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【ワードとエクセルどっちで作る? その5】 テンプレートを利用して便利に

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前回の記事

【ワードとエクセルどっちで作る? その4】

名刺の作成はどっちで作る?

テンプレートを利用して便利に

前回は、名刺の作成について、ワードとエクセルのどちらで作ったらいいのかというお話をしました。ワードの中にある「ラベル印刷」機能を使用することで簡単に名刺が作成できるのでしたね。

今回は、ワードとエクセルを使用するときに、積極的に利用することで書類の作成がより一層早くなり、デザインが美しくなる「テンプレート」についてご紹介します。

ワードにもエクセルにもテンプレートがある

テンプレートは、その名の通り文書のひな形のことです。

例えば、予算の管理表や現金出納帳、カレンダーやのしといったものを1から作ろうとすると大変ですよね。
そんなときに、テンプレートがあれば「よく見るあの形式」の文書を簡単に作成することができるのです。

テンプレートは、元々ソフトに入っているものもありますが、インターネットからダウンロードすることもできます。

公式サイトからダウンロード!

Microsoft Officeの公式サイトにはOfficeテンプレートというページがあります。ここには、無料で使用できるOfficeソフト用のテンプレートが2000種類以上もあるんです。

検索ボタンがついているので、キーワードから検索することも可能ですし、「仕事」「大学生活」「家庭/趣味」といったカテゴリーから検索することもできます。

また、季節に合わせたダウンロードコーナーもありますので、例えば年末は、年賀状や手帳、カレンダーのテンプレートが探しやすくなっています。

テンプレートのダウンロードの仕方や使い方がわからない人のために、動画解説があるのも嬉しいですね。

 

一般サイトからダウンロード!

テンプレートをダウンロードできるのは、公式サイトだけではありません。

一般のサイトからもダウンロードすることが可能です。

個人が解説しているサイトで、「職場で使ってみて便利だったものをテンプレートとして公開します」と公開しているところもありますし、ビジネス誌などの公式サイトで「今月号で特集したエクセル処理が3倍早くなるテンプレートのダウンロードはこちら」などと、紙面と連携してダウンロードページを作成している場合もあります。

また、経理や人事系のサイトですと、定期配信されるメールマガジンに登録する特典として、テンプレートをプレゼントしているところもあるようです。

ただ、公式サイトではない場所から、ダウンロードする場合はウィルスに注意したいです。有名なビジネス誌のサイトなどは、問題ないと思いますが、個人のサイトからダウンロードする場合は特に、ウィルスチェックソフトでウィルスチェックをしておきたいところです。

職務経歴書などもある

また、就職活動の際に必要な職務経歴書や履歴書のテンプレートもダウンロードすることができます。

履歴書は手書きでなければ印象が悪くなってしまう場合もありますが、職務経歴書はパソコンで打ち込んだものでも大丈夫な事業所が多いので、就職活動時にはテンプレートを利用して作成してみてもいいかもしれませんね。

カスタマイズもOK

テンプレートを見てみても、なかなか気に入ったものがない場合もあります。
そういうときは、テンプレートを自分好みにカスタマイズしてみましょう。

ダウンロード後のテンプレートは、カスタマイズすることが可能です。
例えば、文字フォントの種類や、文字の大きさ、挿入されている画像なども変更することができます。

気に入ったものがなければ、自分のイメージに一番近いものをダウンロードして、自分好みにカスタマイズするのが、時間短縮にもなるのでおすすめです。

また、カスタマイズしたテンプレートは新しいテンプレートとして保存しておくこともできます^^

お困りの際はご相談ください

キュリオステーションでは、職場でのお仕事の持ち込みが可能です。「職場でこんな書類の作成を依頼されたのだけど、どうしたらいいだろう?」という悩みがありましたら、遠慮なく相談にいらしてください!

「ワードとエクセルどっちで作る?」の連載は今回で終わりますが、次回以降の連載もお楽しみに!

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