能になったら、フォントの種類や列幅などの調整を行いましょう。
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スプレッドシートをエクセルに変換する時の注意点
数式や関数が正しく動作しないことがある
GoogleスプレッドシートとExcelで、互換性がない機能や関数などがある場合があります。
そのため、スプレッドシート特有の関数など、エクセルで対応していない関数を使用している場合は、変換するとエラーが表示されることがあります。
対策
- あらかじめ、エクセルと互換性のある関数に変更しておく
- 必要に応じて「値のみ貼り付け」にしてエラーを回避するようにしておく
このような方法で対策をすると良いでしょう。
データの書式が崩れることがある
Excelに変換したファイルを開くと、罫線やセルの色、フォントサイズなどが変わる場合があります。
また、スプレッドシート独自の色やフォントは、Excelでサポートされていないことがあるため注意が必要です。
対策
書式崩れが発生した場合は、ダウンロードをした後に必要に応じてExcel側で修正をしましょう。
Excelに変換してファイルを開くと、意外と書式が思っていたのとは違っていたり、条件付き書式やグラフなどが正しく反映されていない、正しく表示されないという場合もあります。
どうしても互換性の点から、完全な状態で変換するというのが難しい場合があるので、あらかじめ対策をしておくか、変換後に気付いた点についてはエクセル側で修正をする必要があります。
変換後に一度、数式、関数、条件付き書式、入力規則などの設定を一通り確認しておくのがおすすめです。
Excelファイルをスプレッドシートに変換する方法
エクセルで作成したデータもGoogleスプレッドシートに変換することが可能です。
【エクセルをGoogleスプレッドシートに変換する手順】
- 画面上部のメニューバーにある「ファイル」をクリックする
- メニューから「インポート」を選択する
- 「アップロード」タブをクリックする
- 「参照」からファイルを選択またはファイルをスプレッドシート画面にドラッグ＆ドロップする
- インポートする場所を指定する
- 「データをインポート」をクリックする
- 「今すぐ開く」をクリックする
今回の例では、エクセルで作成した「商品リスト」のファイルをGoogleスプレッドシートに変換します。
画面上部のメニューバーにある「ファイル」をクリックし、メニューから「インポート」を選択します。
画面が切り替わったら右端の「アップロード」タブをクリックします。
「参照」をクリックしてファイルを選択するか、ファイルをスプレッドシート画面にドラッグ＆ドロップしてデータを読み込みます。
インポートする場所のリストをクリックします。
一覧から、インポートする場所を指定します。
インポートする場所は、「スプレッドシートを新規作成する」「新しいシートを挿入する」「スプレッドシートを置換する」の3種類から選択することができます。
インポート場所を指定したら、「データをインポート」をクリックします。
※今回は「スプレッドシートを新規作成する」を選択しています。
インポートが完了したら「今すぐ開く」をクリックします。
これで、エクセルで作成したファイルをGoogleスプレッドシートに変換することができました。
ExcelをGoogleスプレッドシートに変換する場合についても、列幅や書式など体裁が崩れることがありますので、変換後にGoogleスプレッドシート側で調整を行いましょう。
Excel（エクセル）を手っ取り早く覚える方法
Excel（エクセル）は、仕事の中で最も使われているソフトといっても過言でありません。
仕事の現場では、かなり多くの事を要求され、またそれが当たり前になってきています。
中々Excel（エクセル）が覚える事が出来ない方は、ちょっとしたコツを知らないので操作を苦手とされているケースが多いです。
そのコツを覚えるだけで日常のストレスは大幅に改善されます。その感覚を覚えれば使いこなせます。
ご自身で学習されるのもよいですし、弊社のようなパソコン教室を利用するのも良いです。
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