ピボットテーブルは、データ分析や集計に便利な機能で、ビジネスでの使用頻度の高いExcel（エクセル）のツールです。
ピボットテーブを手順も正しく作成したはずなのに、なぜか項目の名前の所に「（空白）」という文字が表示されて困ってしまうことがあります。
そこで今回の記事では、ピボットテーブルに表示された「（空白）」の原因と解決方法について紹介します。
解決方法とともに、ピボットテーブをもっと効率よく作成するコツも解説していますので、ぜひ参考になさってください。
その他のピボットテーブルの作り方の基本や操作など、ピボットテーブル関連の記事は、下記で解説していますので、ぜひご覧ください。
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ピボットテーブルに空白が表示される原因
ピボットテーブルを作成したとき、行の一番下や列の右端に「（空白）」という文字が表示されることがあります。
ピボットテーブルに「（空白）」が表示されるのは、ピボットテーブルを作成するときに参照した範囲が原因です。
選択された範囲の一部に空白のセルが含まれている
ピボットテーブルは正しい手順で作成しているはずなのに「（空白）」が表示されてしまう場合は、参照したセル範囲の一部に空白のセルが含まれているためです。
例えば、「売上は入力されているけど、担当者名を入力し忘れている」など一部の情報が入っていない場合、行ラベルまたは列ラベルに「（空白）」と表示されてしまいます。
空白のセル範囲を参照している
参照している表内に空白のセルがないのに「（空白）」と表示されてしまう場合は、ピボットテーブルを作成するときの範囲の参照で、空白のセル範囲を参照しているためです。
通常、ピボットテーブルを作るとき
- 表内のセルをクリックする
- 「挿入」タブの「テーブル」グループにある「ピボットテーブル▼」をクリックする
- 一覧から「テーブルまたは範囲から」を選択する
- 「テーブルまたは範囲からのピボットテーブル」のダイアログボックスが開く
- 表の範囲が自動で取得されているので問題なければそのまま「OK」をクリックする
といった手順で行うことができます。
ポイントは、手順⑤になります。
表の範囲を自動で取得するため、表の周りの行や列が空白である場合、キレイに表の範囲だけを取得することができます。
この状態で、ピボットテーブルを作成すれば「（空白）」は表示されません。
しかし、表の最後の行にさらにデータを追加する場合など、あらかじめセル範囲を広く選択してピボットテーブルを作成するという方法をとる場合があります。
そうすると、指定した範囲にデータがない空白のセルが含まれてしまうため、ピボットテーブルを作成したときに「（空白）」という表示がされてしまいます。
ピボットテーブルに空白が表示された時の解決法
ピボットテーブルの「（空白）」を非表示にする方法は以下の通りです。
- 表内に空白のセルがないか確認する
- フィルターで空白の項目を非表示にする
- 参照している表の空白行を削除する
- 参照している範囲の選択をし直す
このようになります。詳しく解説します。
表内に空白のセルがないか確認する
まずは表内に入力漏れで空白になっているセルがないか確認しましょう。
項目の量にもよりますが、フィルター機能を使って各項目のフィルターボタンをクリックして、「空白セル」というのが表示されたら、そのデータだけを抽出して修正すると良いでしょう。
表のデータが多く目視で探すのが難しい場合は、COUNTBLANK関数を使えば、表内に空白のセルがあるかないかをチェックすることができます。
また、COUNTBLANK関数を使って、そのあとに関数の結果のゼロ以外をフィルターをかけて表示すれば、データの特定が可能です。
データの修正を行った後に、ピボットテーブルをクリックし、「ピボットテーブ分析」タブ→「データ」グループ→「更新」をクリックすると変更した内容が反映されます。
フィルターで空白の項目を非表示にする
行ラベルや列ラベルに「（空白）」と表示されてしまったら、これを非表示にすることができます。
行ラベルまたは列ラベルにあるフィルターボタンをクリックします。
一覧が開いたら、「（空白）」のチェックを外し、「OK」をクリックします。
これで、行や列の「（空白）」を非表示にすることができます。
参照している表の空白行を削除する
ピボットテーブルを作成するときに参照したセル範囲に含まれる空白行を削除すると「（空白）」が表示されなくなります。
参照しているセル範囲の空白行を選択し、行番号または選択された行の範囲の上で右クリックします。
一覧のメニューから「削除」を選択します。
削除ができたら、ピボットテーブルをクリックし「ピボットテーブ分析」タブ→「データ」グループ→「更新」をクリックすると変更した内容が反映されます。
参照している範囲の選択をし直す
ピボットテーブを作成するときに列参照している場合など、行選択をして削除が難しい時は参照している範囲を選択し直すことで解決することができます。
