Word(ワード)で文書の変更履歴を記録・反映・削除する方法

Word(ワード)で文書を作成したあと、その文書の校正を行う場合は、「変更履歴の記録」を活用すると便利です。

「変更履歴の記録」は、文書に対してどのような変更を「いつ」「誰が」「どこに」「どのように」行ったのかを記録することができます。

この記録を行うことにより、1つのWordファイルをチームで作業する場合など、指示した内容が反映されているか、どの部分がどのように変わったのかなどを比較しながら校閲を行うことが可能です。

今回の記事では、変更履歴の基本的な使い方から疑問まで詳しく紹介します。ぜひ参考になさってください。

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Word(ワード)の変更履歴機能とは？

まず、変更履歴とはどのようなことができるのかについて解説します。

ワードの「変更履歴」機能は、文書に対して行われた変更を追跡し、誰がどの部分を変更したかを記録するための機能です。
この機能が有効になると、編集者が追加、削除、書式の変更を行った際に、その内容が記録され、他のユーザーが確認できるようになります。

変更の記録：誰が、どの部分を、いつ変更したかが記録されます。
変更内容の表示：追加した部分はガイドライン付きで表示され、削除した部分は取り消し線で表示されます。
変更の承認または拒否：他の編集者が変更を確認し、承認するか拒否するかを選択できます。

編集者や管理者が変更を確認した後、変更の「承諾」または「元に戻す」を選ぶことで、最終的にその変更が文書に反映されます。

Word(ワード)で変更履歴を記録する方法

それではまず、変更履歴を行う際の基本的な手順について解説します。

【変更履歴を記録・終了する手順】

「校閲」タブをクリックする
「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」をクリックする
文書の編集を行う
「変更履歴の記録」をクリックして記録を終了する

「校閲」タブの「変更履歴の記録」をクリックします。

「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」をクリックします。
このとき、アイコンの方をクリックすれば、そのまま記録が開始されます。
アイコンの下の「ｖ」をクリックすると、プルダウンメニューが表示されるので、その中から「変更履歴の記録」を選択します。

文書を変更します。

変更履歴の機能がオンになると、「変更履歴の記録」ボタンが濃いグレーに変わります。
それでは実際に文書を編集してみましょう。
上記の例では、「文章」を「文書」に変更したため、「文書」の文字がユーザーカラーで表示されています。
削除した内容については、画面の右側に表示されています。

変更した内容が画面の右側に表示されます。

上記では、さらに変更を加えています。
文字だけでなく、フォントの大きさや色、太字や下線といった書式の変更もすべて記録されます。

「校閲」タブの「変更履歴の記録」をクリックして、記録を終了します。

文書の編集が終了したら、「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」をクリックします。
こちらも開始同様に、アイコンまたはプルダウンメニューから「変更履歴の記録」をクリックします。

「変更履歴の記録」ボタンがオフになります。

「変更履歴の記録」が現在、有効になっているか無効になっているかの判断は、ボタンの色で確認しましょう。

複数のユーザーが変更した場合も記録されます

変更履歴の記録で編集した内容は、ユーザーが異なった場合でも記録されます。

複数のユーザーが変更を行った場合、ユーザー名と変更箇所・変更内容もすべてわかるようになっています。

また、ユーザーによって変更部分の色が自動で振り分けられます。

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変更履歴の表示方法の切り替え方

変更履歴の表示方法は切り替えることが可能です。

【変更履歴の表示方法を変える基本の手順】

「校閲」タブをクリックする
「変更履歴」グループにある「変更内容の表示」をクリックする
プルダウンメニューから表示形式を選択する

「校閲」タブの「変更内容の表示」をクリックして「シンプルな変更履歴/コメント」を選択します。

※上記の例では、「変更内容の表示」の一覧から「変更履歴/コメントなし」で表示されています。
「変更履歴/コメントなし」を選択すると、変更履歴の表示を非表示にすることができます。

