今回の記事はExcel（エクセル）でオートフィルの使い方を徹底解説について紹介します。
エクセルはビジネスでも使用頻度が高いソフトで、いかにスムーズに使えるかが作業効率を左右します。
エクセルには、連続してデータを入力できるオートフィルという機能が備わっているので、これをうまく使うことで、日付や番号、文字列、数式や関数などの連続したデータを効率よく素早く入力することができます。
初心者の方にも使いやすい機能となっています。
大量のデータを入力して表を作成しようとしたとき、キーボードを使って手入力で行うと果てしなく時間がかかってしまう作業も、時短であっという間に終わってしまう便利機能です。
ぜひ参考になさってください。
オートフィルでデータを入力する方法 その2
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オートフィルでデータを入力する方法 その2
まずは、ザックリとオートフィルってこんな機能なんだというイメージをわかりやすいイラストで解説しています。
Excel（エクセル）｜オートフィルの使い方を徹底解説の動画解説
そもそもオートフィルってなに？
オートフィルとは連続データを簡単に入力できる機能のことです。
例えば、1月から12月まで入力するときに、全部手入力をするのは時間がかかりますよね？
そんな時にドラッグするだけで簡単に1月から12月までのデータを入力することができます。
ただこれは、なんでも思い通りに連続データが入力できるわけではなく、「1月の次は2月」「日曜日の次は月曜日」など規則性が必要なんですね。
また、この規則性は自分で作ることができるものもあります。
オートフィルを適したタイミングで使えるようになると、今まで大変だった入力や時間がかかっていた作業があっという間に終わってしまいますよ。
オートフィルで連続データを入力する
では、オートフィルの使い方について、詳しく解説します。
オートフィルの使い方はとっても簡単です。
連続データを入力する基本は、ドラッグ操作です。
マウスポインターの使い分けがポイントになります。
こちらですね。
黒い十字の形になったときに操作をするというのがポイントです。
基本①：ドラッグ操作による連続データの入力
まず、１つ目のデータを入力しましょう。
入力したら、セルの右下にポインターを合わせます。
セルの右下に■（フィルハンドルと言います）があるので、その上にポインターを移動させましょう。
■の部分にポインターを合わせると、ポインターの形が白い十字から黒いプラスに変わります。
＋になったら、クリックして下のセルに動かしましょう。
クリックしている指を離すと、連続したデータが表示されます。
基本②：複数の連続したデータを同時に入力する方法
連続データの入力は、複数同時に行うことも可能です。
各列、または各行に１つ目のデータを入力します。
次に入力したデータをまとめて選択します。
あとは、先ほどと同じ手順で、ドラッグしましょう。
これで、複数の連続データをまとめて入力することができました。
基本③：ダブルクリックによる連続データの入力
上記のように、日付に対応した曜日を入力する場合、ドラッグ操作での入力も可能ですが、この場合はダブルクリックが便利です。
まず、１つ目の曜日を入力し、セルの右下にポインターを移動させます。
＋に変わったところで、ダブルクリックをしましょう。
すると、左側の列に入力されているデータと同じ位置まで、自動で連続データを表示することができます。
ダブルクリックによる連続データの入力は、あくまでも左隣のデータが入っているところまでです。
左の列が空欄の場合はダブルクリックをしても反応しませんし、途中で空白のセルがあった場合はその時点で連続データの自動入力が止まります。
オートフィルができない・失敗する例
よくある間違いが、空白のセルを使ってドラッグをしてしまうという例です。
この場合、選択している元のセルが空白なので、ドラッグしても何も起こりません。
データを入力してEnterキーを押すと、1つ下のセルに移動してしまいます。
このままオートフィルを使おうとすると失敗してしまいます。
なので、必ずデータが入力されているセルをクリックしてからドラッグしましょう。
オートフィルで数式を入力する
オートフィルは、数字などの連続したデータを入力できるだけではなく、数式を入力することも可能で、計算を効率よく入力することができます。
まずは、1つ数式を完成させておきましょう。
今回は足し算で、A列の数値とB列の数値を足した値をC列に出しています。
数式の入ったセルを選択後、下方向にドラッグし、オートフィルで数式をコピーします。
各セルに結果が表示されます。
今回は、オートフィルを利用して、１つ目のセルの「A列とB列の値を足す」という式を下のセルにもコピーしました。
