「新入社員がエクセルが使えなくて困っている」
「上司がエクセルのことが分かってなくて色々聞かれる」
「新しく入ってきた人がエクセルが出来なくて作業が遅い」
などなど、老若男女問わずエクセルが使えない・できない・苦手という人は少なからずいますよね。
世間では「エクセルが使えない人はやばいですか？」なんてことも言われたり、求人情報には「エクセルが使える人」なんて書かれているし、エクセルって絶対できないといけないの？できない人はどうしたら良いの？と悩まれている方もいらっしゃると思います。
そこで、今回の記事では、「仕事でエクセルが使えないといけないのか」「エクセルが使えない人の特徴は何か」「エクセルが使えるようになるにはどうしたら良いのか」などを解説します。
エクセルが出来なくて悩まれている方も、使っているけど自信がないという方も参考になさってください。
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エクセルが使えないとヤバイのか？
エクセルは、ビジネスで最も使われているOfficeソフトと言っても過言ではありません。
エクセルのほかにも、ワードやパワーポイントがありますが、仕事で使われるのはエクセルが非常に多いです。
エクセルは表計算ソフトで、数値の計算はもちろんですが、そのほかにもデータベースとして活用されたり、データの集計や分析などもすることができます。
ですので、何か決まった仕事をする人だけが使っているとも言い難いのです。
- 営業部では営業成績の管理でエクセルを使っている
- 商品部では自社製品の商品管理にエクセルを使っている
- 総務部では顧客管理にエクセルを使っている
- 人事部では社員名簿でエクセルを使っている
- 経理部では金銭管理にエクセルを使っている
などなど、様々なことに活用することができるわけです。
このようにエクセルは、汎用性の高いソフトのため、そのスキルを必要とされる場面も多いのです。
エクセルが使えないとヤバイかは仕事内容による
ビジネスで最も活用されているエクセルを使えないとなると・・・ヤバイかも・・・。
と思われるかもしれませんが、結論で言えば、エクセルをまったく使わない仕事に就くのであれば、そのスキルが無くても困りません。
「パソコンは使うけど、ワードしか使わない」とか「そもそもパソコンを使う仕事に就いてない」という場合は、エクセルが使えなくても問題はありません。
そのスキルが必要か不要なのかは仕事内容によります。
エクセルが使えないと就ける仕事も限られる
エクセルが使えなくても世の中にある仕事がすべてエクセルを使うわけではありませんから、全く使わない仕事に就けばいいのですが、逆に言えば、就ける仕事の選択肢が少なくなってしまうということでもあります。
求人情報を見て、給与面や待遇面など、自分の希望に合った仕事でもエクセルを使う仕事であれば、エクセルを使えないことでその仕事を諦めなければならない…ということもあり得ますよね。
なので、エクセルが使えない場合でも、エクセルを使わない仕事に就けば問題はないのですが、仕事の幅は狭くなってしまうので、注意が必要です。
なぜ、エクセルが使えないと「ヤバイ」と思われるのか
なぜ、エクセルが使えないと「ヤバイ」と思われるのか・・・答えは簡単です。
エクセルのスキルが必要な仕事なのに使えないからです。
あるいは、エクセルを使う仕事なのに、効率が悪く作業が遅いと思われているからです。
つまり、いずれにしても「エクセルを使う仕事では、エクセルを効率よく使えるスキルが必要である」ということです。
それが全くできない、とんでもなく遅い・・・という状況だと、「エクセルの仕事ができない・遅い」＝「仕事ができない・遅い」と周囲に思われてしまうことが多く、「ヤバイ」と思われてしまうということです。
状況を打開するには？
そういった状況を打開する方法は
- エクセルを使わない仕事に変えてもらう
- エクセルを使わない仕事に転職する
- エクセルを使えるようになる努力をする
この3つの方法が挙げられます。
1つ目は同じ会社の中でもエクセルを使わない仕事がある場合は、異動を希望するという方法です。
2つ目は、そもそも会社の中でエクセルを使わない仕事がないようであればエクセルを使わない仕事に転職をするという方法もあります。
そして、3つ目はエクセルを使えるようになるように勉強をするなど努力をするということです。
エクセルが使えない人・遅い人の特徴
そもそもパソコンが苦手
エクセルが使えない、遅い、苦手・・・という方は、そもそもパソコン自体が苦手だったり、得意ではないという方が多いです。
