PowerPoint(パワーポイント)で作成した資料をメールなどで送る時、もしかしてPowerPointのファイルのまま送っていませんか？
特に理由がない場合は、ファイルのデータ改ざん防止の観点からも、PDF形式で送付するのがおすすめです。
PDFに変換して送付するメリットとしては、
・データの改ざん防止になる
・相手がPowerPointを持っていない場合でも確認してもらうことができる
このようなメリットがあり、PDFファイルに変換することでレイアウトも崩れずに相手に確認してもらうこともできます。
そこで今回の記事では、PowerPointで作成したファイルをPDFに変換する３つの方法を紹介します。
複数の方法を知っておくことで、状況に合わせて効率の良い方法を選択して発行してみましょう。
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エクスポートからPDFに変換する方法
まず、一番手順が少ない発行方法です。これが基本の手順になります。
①「ファイル」タブをクリックします
まず、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
②「エクスポート」をクリックします。
次に左側の一覧から「エクスポート」をクリックしましょう。
③「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択し、「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
④ファイルの種類が「PDF」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスが表示されます。
「ファイル名」に任意のファイル名を入力します。
次に、「ファイルの種類」が「PDF」になっていることを確認します。
最後に「発行」をクリックします。
「PDF」が発行されました。
「発行」をクリックすると、自動で「PDF」になったデータが開きます。
※「発行後にファイルを開く」にチェックマークを付けた場合のみです。つけていない場合は、保存先のフォルダを確認しましょう。
フォルダの中にもPDFとして保存されています。
保存先のフォルダにもPDFが保存されました。
※PDFを発行しても、PowerPointは保存されていません。PowerPointのファイルは、PowerPointのファイルとして保存しましょう。
名前を付けて保存からPDFに変換する方法
「エクスポート」から発行する以外にも「名前を付けて保存」からもPDFを発行することができます。
①「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。
まず、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
次に左側の一覧から「名前を付けて保存」をクリックします。
②「参照」をクリックします。
さらに表示された一覧から「参照」をクリックします。
③「ファイルの種類」をクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
「ファイル名」に任意のファイル名を入力します。
次に、「ファイルの種類」の「PowerPoint プレゼンテーション(*.ppfx)」をクリックします。
④一覧から「PDF」を選択します。
表示されたファイルの種類の一覧から「PDF(*.pdf)」をクリックします。
⑤ファイルの種類が「PDF」に変更されたことを確認して「保存」をクリックします。
ファイル名が「PDF」に変更されます。
確認したら「保存」をクリックしましょう。
これで、指定した保存場所にPDF形式で保存をすることができました。
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印刷からPDFに変換する方法
最後に紹介するのは「印刷」からPDFに変換する方法です。あまり知られていませんが、印刷からも発行が可能です。
①「ファイル」→「印刷」をクリックします。
まず、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
次に左側の一覧から「印刷」をクリックします。
②「プリンター」をクリックします。
画面が変わったら「プリンター」をクリックします。
③一覧から「PDF」を選択します。
一覧から「Microsoft Print to PDF」をクリックします。
④「印刷」ボタンをクリックします。
プリンターの種類を「PDF」にしたら「印刷」ボタンをクリックします。
⑤ファイルの種類が「PDF」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
「印刷結果を名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
「ファイル名」に任意のファイル名を入力します。
次に、「ファイルの種類」が「PDF」になっていることを確認します。
最後に「保存」をクリックします。
これで、指定した保存場所にPDF形式で保存をすることができました。
PDFの発行手順は他のOfficeソフトでも同じ
今回の記事では、PDFに変換する３つの方法を解説しましたが、この方法はPowerPoint(パワーポイント)だけでなく、Word(ワード)やExcel(エクセル)でも同様の手順でそれぞれのファイルをPDF形式に変換することができます。
なので、やり方を１つでも覚えておけば、PowerPointでもWordでもExcelでも応用ができます。
PowerPointとWordは、1枚のスライド・文書の範囲内に収まった内容をそのままPDFにできるため難しくはありませんが、Excelだけは1枚に収めるなどの印刷範囲の設定も必要となります。
下記の記事では、Word・ExcelをPDFに変換する方法について解説していますので、ぜひご覧ください。
Excel(エクセル)でPDFが切れる・収まらない原因｜一枚に収める解決方法
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