もちろん、ドラッグ操作ではなく、ダブルクリックで実行することも可能です。
このように、オートフィルを利用すれば、効率よくデータの入力をすることができます。
しかし、中にはオートフィルを使っても思うようにデータの入力ができない…という場合があります。
連続データが入力できるもの できないもの
オートフィル機能を利用して、連続データを入力したいとき、「できるもの」と「できないもの」があります。
連続データが入力できるもの
このように、規則性があるものについては、ドラッグ操作で連続データを表示することができます。
また、月や曜日や時間、干支や和風月名のように、12ヶ月、7曜日、24時間など個数が決まっているものは、その中で規則に従って順番に自動でデータの表示を繰り返すことができます。
これは、例えば、月曜日、1月などから始まらなくても、水曜日、3月など途中から始まったとしても規則に従って繰り返されますし、表示する個数に制限がないものは、開始のデータに続くデータを連続して表示することができます。
月をまたいで表示することも、時間をまたいで繰り返すことも可能です。
連続データが入力できないもの
このように、規則性がないものについては、ドラッグ操作をしただけでは連続データを入力することができません。
連続データの入力は、月曜日の次は火曜日、1月の次は2月であるように、入力する際にエクセルの初期値の規則に従って実行されます。
ドラッグ操作だけでは連続したデータを出すことはできなくても、他の方法を組み合わせて使えばできることもあるので、下記で詳しく説明しますね。
連続データが出来ない時の対処法
前述したように、オートフィルで連続データの入力ができるものとできないものがあります。
ポイントは「規則性」といえます。
上記で紹介した連続データの入力ができるものは、元々エクセルに初期設定として組み込まれている規則性と言えます。
この「規則性」を自分でも作ることができれば、可能性は広がりますね。
規則性の活用について、ザックリと操作方法のイメージをわかりやすいイラストで解説しています。
下記を開いてご覧ください。
オートフィルできない時の事例
1・2・3…という連続したデータが出ないとき
では、詳しく説明します。
通常、上記のようにオートフィルでコピーしただけでは、同じ数字が表示されるだけで連続したデータを表示することができません。
以下の方法で操作してみましょう。
オートフィルオプションの活用
まず、通常通りオートフィルでコピーします。
同じ数字が表示されますが、右下にオートフィルのオプションマークが表示されています。
こちらをクリックし、「連続データ」を選択します。
すると、同じ数字ばかり並んでいたのが、連続した数字に変わります。
「Ctrlキー」の活用
オートフィルオプションを使わずに、ドラッグ操作を行うときに連続データを入力することも可能です。
まず、基準となる数字を入力します。
次に、「Ctrlキー」を押し、押したままの状態でオートフィルを使ってコピーしましょう。
すると、オプション機能を使わずに、連続データを入力することができます。
★ここがポイント★
「123はできるけど、①②③ができません…」という質問をよくいただきます。
この原因は「数値」と「文字列」の違いです。
123は数値なのでオートフィルで対応できますが、①②③は文字列なので対応ができないんですね。
オートフィル応用編：規則性を設定
1，2，3といった連続した数値を入力する方法をお伝えしましたが、エクセルを使っていると1，2，3ではなく「5，10，15」や「10，20，30」といった入力を必要とすることもありますよね。
これはドラッグ操作だけだと「5，6，7」「10，11，12」となってしまうので、もうひと工夫必要です。
数値の加算の規則性を作る
例えば、このように「5」ずつ加算されるデータを作成したい時の入力方法です。
まず、セルに「5」と「10」を入力します。
続いて、「5」と「10」、2つのセルを選択して、オートフィルでコピーしましょう。
すると、「5ずつ増える」という規則性に従って、それ以降のデータも「5ずつ加算」された状態で入力することができます。
もちろん「5ずつ増える」だけでなく、「2ずつ増える」「10ずつ増える」あるいは「10ずつ減る」といった規則性を作れば…
以降のデータもその規則性に従って入力することが可能です。
ココがポイント
規則性を使ってカレンダー
規則性を作れば、増える、減るといったデータの入力を楽に行うことができます。
例えば、カレンダー！これも規則性がありますね。
1週間は7日間です。2週目の日付は、前の週の数字に「7を足したもの」になりますから、7ずつ増えるという規則性が成立します。
気になる方は、下記を開いてみてくださいね。
1週目と2週目の日付を入れましょう。
予定を書き込む欄を作る時は、1週目と2週目の間を１行開けます。