パソコンが苦手という方は、
- 難しくてパソコンが怖い
- 何か1つでも間違えたら壊れそう
- 変なメッセージが出てくる理解できない物
といった、パソコンへの恐怖心を持たれている方が多いです。
なので、エクセルも難しくてよくわからないし、間違ったらデータが壊れそう…変なメッセージが出てきても何言っているかわからない…と言った恐怖心や苦手意識を持たれている方が多いです。
エクセルが何なのかよくわかっていない
周りの人などの情報から「表を作るものらしい」「計算ができるらしい」「関数がすごいけど難しい」といったことはザックリと知ってはいるものの、そもそもエクセルの仕組みなどが分かっていないという方も多いです。
- 文字は打てるけど、計算の入れ方が分からない
- 数字は入力できるけど足し算の方法が分からない
- 作ったファイルをどこに保存したら良いのか手順もわからない
など、そもそもエクセルの基本的な使い方が分かっていない場合、おそらく、何か仕事をお願いしても1人で完遂することが難しいと思います。
基本的な計算式込みの表の作成が難しく、誰かのサポートを受けないと作成ができないという方は、まだエクセルが何なのかわかっていない可能性が高いですね。
使えてるつもりでも効率が悪い人も要注意
エクセルを普段から使っているから大丈夫！と思っていても、ここを変えるともっと効率よくなるということもありますし、中には、普段から触っているけど自信がない…という方もおられると思います。
エクセルの作業を効率よく進めようと思ったら、そもそものエクセルのスキルはもちろんですが、さらに様々な機能やショートカットキーを駆使することができれば、作業効率アップにつながります。
エクセルにも便利なショートカットキーなどボタンを使ったテクニックがたくさんあり、それらたくさん覚えてその時々に合わせて使いこなすことが出来れば、効率が格段に良くなります。
しかし、マニアックなテクニックや、知らない人が多そうなことを最初からすべて網羅する必要はありません。
「エクセルで使えるテクニックを知っていること」と「そもそも効率が悪い操作をしていること」では少し違いあがあります。
重要なのは、「使っている人が多いであろうテクニックを使えるようになっておく」ということです。
表現がちょっとずるい感じもしますが、「使っている人が多い＝けっこうみんな当たり前」ということなので、それを使えないと「こっちの方が早いのに何で使わないの？」的なことになりかねません。
逆に、基本中の基本さえ押さえておけば、「エクセルが触れる人」「基本はできる人」と思われるでしょうから、基本以外の知らない事があっても「これ使ったら便利ですよ」とアドバイスももらえるかもしれないですね。
今、エクセルを使われている方も、下記で当てはまることがあれば参考になさってください。
入力モードの切り替えができていない
エクセルで入力するのは、文字列だけではありません。
むしろ、数値を入力する場面が多いでしょう。
パソコンには、ローマ字（日本語）入力と半角英数字入力がありますが、この使い分けができていないと非常に効率が悪くなります。
文字列を入力する時は「ローマ字入力」、数値ばかり入力する時は「半角英数字入力」に切り替えることで作業効率がグンとアップします。
簡単に言うと、「ローマ字入力は変換することができる」入力方法で、「半角英数字入力は直接入力のため入力したデータがそのまま確定」となります。
つまり、数値は変換する必要がないため、半角英数字入力で打ち込むことでEnterキーを押す回数が1回で済みます。
これをこれをローマ字入力でやってしまうと「入力→変換しないためのEnterキー→データ確定のEnterキー」というようにEnterキーを2回押すことになります。
1つや2つの入力であれば良いですが、膨大なデータを入力する際にこれをやってしまうと無駄打ちが増える一方なので、入力モードの切り替えができる方が効率が良いですね。
エクセルでデータを効率よく入力する時の方法を下記の記事で紹介していますので、参考になさってください。
やたらとマウス操作が多い
エクセルを使っている時に、やたらとマウスを使ってしまう人は要注意です。
特にセルの移動です。
隣のセルに移動するために、マウスでセルをクリックしている…というのは効率が悪いと言えます。
もちろん、セルの選択をマウスでしてはいけないということではありません。
「使い分け」がポイントなんです。
