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ワードなど基本的なPCスキルってどれくらいのレベル?履歴書(職務経歴書)への書き方とは

就職や転職をしようと応募条件を見たときに目にする「基本的なパソコンのスキル」ってどれくらい?

自分のスキルは、十分なのかな…?一般的にはどれくらいのスキルを持っていたらいいんだろう…?と悩まれる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、事務など一般的にパソコンを扱う仕事でどれくらいのスキルが求められるのか、また、そのスキルを履歴書や面接でどのように相手に伝えたらいいのか…などを紹介します。

ぜひ参考になさってください。


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求人条件「基本的なパソコンスキル」とは

求人情報の応募条件を見たときに「基本的なパソコンスキルをお持ちの方」という条件を見たことがある方も多いのではないでしょうか。

実際、その企業がどの程度のスキルを求めているのかは具体的に確認しなければわかりませんが、一般的に「基本的なパソコンスキル」と言えば、ビジネスでよく使われるOfficeソフトのスキルを思っていいでしょう。

基本的なパソコンスキルはOfficeソフトのスキル

Officeソフトの中でも「Word(ワード)」「Excel(エクセル)」「PowerPoint(パワーポイント)」の3つのスキルのことだと思っておきましょう。

仕事内容によってソフトの使用頻度や割合は変わるかもしれませんが、一般的なビジネススキルとして求められます。

中でも、「ワードとエクセルは必須」と思っておいていいでしょう。

パワーポイントのスキルも持っていた方が、バランスが良く、企業としても助かりますね。

Officeソフトのスキル以外に求められるもの

また、これらのOfficeソフトを使うことができるスキルの前提として、文字を入力するためのタイピング(文字入力)のスキルは取得されている状態と思っておいていいでしょう。

「Wordは使えるけど文字を打つスピードが極端に遅い」では仕事になりませんから、企業としては、「Wordが使えるスキルがある」=「文字は標準的なスピードで打てる」と思われる可能性が高いです。

この他に、基本的なパソコンの操作もできる物と思われるでしょう。

感覚的な話にはなりますが、「文字は打てるけど、ワードは使えない、パソコンの基本操作も難しい」はあり得る話ですが、「ワードは使えるけど、文字の入力もパソコンの基本操作も難しい」は想定されていないと思います。

「ワードが使える人=文字が入力できる」「ワードが使える人=パソコンの基本操作ができる」このように思われる可能性が高いので、タイピングのスキルはもちろん、ファイル管理などの基本操作は取得必須です。

ビジネスでタイピングのスキルがどれくらいあればいいのか、どれくらいが速いと言われるレベルなのかは、下記の記事を参考になさってください。

タイピング速度はどのくらいが良いのか調べてみました

ビジネスで求められる最低限のワードのスキルとは

ワードは、文書作成ソフトですので、仕事で使う場合の多くは、案内文などのビジネス文書を作成することです。

仕事によっては、堅苦しいものではなく、おたよりなどのような柔らかいイメージの文書を作成することもあるでしょう。

いずれにしてもワードの基本的なスキルを習得しておけば、作成することができます。

Word(ワード)の基本操作

ビジネスで必要とされるワードの基本操作のスキルは…

  • 文書の作成・編集・保存・上書き保存
  • 用紙の設定
  • 書式の設定(装飾)
  • 表の作成・編集
  • 図形や画像(写真)の挿入・編集・削除
  • PDFの発行

大まかなスキルで言うと、このあたりになります。

簡単なビジネス文書の作成ができるスキルが求められると考えていいでしょう。

一般的にビジネス文書を作成できるスキルの詳細には以下のようなものがあります。

  • ワードを起動して、白紙の文書を出すことができる
  • 文字を入力して作成する文書に合わせて、文字の大きさや色を設定することができる
  • ビジネス文書のマナーに沿って、中央揃えや右揃えなど文字の配置を調整することができる
  • 文書全体を美しく見せるための余白の調整をすることができる
  • 作成する文書に、表の作成や編集をすることができる
  • 必要に合わせて、画像や図形の挿入をして適切な編集をすることができる
  • 作成した文書を印刷またはメールなどで添付できるようにPDF化することができる
  • 作成した文書に名前を付けて所定の場所に保存することができる
  • 既存の文書を所定のフォルダから開き、編集することができる

これらのスキルが最低限習得することができれば、ビジネス文書の作成が可能と言えます。

ちょっと注意したいのは、ワードで文書を作成したあとの「保存場所」や、既存の文書を開くときの「保存場所」です。

これは、ワードのスキルではなく、パソコンの基本スキルと言えます。

「保存方法」「開く方法」はパソコンを使う上での基本中の基本なので、習得必須です。

ワードのスキルを履歴書に書く時はどうする?