1週目の最初の日付から、2週目の最後の日付の予定を書き込む欄まで範囲選択して、下にドラッグします。
これで一気に日付の入力ができます。
不要な日付は削除すればOKです。
文字列の規則性を作る
同じ文字列を繰り返し入力したい時にも規則性を活用すると便利です。
まずは、繰り返したい文字列を入力します。
入力した文字列のセルを範囲選択し、オートフィルでコピーしましょう。
すると、このように、指定した文字列のデータを繰り返し入力することができます。
ちなみに、①②③は数値ではなく文字列として扱われます。
ですので、連続したデータの入力を活用することができません。
「1」という数値に「2」を足せば、「1+2」で「3」になりますが、「①」という文字に「②」という文字を足すことはできないので、加算・減算が成立しません。
フィル機能のさらに便利な活用方法
オートフィルも便利ですが、ホームタブにある「フィル機能」も便利です。
例えば、1から1000までの連番を入力する時、オートフィルを使ってドラッグするとページを跨ぐのがストレスにもなりますし、1000番までろだっぐし続けるのも効率が悪いです。
そこで便利なのが「フィル機能」です。
フィル機能を使えば、1ずつ加算することも、1000番まで一気に入力することも可能です。
設定も1ずつではなく2ずつなど変更することもできます。
それでは、詳しい手順を解説します。
例えば、上記のように「1」から連番で「100」まで入力したい時ありませんか？
もちろんドラッグして「100」まで引っ張ってもいいのですが、画面のスクロールや「100」ピッタリで止めるなど、割と面倒に感じることも多いですよね。
そんなときに便利なのが「フィル機能」です。
フィル機能で数値を連続で入力する
まず、基準となる数値を入力します。
今回は、「1」から「100」まで入力したいので、開始となる「1」を入力します。
次に、「1」が入力されたセルを選択し、ホームタブの編集グループにある「フィル」をクリックし、一覧から「連続データの作成」を選択します。
ダイアログボックスが開くので、必要な内容を入力します。
「範囲」は、どの方向に向けてデータを作成するのかということです。
今回は縦方向に作成したいので、「列」を選択します。
「種類」は、今回は数値の加算を行いたいので「加算」にします。
「増分値」は、いくつ増やしたいのを入力します。今回は「1ずつ加算したい」ので「1」にします。
「停止値」は、どの値に到達するまで続けるのかを入力します。今回は「100」までデータを表示させたいので「100」と入力します。
すべての項目が確認出来たら「OK」をクリックします。
これで、「1」から「1ずつ加算」された値が反映されます。
そして、停止値を「100」にしたので、100より大きい数値は入力されず、「100」で自動的に止まります。
もちろん、増分値は「1」以外にも入力できます。
このように増分値にマイナスを入力すれば、減算することも可能です。
また、「0.1」や「0.01」といった小数点を使用した値も入力することができます。
フィル機能で日付を連続で入力する
例えば、1週間単位で日付を入力したい時にも便利です。
もちろん2つのセルに「1月1日」と「1月8日」と入力して規則性を作れば、入力もできますが、フィル機能を活用すればもっと早くできます。
まず、基準となる日付を入力します。例では「1月1日」を入力しました。
フィルをクリックして、ダイアログボックスに内容を入力します。
今回は、日付を7日単位で、年内の12月31日まで入力する設定です。
すると、このように1週間ごとにデータが表示されます。
ちなみに、今回入力したデータは2023年1月1日だったので、日曜日に当たります。
これで連続したデータを出したので、この一覧には、毎週日曜日の日付を表示することができています。
そして停止値を12月31日にしたので、年内でコピーが自動で止まりました。
ちなみに、12月31日も日曜日だったので、ぴったりで止まっていますが、停止値を「12月30日」にした場合、停止値の前で加算が止まるので、その場合は、表示が12月24日で停止します。
このようにフィル機能を使用すれば、場合によってはフィルハンドルを使ってドラッグするよりも早くデータを入力することができますので、表の作成にもとっても役立ちます。
ぜひ参考になさってください。
オートフィルのスキルと合わせて習得オススメな機能
■フラッシュフィル
入力されている規則性を利用して、ボタン1つで一気にデータの入力ができる機能です。
詳細は、下記の記事をご覧ください。
■絶対参照と相対参照
オートフィルで数式をコピーする際に、絶対に押さえておきたいポイントです。
詳細は、下記の記事をご覧ください。
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