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パソコンでのメール作成が苦手な方向け|メール作成のコツ公開

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そもそも電話で済む要件はメールを使わないようにする

短い内容の要件に関しては、メールを利用するのではなく電話を使うようにすると安心です。

毎回メールを使うと文章に悩んでしまうことがありますが、電話なら気軽に話をすることが出来るので、悩むこともありません。

時間帯や内容にもよりますが、出来るだけ電話で済ませることが出来る物に関しては、メールを多用するのではなく、電話でコミュニケーションをとって話をする方がおすすめです。

お互いの意見交換も迅速に行うことが出来ます。

「小説」などを書いているわけではない事を理解して簡潔に書く

メールを打つ時には文章が長くなってしまうことがありますが、小説を書いているわけではありませんので、出来るだけ簡潔に書くことが大切です。

内容が伝われば良いので、箇条書きで文章を作成しても問題はありません。

小説の様に長々と内容を書いてしまうと相手にも読んでもらう時間をとらせる事になりますし、自分の伝えたいことが上手く伝わらない可能性があります。

自分の伝えたい内容を簡潔に明記することで、相手に自分の意思を伝えることが可能です。

失礼にならないように返信期限を出来るだけ早くする(遅いほどトラブルが発生する)

メールが届いた場合には後回しにせずに出来るだけ早く返信をすることが大切です。

特にビジネスに関する内容の場合には後回しにしておくことで、大きなトラブルに発展する可能性もあります。

基本的にメールを読んだら直ぐに返信をするか、時間がない場合は遅くても当日中に返信をするようにしましょう。

返信をする時間が遅れてしまえば遅れてしまうほど、大きなトラブルになる可能性が高くなりますし、相手にも迷惑をかける事になるので注意が必要です。

件名は内容が全てわかるように書く「3月1日(金)のセミナー開催のお知らせ」など

メールを送る際には件名をつける事が大切です。件名がない状態では迷惑メールと勘違いされてしまう可能性もあります。

また件名をつける際には内容がよく分かる様な件名を付ける様にしましょう。

内容をイメージする事ができない物をつけてしまうと、相手の方にもメールの内容を理解して頂くことが出来ません。

わかりやすいタイトル表記にすることで、時間がない場合でも読んで貰うことが出来ますし、スムーズに内容を伝えることが出来ます。

数字があると具体的になる|日時など明確に示す

メールを送る際には文章だけではなく、数字を入れておくことも大切です。

特に日時に関しては明確に示す必要がありますので、数字を必ず入れるようにしましょう。

日時に数字を使わず文章で送ってしまうと相手に誤解をされてしまうこともあります。誤った日時と勘違いされてしまう場合もありますので、注意が必要です。

出来るだけ具体的な数字を文章に盛り込む事によって、相手に誤解されることもなくなりますし、わかりやすい内容を伝えることが出来ます。

自分の求めている回答が貰える内容だけを書く|余分な事は書かない

メールを送る際には、回答が欲しい内容だけを書くようにする事が大切です。

余分な事を多く書いてしまうと正確な回答を頂くことが出来なくなります。

求めている内容とは違う物が返信される事にもなりますので、出来るだけ余分な事を書かずに簡潔な文章を作成することが大切です。

短い文章であっても質問の意図がわかりやすい内容の物なら問題はありません。

文章の長さは適度な物が良いので、出来るだけ余分な事は書かないようにするのが大切です。

要点は箇条書きにする|箇条書きが最もわかりやすい

文章を書く際には、要点は箇条書きにする事が大切です。

文章にするとわかりにくくなる内容であっても箇条書きにするとわかりやすくなります。

箇条書きであれば、誰でも簡単に書くことが出来ますし、メールを作成する際にも迷うことがありません。

要点だけ纏めて作ることが出来るので、相手にも伝わりやすい内容のメールを作ることが出来るようになります。

箇条書きで書くことになれてくるとメールを送る際にも困ることが無くなります。

適度に空間(改行)を開けると見ている方が読みやすくなる|たくさん詰まっていると圧迫感がある

メールで文章を作る際ですが、適度に改行を行うことが大切です。

改行をせずに長く文章を作ってしまうと圧迫感を感じることにもなりますし、文章が読みにくくなってしまいます。

特に長い文章を作成する時には読みやすくする事が大切です。

適度に改行を使って、空間を空けることが出来るようになると長い文章でも読みやすい物にする事ができます。

詰まっている感じも無くなるので相手に圧迫感を感じさせることもありませんし、内容も伝わりやすくなります。

漢字よりもひらかなが読みやすい|堅すぎるもダメ・柔らかすぎるのもダメ・中間が一番

漢字を使いすぎてしまうと文章が読みにくくなることがあります。

文章に漢字を多用して作るよりひらがなを使うほうが文章は読みやすくなるので、おすすめです。

漢字ばかりを使ったり、ひらがなばかりを使ったりするのではなく、適度に織り交ぜて使用することで読みやすい文章を作り上げることが出来るようになります。

堅すぎるのもいけませんし、柔らかすぎるのも失礼に当たりますので、出来るだけ中間になる様に意識をする事が大切です。

書いた後に必ず読み直す|自分で、もしくは誰かに見てもらう

文章を作成した後は直ぐに送るのではなく、自分で読み直す事が大切です。

読み直す事で誤字脱字に気づくことが出来るようになりますし、意味が伝わるかどうか確認をすることが出来ます。

自分で読んでも自信がない場合には、他の方にチェックをして貰うと良いでしょう。

他の人からのチェックを受けて問題ない文章を作成することができていれば、相手にもきちんと内容を伝えることが出来ます。

わかりやすい内容をメールで送ることが出来れば、相手の印象を良くすることが可能です。

 

ブログを書いている講師紹介(初心者の気持ちが日本で唯一わかるパソコンが苦手だった講師)

森分 然(もりわけ しかり)ミスターしかっち

パソコンが大の苦手だったところから、パソコンを覚えてきた経験を元にパソコン教室を開講。自身の経験から「専門用語を使わない」「例え話」「初心者の気持ちが唯一わかる講師」で人気。全国対応の遠隔レッスンで多くの問い合わせが殺到。初心者向けに少しでも役に立ちたいと、馴染み易いように始めた動画「ミスターしかっち式動画」が大人気。小学生が見てもわかるような動画を無料で掲載中。「ミスターしかっち」で検索!

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