文書の左側に、変更された段落に縦棒の印が表示されます。

「シンプルな変更履歴/コメント」では、変更した内容の詳細までは分かりませんが、変更が加えられた行に目印が付く形になっています。

「変更内容の表示」をクリックして「すべての変更履歴/コメント」を選択します。

変更履歴の内容の詳細が画面の右側に表示されます。

表示するユーザーを絞り込む

変更履歴の表示では、複数のユーザーが変更を加えた場合、ユーザーを絞り込んで特定のユーザーのみを表示することも可能です。

【変更を加えたユーザーの表示を絞り込む手順】

「校閲」タブをクリックする
「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」をクリックする
「特定のユーザー」をクリックする
表示するユーザーのみチェックマークを付ける

「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」をクリックします。

「特定のユーザー」をクリックし、表示させたいユーザーのみチェックマークが付くようにします。

これで、表示する変更履歴を特定のユーザーのみにすることができました。

変更履歴の表示を本文中のみにする

画面の右側に変更履歴の詳細が表示されて作業がしづらい場合は、変更された内容を本文中のみにすることができます。

「変更履歴とコメントの表示」をクリックし、「吹き出し」→「すべての変更履歴を本文中に表示」の順にクリックします。

「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」をクリックします。
プルダウンメニューから「吹き出し」を選択します。
「すべての変更履歴を本文中に表示」をクリックします。

これで、本文中に変更した箇所が表示されます。

※上記の例では、表示するユーザーを1名に絞っています。複数のユーザーを表示する設定にしている場合は、ユーザーの色に応じて変更した箇所が示されます。

詳細を確認したい場合は、変更された箇所にポインターを合わせます。

ポインターを合わせた部分の変更履歴の詳細が表示されます。

※ポインターを外すと表示が消えます。
※変更箇所をクリックしても詳細は表示されません。

変更履歴を承諾・元に戻す方法

変更履歴の記録を行った場合、変更された内容はそのまま文書に反映されず、最終的には「承諾」または「元に戻す」のいずれかの作業が必要になります。

承諾

変更を承認して、文書に正式に反映させます。
これを行うと、その変更内容が確定し、元のテキストは変更後の内容に置き換わります。

元に戻す

変更を拒否して、元の状態に戻ります。
この操作を行うと、追加された部分は消え、削除された部分が元に戻ります。

変更を「承諾」または「元に戻す」作業を行うことで、最終的な文書の内容が確定します。
複数の変更があった場合は、個別に確認して対応するか、すべてを一括で承諾または元に戻すことも可能です。

変更履歴をすべて承諾する

上記のように、削除や追加された文書の変更内容を確認し、すべての変更をそのまま反映したい場合は、一括で承諾することができます。

【変更された内容をすべて承諾して反映する手順】

「校閲」タブをクリックする
「変更箇所」グループにある「承諾 [Ｖ] 」をクリックする
「すべての変更を反映」をクリックする

「校閲」タブの「承諾 [Ｖ]」をクリックし、「すべての変更を反映」をクリックします。

※「承諾」の文字の上にあるアイコンをクリックすると「承諾して次へ進む」が機能するため、プルダウンメニューが表示されません。
必ず「承諾 [Ｖ] 」の方をクリックして、プルダウンメニューを表示させましょう。