ピボットテーブルをクリックし「ピボットテーブル分析」タブ→「データ」グループ→「データソースの変更」をクリックします。
「ピボットテーブルのデータ ソースの変更」のダイアログボックスが開きますので、表の範囲のみを選択し直して「OK」をクリックします。
これで「（空白）」を消すことができます。
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なぜ、広い範囲を選択して作成するのか
ピボットテーブルを作成したときに参照した表の内容に変更があった場合、自動でその内容が反映されません。
反映するためには、「更新」をしなければならないのですが、実は、参照した表に新しく行を追加してデータを入力した場合、参照している範囲外にデータを追加したため、「更新」ボタンを押しても反映されません。
このように元々参照した範囲外に行を追加した場合は、「更新」ではなく、参照している範囲を変更する必要があります。
ただ、データを追加するたびに参照している範囲の修正をするのは手間ですよね。
だから前もって多めに範囲を選択してピボットテーブルを作成するというわけです。
しかし、そうすることで次は、ピボットテーブルに「（空白）」と出てしまうので、それを非表示にする・・・という効率が良いのか悪いのかわからない状況になってしまうんですね。
参照範囲を自動で取得するならテーブルを活用
今回の記事のポイントは
- ピボットテーブルを作成するための元の表に、さらにデータが追加される可能性があるので、前もって参照する範囲を多く選択しておきたい
- 空白のセルを参照すると「（空白）」と表示されて、非表示にする手間もかかる
という点です。
事前に効率よくできるようにしたいと思ってやったものの、やっぱり手間がかかるという悩みが発生します。
そこで便利なのが、ピボットテーブルを作成する際に参照する元の表を「テーブル」にしておくことです。
表を「テーブル」にするメリット
テーブルは、表の管理が簡単になり扱いやすくなる便利な機能です。
特に今回のような場合に助かるのが、「表の自動拡張機能」です。
表をテーブルにしておくと、行を追加した際に、追加した行が自動でテーブルの範囲に含まれますし、拡張した際に書式や数式もコピーされます。
つまり、ピボットテーブルを作成するための元の表を「テーブル」にして、「テーブル」のデータを元にピボットテーブルを作成するという作り方をすれば、元の表にデータが追加されたとしても、テーブル機能で自動で追加した行がテーブルの範囲内に含まれるわけです。
すると、行が増えたからと言って参照の範囲を修正したり、あるいは今回のように広めに参照した結果「（空白）」という文字が表示されるなどの問題が解消されます。
これ以上データは増えないという表については、通常通りそのまま参照して作成しても大丈夫ですが、データが増える可能性がある場合や増えると分かっている場合は、元の表をあらかじめ「テーブル」にしておく方が作業効率がアップします。
集計結果に空白が表示される原因
ピボットテーブルを作成すると、集計結果の欄に数値が入ったセルのほかに、空白のセルが出ることがあります。
これは、該当する数値がないためです。
例えば、「その月に該当の商品が売れなかった」「その日だけ申し込みした人がいなかった」など、「ゼロ」の数値の場合、ピボットテーブルを作成した時点では、セルが空欄になります。
もちろんそのまま作業することもできますし、作業しても問題はありません。
しかし、資料を作成する際に空白だと分かりにくいなどもあると思いますので、値フィールドの空白の処理の方法を知っておくと便利です。
集計結果の空白を処理する方法
計算結果が表示されず空白セルになっている場合、「0」を表示することができます。
タブから「オプション」を開いて設定
「ピボットテーブル分析」タブの「ピボットテーブル」グループにある「オプション」をクリックします。
「ピボットテーブル オプション」のダイアログボックスが開きます。
「レイアウトと書式」タブにある「空白セルに表示する値」の入力欄に「０」を入力し、「OK」をクリックします。
右クリックで「オプション」を開いて設定
値フィールドのセルの上で右クリックします。
一覧から「ピボットテーブル オプション」をクリックします。
先ほどと同様に「ピボットテーブル オプション」のダイアログボックスが開きます。
「レイアウトと書式」タブにある「空白セルに表示する値」の入力欄に「０」を入力し、「OK」をクリックします。
ゼロ以外の表示の設定も可能
先ほどの「空白セルに表示する値」の入力欄にはゼロ以外を入力することもできます。
例えば「なし」だったり「ハイフン(-)」だったり、目的に合わせて入力することも可能です。
ただ、文字列の場合は、セル内の文字列の位置が左揃えになってしまうので、範囲選択をして右揃えにすることもできます。
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