エクセル・VBA

改ページプレビューで印刷範囲設定|分かりやすく解説

エクセルの改ページプレビューを紹介している女性の画像

今回はエクセルの改ページプレビューについてお話しします。

ワードと違ってエクセルはページ上の区切りが把握しづらく、「印刷したときに表が途中で切れてしまった」という経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか?

そんな悩みを解決するのが「改ページプレビュー」機能です。

改ページプレビューとは?

改ページプレビューとは?を表現している画像

エクセルを起動すると通常「標準ビュー」という入力画面が最初に表示されます。

縦横にセルがびっしりと並ぶこの画面は数値や式を次々入力していくうえでは非常に便利ですが、紙の上のレイアウトとは異なるため、実際に印刷するとどのように表示されるのかイメージができません。

改ページプレビューをざっくり説明すると「印刷をする上での範囲を決める表示モード」です。

エクセルの印刷はとっても難しいのです。

エクセルの画面にはよく見ると区切りがありません。

ワードならありますが、エクセルには無いのです。

その区切りを行うのが「改ページプレビュー」というものだと思ってください。

その状況にすると用意に修正ができます。

「白とグレー」で「青色の線」が出る画面を見たことあればそれが「改ページプレビュー」の画面です。下記が「標準ビュー」の入力画面です。

月間売上表が表示されているエクセルの画像

実はエクセルには「標準ビュー」とは別に印刷レイアウトを把握するための入力画面があります。

それが「ページレイアウト」と「改ページプレビュー」です。

「ページレイアウト」ではヘッダーやフッターを含め表を印刷したときの見た目がそのまま再現されます。

ただし、「ページレイアウト」は1ページごとに表示されるため、表の前後のつながりが見えにくいという欠点があります。

下記は「ページレイアウト」の画面です。

月間売上表のページレイアウトの画面が表示されているエクセルの画像

そこで使いたいのが「改ページプレビュー」画面です。

「改ページプレビュー」を使えば、「改ページ」する場所を自分で簡単に設定することができます。

1つの長い表に対しどこからどこまでを1枚の紙に収めるのか目で見て決められるため、思わぬところで表が切れてしまうのを防ぐことが可能です。

下記が「改ページプレビュー」の画面です。

月間売上表の改ページプレビューの画面が表示されているエクセルの画像

まず「標準ビュー」で表を完成させ、「改ページプレビュー」でページを切り替える場所を指定してから、「ページレイアウト」で実際の印刷イメージを確認する。

これが綺麗な表を印刷するコツです。

改ページプレビュー 具体的な使い方

具体的な使い方を紹介している画像

では改ページプレビューでページ切り替えを行う具体的な方法を見ていきましょう。

エクセルで印刷するための表を入力し終えたら、エクセル上部に表示されるタブメニューの中の「表示」をクリックします。

次にタブメニュー下に表示される各種メニューの中から一番左にある「ブックの表示」カテゴリの中の「改ページプレビュー」をクリックします。

改ページプレビューボタンのある場所を説明しているエクセルの画像

改ページプレビュー入力画面では、入力済みのセルが青い実線で囲まれています。

入力された値のない空のセル部分は灰色に塗りつぶされ、改ページプレビュー画面には表示されません。

改ページプレビューの画面で表と青い実線と破線が表示されているエクセルの画像

入力済みのセルを囲む青い実線は印刷範囲を示しています。

実線の上にポインターを移動してみましょう。

⇔の形に変わってからドラッグすると、青い実線が移動するのが分かるはずです。

印刷範囲を変えたい場合はこの青い実線を移動させてください。

また、表の途中に青い点線は「ここでページが切り替わります」という改ページの印です。

最初は入力した表のサイズ等にあわせてエクセルが自動的に改ページの位置を判断しています。

意図しない位置に改ページ指定が行われていると、表が切れる原因になってしまいます。

では改ページの位置を変えてみましょう。

青い点線の上にポインターを移動し、⇔に変わったらページを変えたい場所までドラッグします。

すると点線が実線に変わります。

これは自動改ページから手動改ページに切り替わったということを示しています。

改ページプレビューの画面で表と青い実線だけが表示されているエクセルの画像

また、行や列を選択して改ページの挿入もできます。

ある行からページを変えたい場合は、次ページの先頭に来る行を選択して「ページレイアウト」タブメニューの中の「改ページ」→「改ページの挿入」を選んでクリックします。

ある列からページを変えたい場合は、次ページの先頭に来る列を選択して「ページレイアウト」タブメニューの中の「改ページ」→「改ページの挿入」を選んでクリックします。

20行目からページを変えたい場合、20行目を選択し、「改ページの挿入」をします。

改ページのボタンとやり方を示したエクセルの画像

改ページプレビューのトラブル

トラブルを表現している画像

改ページプレビューの基本的な使い方は上の通りですが、たまに改ページ機能が思った通りに動作しないことがあります。

その原因と対処法を見てみましょう。

改ページプレビューの青い線が移動できない時

移動できない時を表現している画像

改ページプレビューでは青い線をドラッグすることで簡単に印刷範囲や改ページ位置を設定することができました。

ところがこの青い線の近くにポインターを持って行っても⇔の形にならず、線をドラッグすることができない場合があります。

これは「セルのドラッグ アンド ドロップ機能」が有効になっていないことが原因です。

解決するためには「ファイル」タブメニューから、「オプション」→「詳細設定」とすすみ、「編集オプション」の中の「フィル ハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使う」にチェックを入れ「OK」をクリックします。

これで青い線をドラッグすることができるようになりました。

拡大縮小印刷の項目がある場所を示すエクセルの画像

青い線の外が印刷範囲外になってしまうとき

範囲外になってしまう時を表現している画像

青い線をドラッグすると、青い線の外側の部分が灰色になって数値の入力されているセルでも印刷範囲外になってしまう場合があります。

これはページ数があらかじめ指定されていることが原因です。

例えばページ数1ページと決めているのに、2ページ目の設定をすることができないのは当然です。

「ページレイアウト」タブメニューをクリックし、中央付近にある拡大縮小カテゴリーのなかの「縦」「横」の表示を見てみましょう。

ここで縦横それぞれのページ数を指定していますので、それぞれ「自動」に設定すれば自由に改ページを挿入できます。

拡大縮小印刷の項目がある場所を示すエクセルの画像

「改ページプレビュー」を使うことで、印刷時のミスを防ぐことかできます。上手に使いこなして事務作業を効率的にこなしましょう。

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