エクセル・VBA

Excel(エクセル)|オートフィルタの使い方|条件をつけて抽出する

オートフィルタの使い方|条件をつけて抽出する

今回の記事はExcel(エクセル)のオートフィルタの使い方|条件をつけて抽出するについてお話します。

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オートフィルタとは?

オートフィルタとは、作成されたリストの中から条件に合ったデータだけを抽出することができる機能です。

データベースを活用する上で、知っておくとかなり便利な機能ですので、並べ替えの機能と一緒に習得しておくのがオススメです。

並べ替えをする方法については、下記の記事で詳しく解説していおります。

Excel(エクセル)|データの並べ替えをする方法

★ここがポイント★

抽出と並べ替えが混同してしまうことがありますが、

  • 抽出・・・条件に合ったデータのみを表示する
  • 並べ替え・・・条件を指定して並べ替える

大きな違いは、例えば100件あるデータの中から条件に合ったものだけを表示させるのが抽出です。条件に合ったものだけなので、100件のうち10件、15件など表示されるデータが変わります。

一方、並べ替えは、100件のデータを100件表示させたまま指定した順番に並べ替えます。

この違いを押さえておくと、効率よく作業をすることができます。

オートフィルタの使い方の画像解説

まずは、ザックリとオートフィルタってこんな関数なんだというイメージをわかりやすいイラストで解説しています。

下記を開いてご覧ください。

オートフィルタの設定方法

オートフィルタはボタン一つで設定することができますが、実はルールもあります。

  • 見出しが横方向になっている表であること
  • 表内に空欄がないようにすること
  • 表の上下左右は空白行、空白列であること

このポイントを押さえて表を作成することで、正しくオートフィルタの設定をすることができます。

それでは下記の例で解説しましょう。

オートフィルタの説明

上記の表は、見出しが横方向になっていて、表内に空欄はありません。

また、表の上下左右は空白行、空白列になってます。

 

オートフィルタの説明

まず、表内のどこでもいいので、選択しましょう。

データタブの並べ替えとフィルターグループにある「フィルター」をクリックしましょう。

 

オートフィルタの説明

これで、見出しのセルにフィルターボタンが付きました。

 

フィルターボタンが変な所に付く原因

先ほどお伝えしたルールにあるように、表の上下左右は空白行、空白列である必要があります。

下記の例で説明します。

オートフィルタの説明

上記の表では、表のすぐ上の行の一部に日付が入力されているため、空白行になっていません。

この状態でフィルターを設定すると・・・

 

オートフィルタの説明

フィルターボタンは、見出しはなく、表のタイトルが入っている行についてしまいます。

人間の目で見れば、表の部分は3行目からとわかりますが、エクセルは、どのセルにデータが入っているのかで判断をするので1行目にも2行目にもデータがあるので、1行目にフィルターボタンが付いています。

 

オートフィルタの説明

この場合は、表の上に1行追加しましょう。

行を追加せずにフィルターボタンを付けたい場合は、見出しの行から表の範囲を選択した上でフィルターを設定すると、見出しの行にフィルターボタンが設置されます。

フィルターの使い方

それでは、基本的なフィルターの使い方を解説します。

一覧から指定したデータを抽出する方法

オートフィルタの説明

では、担当者を絞り込んでみましょう。

担当者のフィルターボタンをクリックします。

 

オートフィルタの説明

一覧が表示されます。

この時点では、すべてのデータが表示されているので、すべての項目にチェックが入っています。

一番上の「すべて選択」をクリックしてチェックマークを外すと、すべてのチェックマークが解除されます。

 

オートフィルタの説明

表示させたい担当者にチェックマークを付けて、「OK」をクリックしましょう。

 

オートフィルタの説明

すると、指定した担当者のみのデータが抽出されます。

データが抽出できない時の対処法

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

オートフィルタデータの抽出

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オートフィルタの使い方の動画解説

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