例えば、1つ右隣のセルを選択するために「マウスに手を伸ばしす→マウスを動かしてクリック→またキーボードに手を戻す」このような動きが必要になります。
しかし、これをキーボードで行えば「右方向キー（→）を1回押す」たったこれだけで済むんです。
たった1回のことであれば、大きな時間ロスにはつながりませんが、これを毎回毎回行うとなるとかなり時間が無駄になってしまい、作業の効率が悪いと言えます。
基本のショートカットが使えない
ショートカットキーは便利な機能ですが、裏ワザ的なところもあるので、全てのショートカットキーを覚える必要はありません。
しかし、基本となる「コピー」や「切り取り」「貼り付け」は仕事では使えて当然と思われるでしょう。
このショートカットキーを使わずに、画面上部のボタンを押すために毎回マウスをあちこちに動かしている状況だと、効率が悪いと思われてしまう可能性があります。
パソコンで作業をする際は、「左右の手をしっかりと使う」というのがかなり重要です。
作業効率を良くしようと思ったら、左手でショートカットキー、右手でマウス操作というように両方の手をしっかりと使うのが効果的です。
ショートカットキーを使うために両手を使ってしまっても、効率が悪いと思われてしまいます。
まずは、よく使うボタンの「コピー」「切り取り」「貼り付け」「1つ戻る」「1つ進む」「保存」といった6つのショートカットキーは使えるようになると良いでしょう。
ショートカットキーについては、下記の記事で一覧をまとめていますので、参考になさってください。
右クリックの使いどころがわからない
通常のマウス操作は、左クリック、いわゆるクリック操作ですが、右クリックをうまく活用すると作業効率がアップします。
しかし、この使いどころが分からずむやみやたらに右クリックをしても効率が悪いと思われてしまう可能性もあります。
右クリックを活用すると、その時に利用可能な機能やツールを確認・選択することができます。
そのため、使いたいボタンを探すためにマウスでタブやボタンをクリックするよりも素早く、目的の操作を実行することができるというわけです。
例えば、エクセルで行や列の挿入や削除をする際ですが、この時、わざわざ「ホーム」タブの「挿入」や「削除」のボタンを押しに行く必要はありません。
右クリックをすれば「挿入」も「削除」も出てきます。
右クリックの良い所は、今開いているタブがどのタブであっても関係ないという点です。
例えば、前述した「挿入」「削除」はホームタブにありますから、それを使うためにはホームタブを出さなければならないということです。
しかし、右クリックを使えば、ホームタブ以外が開いていても関係なく使うことができます。
また、右クリックに表示されたからと言って効率が良いとも限らないのが「コピー」や「キリトリ」です。
わざわざ右クリックしてメニューから選択して使うのであれば、左手でサクッとショートカットキーを使った方が早いです。
なので、右クリックの使いどころを理解して使えると効率が良いと言えますね。
そもそもExcel（エクセル）自体が難しいかと思います。
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エクセルができない・苦手を克服する方法
エクセルが使えない・できない・苦手という方で、でもそのスキルが仕事に必要であれば、克服するほかありません。
克服するためにはエクセルを使う必要があります。
エクセルで学習をして、理解を深めることが必要です。
学習方法としては
- 独学
- 通信講座
- パソコン教室
の3つが挙げられます。
それぞれ詳しく解説します。
選択肢① 独学で始めてみる
まずは「独学」です。独学なので、自分の力で勉強をして、自分の力で分からないことを解決していく必要があります。
テキストを買って学習をする
学習をするための教材が必要になりますので、自分が学びたい内容に合ったテキストを1冊購入して勉強してみましょう。
書店や通販などで購入することができますが、エクセルがよくわかっていない、苦手…という方は「入門」と「基礎」とか「初級」といった、エクセルの基本から学べる教材がオススメです。
学びたい内容が決まっている人はその内容に合ったテキストを選びましょう。
いずれの場合も、口コミを参考にするほか、実際に内容を確認して「見やすい」「読みやすい」という物を選ぶようにしましょう。
ネットを使って学習をする
学習するための教材として、ネットの動画やサイトがあります。
ネットで検索をすれば、エクセルについて解説している動画やサイトがあります。