就職や転職の際に、履歴書にワードのスキルを書く場合はどのように伝えるのが良いのでしょうか。

履歴書にワードのスキルを書くなら資格がオススメ

もし、履歴書にワードのスキルを書きたい場合は、まず、ワードの資格を記入するのがオススメです。

もちろん、面接などで聞かれた時に口頭で伝えることもできますが、口頭ではなかなか伝わりにくいものがあります。

「ワードは得意です」とか「ワードはよく使っています」と言っても正直、どの程度なのかイメージがしにくいです、

しかし、ワードの資格であれば、客観的にスキルの証明をすることができます。

正確に自分のスキルを伝えるには、ワードの資格がオススメですし、もし、ワードが苦手という方は資格を取得することでスキルの習得とスキルの証明が同時にできるのでオススメです。

資格を持っていない人は職務経歴書でスキルをアピールする

職務経歴書とは、その名の通りこれまでに経験した職務の内容を記載する書類です。

履歴書は、卒業した学校や勤務した企業、資格などのを記載をするものですが、職務経歴書には勤務した企業で、どのような職務を行っていたのかという内容を詳細に記載することができます。

この職務経歴書には決まった書き方や形式がありませんので、自由な様式で作成することができます。

職務経歴書で、ワードのスキルをアピールするポイントは2つ。

  1. これまでの業務で、ワードで行った文書作成について細かく書く
  2. 職務経歴書そのもののクオリティでスキルをアピールする

この2つです。

面接で長々と自分のスキルをすべて話すことは難しいですが、その分、職務経歴書でスキルのアピールをすると良いですね。

これまでの業務で、ワードで行った文書作成について細かく書く

資格がない以上、自分のスキルの詳細を書く必要があります。

例えば、どんな文書を作成していたか、それがどのくらいで作成することができていたか、どのくらいの頻度で作成をしていたかなどを書くと良いでしょう。

  • 取引先の企業に案内文を作成していた
  • 相手が読みやすいようにどのような工夫をしたか
  • 文書作成をするときにどのような機能を使っていたか

などを、うまく言葉にまとめて、自分が使える機能を明確に書くことで、より具体的にワードのスキルを相手に伝えることができます。

職務経歴書そのもののクオリティでスキルをアピールする

もう1つは、職務経歴書そのもののクオリティでスキルをアピールするという方法です。

前述したように、職務経歴書は自由形式となっています。

つまり、この職務経歴書をキレイに仕上げることで、それがスキルのアピールになるということですね。

資格のように目に見える形でスキルの証明はできませんが、職務経歴書そのものが成果物としてアピール材料になります。

これまで、業務でどのようなことをしていたかを書くことも重要ですが、職務経歴書でそれを物語ることができると良いです。

注意したいのは、自分の持っているスキルをすべて詰め込もうとしないことです。

できることをすべて盛り込んだ結果、やりすぎてしまうのも良くないですから、ネットで職務経歴書の作成例を参考にしながら、「書類」としての職務経歴書を美しく作成すると良いでしょう。


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求められるのは、ワードのスキルだけじゃない

ビジネスで求められるのは、「Word(ワード)」だけでなく、基本的にはワードのほかに「Excel(エクセル)」「PowerPoint(パワーポイント)」といったOfficeソフトのスキルや基本となるパソコンのスキルが求められます。

もちろん、仕事内容によってソフトの使用頻度や割合は変わるかもしれませんが、一般的なビジネススキルとして求められることが多いでしょう。

よほど限定されていない限りは「ワードとエクセルは必須」、可能であれば3つのOfficeソフトのスキルを習得しておいた方が、バランスが良く、企業としても助かりますね。

Excel(エクセル)

ビジネスで必要とされるエクセルの基本スキルは…

  • ブックの作成・編集・保存・上書き保存
  • データの入力・編集・移動・コピー・削除・選択方法
  • 書式の設定(装飾)
  • 行や列の設定・挿入・削除
  • 計算式の入力や簡単な関数の活用
  • 表の作成(セルの結合・罫線の設定)
  • シート管理(シート名の変更・挿入・削除)
  • ページ設定・印刷設定
  • PDFの発行