これですべての変更内容を一括で承諾して反映させることができました。

変更履歴をすべて元に戻す

変更履歴を一括承諾ほのかに、変更された内容をすべて拒否して元に戻すことも可能です。

【変更された内容をすべて拒否して元に戻す手順】

「校閲」タブをクリックする
「変更箇所」グループにある「元に戻す [Ｖ] 」をクリックする
「すべての変更を元に戻す」をクリックする

「校閲」タブの「元に戻す [Ｖ]」をクリックし、「すべての変更を元に戻す」をクリックします。

※こちらもアイコンではなく「元に戻す [Ｖ] 」の方をクリックしましょう。

これですべての変更内容を一括で拒否して元に戻すことができました。

変更履歴を承諾する

変更された内容は、1つずつ確認しながらその都度、承諾・元に戻すを判断することができます。

まずは、変更履歴を承諾する手順です。

【準備】文頭にカーソルを合わせて、「校閲」タブの「次へ」をクリックします。

文書の変更履歴のチェックを始める際は、まず、文頭にカーソルを合わせます。
次に「校閲」タブの「変更箇所」グループにある「次へ」のボタンをクリックします。

1つ目の変更箇所に移動します。

「次へ」をクリックすると文書の最初の変更箇所に移動することができます。
ここから、「承諾」または「元に戻す」判断を行います。

【変更内容を承諾する手順】

変更内容を確認する
「校閲」タブの「承諾」をクリックする

基本の手順はこの２つです。重要なのは、変更箇所の確認です。

1つ目の変更箇所が選択されていることを確認し、変更内容を確認後、「承諾」をクリックします。

※上記の例で選択されている変更箇所は「文章の削除」です。
「承諾」をクリックすると、選択されている箇所の変更が承諾され、次の変更箇所が選択されます。

次の変更箇所が選択されていることを確認し、変更内容を確認後、「承諾」をクリックします。

※上記の例で選択されている変更箇所は「文書という文字列の挿入」です。
「承諾」をクリックすると、選択されている箇所の変更が承諾され、次の変更箇所が選択されます。

「承諾」をクリックすると、変更内容が反映され、次の変更箇所に移動します。

変更履歴の確認は「削除」と「挿入」をそれぞれ行う必要があります。
文字を削除して入力し直した変更履歴は、「削除」と「挿入」の履歴が連続して表示されるため、よく確認することが大切です。

変更履歴を元に戻す

【変更内容を元に戻す手順】

変更内容を確認する
「校閲」タブの「元に戻す」をクリックする

こちらの手順もこの２つで、重要なのは、変更箇所の確認です。

現在選択されている変更箇所と変更内容を確認します。

変更内容を確認後、「元に戻す」をクリックします。

※上記の例で選択されている変更箇所は「"必要な"という文字列の削除」です。

変更した内容は反映されず、元の状態に戻ります。

※「元に戻す」をクリックすると、選択されている箇所の変更が拒否され、次の変更箇所が選択されます。

変更履歴のすべてのチェックが終わった後

文書の最後にある変更箇所の処理を行います。

すべての処理が終わると、メッセージが表示されるので「OK」をクリックします。

「承諾」または「元に戻す」をクリックすると、自動的に次の変更箇所に移動しますが、これ以上移動先がないため、「文書にはコメントまたは変更履歴が含まれていません」というメッセージが表示されます。

変更履歴を承諾・元に戻す　その他の方法

変更履歴を承諾、または元に戻す操作は、右クリックをして表示されるコンテキストメニューからも行うことができます。

【コンテキストメニューを使って承諾・元に戻す手順】

変更された箇所を右クリックする
「挿入を反映」または「削除を反映」を選択する

変更された箇所にカーソルを合わせて、右クリックをします。

コンテキストメニューから「挿入を反映」をクリックします。

挿入された文字列が確定されました。

変更された次の箇所にカーソルを合わせて、右クリックをします。

コンテキストメニューから「削除を反映」をクリックします。

削除した変更が確定され、表示されていた文字列が消えました。

※変更した内容を反映したくない時は、それぞれ「挿入を元に戻す」「削除を元に戻す」を選択することで元の状態に戻すことができます。

変更履歴機能に関するよくある疑問

変更履歴の作業をしていて「こういうときどうしたら良いの？」「こういうことってできないの？」という疑問があると思います。

今回は、よくある疑問をいくつか紹介します。

変更履歴を表示しないように設定を変える方法は？

変更履歴を記録した場合、「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更内容の表示」から「変更履歴/コメントなし」を選択して保存しても、次にファイルを開いたときに変更履歴が表示されてしまう・・・と困ることがあります。

そういった場合は、ワードの設定を変更することで、変更履歴が表示されないようにすることが可能です。

【変更履歴を表示しないように設定を変える手順】

「ファイル」タブをクリックする
「その他」→「オプション」の順にクリックする
「トラストセンター」を選択する
「トラストセンターの設定」をクリックする
「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックマークを外す
「OK 」をクリックする

「ファイル」タブをクリックします。

「その他」を選択し、「オプション」をクリックします。

※パソコンの画面によっては、「ファイル」をクリックしたら画面の左下に「オプション」の表示がされます。

左のメニューから「トラストセンター」を選択し、「トラストセンターの設定」をクリックします。

「プライバシーオプション」をクリックします。

「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックマークを外して、「OK」をクリックします。

「ドキュメント固有の設定」の項目にある、「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックマークをクリックして外します。
チェックマークを外したら「OK」をクリックします。
元のダイアログボックスに戻るので、ワードの画面に戻るまで「OK」をクリックします。
これで設定を変更することができました。