それらを見ながら、自分に必要なスキルを検索して学習を深めていくことができます。
エクセルの学習サイトの中には、学習用のデータがダウンロードできるようになっているものもあり、そのデータを使って、ホームページを見ながら自分で操作をするといった学習をすることも可能です。
Excel（エクセル）の勉強ができる練習サイト｜おすすめ５選
わからないことは人に聞く・自分で調べる
独学で学習を進めると、必ずわからないことや言葉が出てきます。
そういった時は、身近にいるエクセルに詳しい人に聞いたり、自分でネットで検索して答えを導き出して解決することが大切です。
自分で調べて解決するというのは、非常に自分の力になりますし、エクセル以外でもわからないことがあったら自分で調べるということを繰り返すうちにスキルアップをすることができます。
誰かに聞いて…というのも良いですが、独学ではせっかくですから調べて解決の割合を多くしてあげると、本当の意味でスキルが身についてきます。
選択肢② 通信講座で学習する
好きな時間に勉強をしたいという方には、通信講座で学ぶといった方法もあります。
通信講座も自宅で1人で学習するので、独学に近い物がありますが、独学との違いとしては、「分からないことを聞くことができる」といった点です。
一般的に、通信講座では、メールなどで不明な点について質問をすることができます。
聞くタイミングによっては即答といかないことはあるかもしれませんが、聞ける相手がいる状態ということは学習する上でも安心感につながりますよね。
受講する講座によって有効期限などもことなりますので、事前にしっかりと確認をしておくのがオススメです。
選択肢③ パソコン教室で学ぶ
最後はパソコン教室で学ぶという方法です。
パソコン教室は、教室にもよりますが、教室に通って勉強をする他に、自宅でオンラインで勉強をするという方法があり、自分の生活スタイルに合わせて選択することができます。
受講スタイルも単発・短期・長期など自分の目的などに合わせて選択出来たり、レッスンスタイルもマンツーマン・グループレッスン・個別指導、学習教材も映像学習・対面のテキスト学習など自分に合った教室を選ぶことができます。
パソコン教室ではわからないことがあってもその場ですぐに聞ける環境が整っているので、安心して学ぶことができます。
効率よくエクセルを学ぶならパソコン教室の理由
エクセルを克服する方法を3つ紹介しましたが、中でもオススメなのは「パソコン教室で学ぶこと」です。
エクセルが苦手な方、不安がある方であれば、特に、一番効率よく学ぶことができるのは、パソコン教室と言えますが、それには理由がいくつかあります。
- 自分の悩みを相談することで自分に合ったカリキュラムを紹介してくれる
- 学習スケジュールの管理をしてくれる
- わからないことは聞くことができ、わかりやすく教えてくれる
- 自分の操作を見てくれているので細かい指導を受けることができる
ということです。
もちろん、パソコン教室で学ぶには費用が必要になりますが、安く済む独学で不安を抱えながら時間をかけて進めるよりも、費用はかかるけど分からないこともすぐに聞けて自分に合った教え方をしてくれるパソコン教室で学ぶことを比較すると、学習効率で言えばパソコン教室がオススメと言えます。
詳しく理由を紹介します。
自分の悩みを相談することで自分に合ったカリキュラムを紹介してくれる
パソコン教室にはたくさんの講座が用意されています。
「エクセル」と一言で言っても、基礎なのか、実践的なことなのか、データの入力なのか、関数なのか、グラフなのか、データベースなのか・・・。
その中から、自分が悩んていること、できるようになりたいことを相談することで、自分に合ったカリキュラムを提案してくれるパソコン教室は多いです。
独学で学習をすると、必要なことが何なのか分からず、とりあえず片っ端からやってしまうということもありますし、通信講座でエクセルを学ぶこともできますが、1つの講座として販売されていることが多いため、自分の悩みに合った内容のアレンジは難しいでしょう。
そういった点を踏まえて考えると、パソコン教室でエクセルを学ぶことで、自分に必要なスキルを学ぶことができます。
文字の入力から苦手であれば、そこから学ぶこともできますし、パソコン教室によっては、細かく講座が分かれていることもありますから、「関数だけ学びたい」「ピボットテーブルだけ教えてほしい」など、仕事で必要とされているスキルのみを学んだりすることも可能です。
学習スケジュールの管理をしてくれる
エクセルのスキルを習得するために必要なのは、学習時間の確保とその習慣づけです。
