Googleスプレッドシートで作業していると、重複するデータが入力されてしまうことがあります。
スプレッドシートは、複数名での作業も行うことができるため、他の人と同じデータを入れてしまうなどもありますよね。
そんな時は、重複データのセルに色を付けてチェックをしたり、状況に応じて重複データを削除して必要なデータのみを残す必要があるかと思います。
そこで、今回の記事では、「条件付き書式を使って重複するデータのセルに色を付ける方法」「COUNTIF関数で重複データを数える方法」「重複データの一括削除機能の活用方法」を紹介します。
それぞれ、作業のコツやポイントがありますので、ぜひ参考になさってください。
スプレッドシート操作情報
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スプレッドシートで重複データに色付けするのって難しい…
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スプレッドシートに重複の色付け機能はない
重複するデータを簡単に見分ける方法として便利な機能と言えば、条件に応じて自動でセルに塗りつぶしを行うことができる条件付き書式を思い浮かべる人も多いでしょう。
しかし、エクセルでは、上記のように「条件付き書式」の中に「重複する値」という条件が用意されていますが、残念ながらGoogle スプレッドシートの条件付き書式には、重複するデータという条件があらかじめ用意されていません。
そのため、Googleスプレッドシートで重複するデータに色付けをしたい場合は、条件付き書式の条件を関数を使って指定する必要があります。
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重複データに色付けする方法
入力したデータの中に重複しているデータがないかを色付けしたい場合に必要なのは
- 条件付き書式
- COUNTIF関数
この2つです。
条件付き書式とCOUNTIF関数必要
条件付き書式とは、その名の通り「指定した条件に一致したセルにのみ書式を適用する機能」です。
そして、この"条件"として指定する時に使うのがCOUNTIF関数です。
COUNTIF関数は、指定した条件に一致したデータの個数を返す関数です。
COUNTIF関数の構文は、「=COUNTIF(範囲, 検索条件)」となっていて、選択した範囲の中に指定したデータが何個あるのかを教えてくれます。
重複しているデータがあれば、関数の結果は「2」以上の値が返ってきます。
このように「条件付き書式」と「COUNTIF関数」の2つを組み合わせることで、重複したデータのセルに色付けをすることができます。
条件付き書式で重複データに色付けをする方法 (列指定)
【条件付き書式で重複データに色付けをする手順】
- 条件付き書式を適用するセル範囲を選択する
- 「表示形式」をクリックする
- 一覧から「条件付き書式」をクリックする
- 「セルの書式設定の条件」をクリックする
- 一覧から「カスタム数式」をクリックする
- 条件の入力欄にCOUNTIF関数を使って条件を入力する
- 色付けの書式設定を行う
- 「完了」をクリックする
今回の例では、B列に入力された参加者の名前から重複したデータのセルに黄色の塗りつぶしを設定します。
条件付き書式を適用するセル範囲を選択します。今回は、B列を列選択します。 
「表示形式」をクリックし、一覧から「条件付き書式」をクリックします。
右側に「条件付き書式設定のルール」ウィンドウが開きます。「セルの書式設定の条件」をクリックします。
一覧から「カスタム数式」をクリックします。
条件の入力欄にCOUNTIF関数を使って「=COUNTIF(B:B,B:B)>1」となるように数式を入力します。
※「=COUNTIF(B:B,B:B)>1」と入力することで、同じ範囲から同じデータを数えて「1」よりも大きいセルという条件を指定することができます。
「書式設定のスタイル」の右端の「塗りつぶし」の書式から「黄色」を選択し、「完了」をクリックします。
これで選択した範囲内の重複するデータのセルに塗りつぶしの設定をすることができました。
条件付き書式で重複データに色付けをする方法 (セル指定)
今回の例では、セル【B2:D7】に入力された参加者の名前から重複したデータのセルに塗りつぶしの設定をします。
基本的な手順は、列指定のときと同じになります。
条件として入力するCOUNTIF関数の入力に注意しましょう。
条件付き書式を適用するセル範囲を選択します。今回は、セル【B2:D7】を選択します。
「表示形式」をクリックし、一覧から「条件付き書式」をクリックします。
「セルの書式設定の条件」を「カスタム数式」に変更します。
条件の入力欄にCOUNTIF関数を使って「=COUNTIF($B$2:$D$7,B2)>1」となるように数式を入力します。
※今回は、参照するセル範囲を固定するため「$B$2:$D$7」と絶対参照で入力します。
これで指定したセル範囲の重複するデータに塗りつぶしをすることができました。
重複しているデータの一方を削除すると、重複するデータがなくなるため塗りつぶしが解除されます。
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