今回の記事はExcel（エクセル）のオートフィルタの使い方｜条件をつけて抽出するについてお話します。
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オートフィルタとは何か？
オートフィルタとは、作成されたリストの中から条件に合ったデータだけを抽出することができる機能です。
データベースを活用する上で、知っておくとかなり便利な機能ですので、並べ替えの機能と一緒に習得しておくのがオススメです。
並べ替えをする方法については、下記の記事で詳しく解説していおります。
★ここがポイント★
抽出と並べ替えが混同してしまうことがありますが、
- 抽出・・・条件に合ったデータのみを表示する
- 並べ替え・・・条件を指定して並べ替える
大きな違いは、例えば100件あるデータの中から条件に合ったものだけを表示させるのが抽出です。条件に合ったものだけなので、100件のうち10件、15件など表示されるデータが変わります。
一方、並べ替えは、100件のデータを100件表示させたまま指定した順番に並べ替えます。
この違いを押さえておくと、効率よく作業をすることができます。
オートフィルタの使い方解説
まずは、ザックリとオートフィルタってこんな関数なんだというイメージをわかりやすいイラストで解説しています。
オートフィルタの設定方法
オートフィルタはボタン一つで設定することができますが、実はルールもあります。
- 見出しが横方向になっている表であること
- 表内に空欄がないようにすること
- 表の上下左右は空白行、空白列であること
このポイントを押さえて表を作成することで、正しくオートフィルタの設定をすることができます。
それでは下記の例で解説しましょう。
上記の表は、見出しが横方向になっていて、表内に空欄はありません。
また、表の上下左右は空白行、空白列になってます。
まず、表内のどこでもいいので、選択しましょう。
データタブの並べ替えとフィルターグループにある「フィルター」をクリックしましょう。
これで、見出しのセルにフィルターボタンが付きました。
フィルターボタンが変な所に付く原因
先ほどお伝えしたルールにあるように、表の上下左右は空白行、空白列である必要があります。
下記の例で説明します。
上記の表では、表のすぐ上の行の一部に日付が入力されているため、空白行になっていません。
この状態でフィルターを設定すると・・・
フィルターボタンは、見出しはなく、表のタイトルが入っている行についてしまいます。
人間の目で見れば、表の部分は3行目からとわかりますが、エクセルは、どのセルにデータが入っているのかで判断をするので1行目にも２行目にもデータがあるので、1行目にフィルターボタンが付いています。
この場合は、表の上に1行追加しましょう。
行を追加せずにフィルターボタンを付けたい場合は、見出しの行から表の範囲を選択した上でフィルターを設定すると、見出しの行にフィルターボタンが設置されます。
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フィルターの使い方を解説
それでは、基本的なフィルターの使い方を解説します。
一覧から指定したデータを抽出する方法
では、担当者を絞り込んでみましょう。
担当者のフィルターボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
この時点では、すべてのデータが表示されているので、すべての項目にチェックが入っています。
一番上の「すべて選択」をクリックしてチェックマークを外すと、すべてのチェックマークが解除されます。
表示させたい担当者にチェックマークを付けて、「OK」をクリックしましょう。
すると、指定した担当者のみのデータが抽出されます。
データが抽出できない時の対処法
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