独学や自由度の高い通信講座の利用は、「今時間ができたから勉強しよう」というように、スキマ時間を有効活用して学ぶことができますが、これは、自分で学習スケジュールを管理できる人に向いている学習方法とも言えます。
ちょっと今日は疲れたからまた明日にしよう…。明日、今日の分まで勉強することにして今日は遊ぼう…など、学習時間を先延ばしにしたままになってしまうという方にはあまりオススメではありません。
パソコン教室で学ぶとなると、「予約」をしなければならず、自分の予定の中にパソコン教室が組み込まれてしまいますが、これが学習時間を確保して学習習慣をつけるという点で非常に効果があります。
もちろん、教室にはよりますが、予約の変更やキャンセルをすることも可能です。
エクセルのスキルは一夜漬けや、1日みっちしり勉強してすぐに使えるようになるものでもありませんから、やはり計画的に継続して学習時間を取るというのが大切です。
ついつい勉強を先延ばしにしてしまう人は、パソコン教室がオススメです。
わからないことは聞くことができ、わかりやすく教えてくれる
エクセルが使えない・できない・苦手な人が一番不安とされるのが、わからない時の対処法です。
わからない時は人に聞いたり、自分で調べて解決という方法もありますが、ここで起こる問題が
- 教えてもらったけどよくわからなかった…
- 1回で覚えられなくて何回も聞くことへの罪悪感
- 調べてみたけど本当に合っているか不安
- 調べたやったみたけどうまくいかなかった…
といった、解決しないというパターンです。
独学でやってみたけど、解決しないという方にもパソコン教室で学ぶことがオススメです。
パソコン教室の講師は、パソコンに詳しい人であり、教えるプロです。
生徒さんのスキルなどに合わせてわかりやすく教えてくれますし、わからないことは何回でも聞けるだけでなく、何回聞いても優しく丁寧に対応してくれる教室が多いです。
安心感の中で勉強がしたいという方に、パソコン教室はとってもオススメです。
自分の操作を見てくれているので細かい指導を受けることができる
エクセルの勉強をするときに、エクセルに詳しい第三者に見てもらってアドバイスを受けるというのは非常に効果的です。
テキストを見て学んでスキルを身につけるというのは、独学でも可能ですが、実際に自分の操作を自分が見て「ここもっとこうした方が良い」なんてなかなか気づくことができません。
その点で言うと、パソコン教室は自分が気付いていない癖や効率の悪い操作を教えてもらうことができます。
教室には、講師が常駐していますから、講師が操作を見守ってくれる教室であれば、「この時はこうした方がやりやすいですよ」とか「ここでこれを使うと簡単にできますよ」といったアドバイスをもらえるんですね。
冒頭からお話ししているように、エクセルはビジネスでの使用頻度も高く、エクセルを効率よく使えることが作業効率アップにつながり、時間の短縮にもなります。
なので、テキストには書いていない、自分でも気づくことができないようなコツを教えてもらうことができるというのは、パソコン教室で学ぶメリットと言えますよね。
エクセルを学ぶなら実践力を身につける
いずれの方法で学ぶにしても、知識として知っておくだけで良いことと、実践で使えるレベルとして習得すべきことがあります。
テキストなどの教材で見て、学んで、知っておくということは大切ですが、それを自分で操作して形にしていくというのは知識だけではなかなか難しいものがあります。
もし独学で学ばれる場合は、教材で知識を付けた後にネットで表や見積書などの見本を検索してそれを真似て作るなど、実践力を身につける学習をプラスされるのがオススメです。
パソコン教室で学習される場合も、教材の学習だけでなく、課題などで自分で作成するといったことができる教室が実践力も身につきやすくオススメです。
エクセルが苦手・よくわからない…という方が、1日や2日で苦手をいきなり克服することは難しいですが、継続したことは必ず力になりますので、まずは「エクセルに慣れる」ということを目標に始めてみると良いでしょう。
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そもそもExcelが苦手と言う方多いかと思います。
そんな時には苦手な方専門のパソコン教室パレハをご利用してみるのはいかがですか？
得意な方のご入会はお断りしております。
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