大まかなスキルで言うと、このあたりになります。

エクセルは表計算ソフトなので、例えば、売り上げを入力して表を作成するといったスキルが求められるでしょう。

一般的にエクセルで表を作成できるスキルの詳細には以下のようなものがあります。

  • エクセルを起動して、空白のブックを出すことができる
  • 文字を入力して作成する表に合わせて、文字の大きさや色、文字の配置を調整することができる
  • 作成する表の文書全体を美しく見せるための余白の調整をすることができる
  • 四則演算や関数を使って売上表などを効率よく作成することができる
  • 罫線の設定や塗りつぶしなど表を見やすく作成することができる
  • 必要に合わせて、画像や図形の挿入をして適切な編集をすることができる
  • 作成したデータを印刷またはメールなどで添付できるようにPDF化することができる
  • 作成したデータに名前を付けて所定の場所に保存することができる
  • 既存のデータを所定のフォルダから開き、編集することができる

これらのスキルを最低限習得することができれば、エクセルの表の作成が可能と言えます。

PowerPoint(パワーポイント)

ビジネスで必要とされるパワーポイントの基本スキルは…

  • プレゼンテーションの作成・編集・保存・上書き保存
  • スライドの挿入・削除・入れ替え・移動・複製
  • テキストボックスやワードアートの挿入・編集・移動・コピー・削除・選択
  • 表の作成・編集
  • グラフの作成・編集
  • 図形やSmartArtの作成・編集
  • 画像の挿入・編集
  • 印刷の設定

大まかなスキルで言うと、このあたりになります。

パワーポイントはプレゼンテーションソフトなので、例えば、会議に必要な資料の作成などのスキルが求められるでしょう。

一般的にパワーポイントで資料を作成できるスキルの詳細には以下のようなものがあります。

  • パワーポイントを起動して、新しいプレゼンテーションを出すことができる
  • 作成する資料に合ったデザインを選択することができる
  • スライドを挿入したり、複製して効率よく作業をすることができる
  • テキストボックスやワードアートを挿入して、適切な書式の設定をすることができる
  • 文字の配置の設定や箇条書きなどの適用ができる
  • 表や図形、画像、SmartArtを挿入してよりわかりやすい資料を作成することができる
  • 必要に合わせてグラフを挿入することができる

配布する資料として適切な印刷をすることができる

アニメーションや画面の切り替えなどもありますが、実際にプレゼンを行わない場合は、ここら辺のスキルは無くても良いかもしれません。

パワーポイントの場合は、ワードやエクセルと異なり、内容を読み込むよりもパッと見て伝わるように作成する必要がありますので、テキストボックスやワードアート、図形、SmartArtといったスキルは必須でしょう。

面接でスキルを聞かれたらどうする

面接の際に、パソコンのスキルについて聞かれることもあります。

もちろん、職務経歴書があればそちらにしっかりと書くことで自分のスキルを伝えることができますが、職務経歴書がない場合は面接時にスキルを伝えなければならないでしょう。

面接で、スキルを聞かれた場合は、「要点を押さえて簡潔に」伝えましょう。

  • 「基本的な書類作成ができます」
  • 「業務上支障なくパソコンが使用できます」

といった回答は、結局何ができるのか伝わりません。

  • 「送付状などのビジネス文書を作成ていました」
  • 「関数を使って、見積書や請求書などを作成していました」
  • 「画像やグラフを活用した、社内外向けのプレゼンテーション資料を作成していました」

など、実際に自分が作成してきたもの、やってきたことを具体的に伝えましょう。

これまでに、そういったものを作成したことがない場合は、

  • 「タブ設定などを使って、ビジネス文書を作成することができます」
  • 「VLOOKUP関数やピボットテーブルを使って集計や分析をすることができます」
  • 「アニメーション効果な画面切り替え効果を設定したプレゼンテーションの作成ができます」

など、習得しているスキルで実際にできることを伝えると良いでしょう。

いずれにしても「具体的に」やったこと、できることを伝えるのがポイントです。

PC・Officeのスキルを習得する方法

パソコンやOfficeソフトのスキルについて聞かれた際、必要なスキルをもっていない…となると、採用が厳しくなる可能性が高いです。

面接までにスキルを習得しておく必要があります。

Officeソフトのスキルを習得する方法は大きく分けて3つです。

テキストやネットを活用して独学で学ぶ

パソコンがある程度得意な方の場合は、テキストやネットを使って独学で学ぶという方法があります。

この方法が向いている方は、操作などが問題なく行え、わからないことが起きたら調べたり、人に聞いたりして一人で解決できる方に向いています。

また、わからないことがあった場合に自分で解決するといった時間がかかることを含め考えると、面接までの時間に余裕がある方、余裕はあまりないけどパソコンが得意ですぐ覚えられる方でしょう。

