Googleスプレッドシートを使ってみたけど、「上書き保存」とか「名前を付けて保存」っていう項目やボタンが見当たらない…とお困りではありませんか？
また、Googleスプレッドシートの保存ってどうやるの？保存した覚えはないけど保存されてるみたいだけど大丈夫？と不安になられる方は意外と多いです。
そこで、今回の記事では、Googleスプレッドシートの保存方法やパソコンのデスクトップなどに保存する方法について紹介します。
ぜひ参考になさってください。
Googleスプレッドシート操作情報
Googleスプレッドシートでダウンロードする方法と出来ない時の対処方法
スプレッドシートでプルダウンを作成する方法｜編集・設定・削除方法
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スプレッドシートは手動で保存が不要
結論から言うと、作業中の編集内容を手動で「保存」する必要はありません。
GoogleスプレッドシートにはExcel(エクセル)のように「名前を付けて保存」や「上書き保存」という、ユーザーの操作で保存操作をするという仕組みがありません。
Googleスプレッドシートは自動保存される
Googleスプレッドシートは、Webブラウザ上で作業することができるツールのため、デスクトップやUSBなどに保存して使用するものではありません。
そのため、Googleスプレッドシートでは、変更を繰り返すたびに実行した編集作業が自動で保存されます。
保存は、Googleドライブ上で行われ、インターネットに接続されていれば数秒以内に反映されるので、手動で「保存」ボタンを押す必要はありません。
保存されているかの確認は、画面上部に「ドライブに保存しました」と表示されることで、保存が完了していることを確認することができます。
このようにGoogle スプレッドシートは、保存し忘れによるデータ消失を防ぐ仕組みになっています。
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保存内容は変更履歴から復元も可能
Googleスプレッドシートでは、クラウド上に自動で編集した内容が保存されるため、作成中のデータをユーザーが誤って削除してしまうというトラブルが起こりません。
また、Googleスプレッドシート上で行った変更操作は「変更履歴」として記録が残ります。
過去の編集内容は自動で記録され、必要に応じて特定の時点に戻すことができます。
【変更履歴の確認と復元方法】
- 画面上部のメニューバーの「ファイル」をクリックする
- メニューから「変更履歴」→「変更履歴を表示」をクリックする
- 画面右側に表示された編集履歴の一覧から復元したいバージョンを選択する
- 画面上部の「この版を復元」をクリックする
メニューバーの「ファイル」をクリックし、「変更履歴」→「変更履歴を表示」の順にクリックします。
※この他に、Windowsの場合は「Ctrl + Alt + Shift + H」、Macの場合は「 ⌘ + Option + Shift + H」のショートカットを使用することも可能です。
画面右側に表示された編集履歴の一覧が表示されます。
一覧から復元したいバージョンを選択し、画面上部の「この版を復元」をクリックするとその時点の状態を復元することができます。
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オフラインで作業した内容も保存できる
Googleスプレッドシートは、事前に設定をしておけば、オフラインでも作業が可能で、その内容も保存されます。
【オフラインで作業する設定をする方法】
- 画面上部のメニューバーの「ファイル」をクリックする
- メニューから「オフラインで使用可能にする」をクリックする
オフライン中に編集した内容は、インターネット接続が回復すると、自動的にクラウドと同期されます。
手動で保存する必要はありません。
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パソコンに保存したい場合はダウンロード
- スプレッドシートで作成した書類をパソコンのデスクトップに保存したい…
- メールに添付して送りたいからパソコンに保存しないといけない
など、Googleスプレッドシートで作成した書類をパソコンに保存したいという場合があると思います。
Googleスプレッドシートをパソコンに保存してローカル環境で作業を行いたい場合は、スプレッドシートをダウンロードする必要があります。
ダウンロードできる形式
Googleスプレッドシートでダウンロードできるファイル形式は以下の6種類です。
- Microsoft Excel (.xlsx)
- OpenDocument (.ods)
- PDF (.pdf)
- ウェブページ (.html)
- カンマ区切り形式 (.csv)
- タブ区切り形式 (.tsv)
パソコンにダウンロードする手順
【Googleスプレッドシートでファイルをダウンロードして保存する手順】
- メニューバーの「ファイル」をクリックする
- 一覧から「ダウンロード」をクリックする
- ファイル形式を選択する
エクセルで作業したい場合は「Microsoft Excel (.xlsx)」、メールで送付する場合は「PDF (.pdf)」などを選択すると良いでしょう。
ファイル形式の一覧からファイル形式を選択すると、自動でダウンロードが実行されます。
ダウンロードされたファイルは、特に設定をしていない限り、パソコンの「ダウンロード フォルダ」に保存されます。
Googleスプレッドシートでダウンロードする詳しい方法や形式別の特長やファイルの見本、ダウンロードできない時の原因と対処法については、下記の記事で詳しく解説していますので、ご覧ください。
Googleスプレッドシートでダウンロードする方法と出来ない時の対処方法
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