通信講座を利用する

独学に近い方法で、通信講座を学ぶといった方法もあります。

通信講座も独学と同様に、自宅で自分の好きな時間帯に学ぶことができる学習方法です。

通信講座の場合は、メールなどで分からないことを質問することができますので、そこが独学と異なる点になります。

質問から回答までのタイムラグが発生することも加味して計画的に学習を進めるのが大切です。

完全独学も通信講座もスキマ時間など自分の好きなタイミングで学習をすることができるのがメリットではありますが、急いでいる方や学習スケジュールの管理が大変な方には難しかもしれません。

パソコン教室で学ぶ

パソコンの初心者の方や苦手な方が、確実にスキルを身につけるならサポート体制が整っているパソコン教室で学ぶという方法がオススメです。

もちろん、独学でも良いですが、わからないことが起こるたびに自分で解決しなければなりません。

調べた結果、それが合っている!という自信を持って進めることができればいいのですが、合っているのかわからない状態で進めたり、わからないことを解決しながら学習するのは、かなりの時間を要してしまいます。

パソコン教室で学ぶとなると費用は掛かりますが、わからないことをその場で解決して次のステップに進むことができるので、効率よく正確なスキルを習得することが可能です。

また、パソコン教室にもよりますが、パソコン教室の中には長期間通うだけでなく、学びたいことだけを1回・1日で学べるワンポイントレッスンや、集中的に通ってスキルを習得できる短期コースがあります。

習得までの時間に余裕がある方だけでなく、就職や転職で急いでいる方にも対応していたりするので、不明なことをすぐ解決して効率よく学びたい方にオススメです。

資格の取得でスキルアップと証明

やはりスキルのアピールとして有効なのは、資格の取得でしょう。

もちろん、職務経歴書も有効ですし、履歴書の資格欄に取得した資格の記載と職務経歴書の2つでアピールすることができれば一番良いのですが、職務経歴書は提出を求められない場合があります。

その場合、自分のスキルを客観的にわかりやすく相手に伝える方法としては、やはり資格がわかりやすいです。

面接のときに、口頭で今までやってきたことを細かくすべてを説明するのは難しいですし、かといって具体的な内容を述べたところで証明するものがないので、ちょっとふわっとした感じになってしまいます。

その点で言うと、資格を取得してスキルを客観的に証明することができれば、相手に伝えるのにも困りません。

特に、これまでに事務などを経験したことがなく未経験の場合など、実績がないので資格でスキルを証明する方が伝わりやすくなります。

Officeソフトのスキル証明はMOS資格が人気

Officeソフトの資格にはさまざまな種類がありますが、MOS資格は初心者の方にオススメの資格となっています。

また、MOS資格は人気・認知度とともに高い資格となっています。

科目は、ワード・エクセル・パワーポイントのほかに、Access(アクセス)やOutlook(アウトルック)もありますが、基本的にはワード・エクセル・パワーポイントの中から取得する人がほとんどです。

レベルも一般レベルと上級レベルがありますが、スキルのアピールを考える場合は、

  • 可能であれば、ワード・エクセル・パワーポイントの3科目
  • レベルは一般レベルと上級レベルの両方

が理想ではあります。

科目の場合は、最低でもエクセルとワードは取っておきたいですし、レベルも他社と差をつけるのであれば両方取得が良いですね。

その他のOfficeソフトの資格の一例

  • Word文書処理技能検定試験
  • Excel表計算処理技能認定試験
  • PowerPointプレゼンテーション技能認定試験
  • 日商PC
  • ビジネス文書検定

このような資格があります。

資格により、試験内容や形式が異なります。

また、Officeソフト以外でも、アピールできる資格があります。

中でも、国家資格である「ITパスポート」はパソコンを使う人であれば取得していて損はない資格と言えます。

さらに、事務職を目指す場合は、簿記や秘書検定などもスキルのアピール材料になります。

他者と差をつけたい方は検討してみるのがオススメです。

事務職の方にオススメの資格については、下記の記事にて解説していますので、参考になさってください。

事務職おすすめ資格6選|就職や転職で有利になるパソコン資格を紹介!

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