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【ワードとエクセルどっちで作る? その1】 ワードとエクセル特技は何?

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「これと同じ書類、作っておいてー」
「このメモをパソコンで清書してくれる?」

パソコンができると、職場でこんなお願いをされることが増えます。事務系の職場だとそもそもの業務が、手書き書類のパソコンでの清書だったりもするのですが…。

そんな時にふっと頭をよぎるのが

「この書類って、どのソフトで作るのが早いの?」

という疑問です。
書類を作成するなら、早く簡単に作ってしまいたいのは誰でも一緒です。使い慣れたソフトがあるならそのソフトで作ってしまうところですが、でも、ソフトの特徴によっては、別のソフトを使った方が早く簡単にできてしまうこともあるんです。

今回の連載では、「ワードとエクセルどっちで作る?」をテーマに、書類作成の向き不向きを具体的な例をあげながら解説していきます。

初回の今日は、事務系職場で必ず使用するワードとエクセルの特徴についてお話していきますね。

どのソフトで作るのが早いのか

元々の書類がパソコンで作られていて、元のファイルが残っているなら、元のファイルを使用するのが間違い無い方法です。でも、手書きのメモをパソコンで清書したり、そもそも同じフォーマットがないと戸惑ってしまいますよね。

「こんな感じになればいい?」
と適当に作ったはいいけれど、A4の書類一枚に2時間もかかってしまったり、出来上がったフォーマットは自分にしかわからない状態では、パソコンで作成した意味もわかりません。

パソコンで作るなら、素早く簡単に作りたいですし、どうせ作るなら、他の誰かも作った人と同じように使えるフォーマットにしたいですよね。

そこで、重要になってくるのが、書類を作成するときのソフト選びです。
多くの職場で、マイクロソフトのオフィスソフトが使用されていますが、それらのソフトにはそれぞれ特徴あります。

人間でいう所の得意・不得意のようなものなのですが、書類作成時にそれを踏まえた上で書類を作成すると素早く簡単に作れることが多いのです。

ワードの特徴

まず最初にワードの特徴です。ワードは文書作成ソフトです。
ビジネス文書や、書籍の原稿作成など、以前はワープロで作成していた多くの文書の作成が得意です。特徴を5つあげるとすればこの5つになります。

・画面表示通りに印刷される
・目次を自動的に作成させることができる
・索引など本にあるような設定を文書にできる
・段落や章単位で編集&管理ができる
・作成した表に、後から枠を簡単に付け足すことができる

特に、パソコンの画面表示通りに印刷をすることができる特徴は、エクセルよりもワードの方がビジネス文書の作成に使われやすい理由になっています。

 

エクセルの特徴

次にエクセルの特徴です。エクセルは、表計算ソフトです。
グラフの作成やデータ分析、株価のチャート作成など、表計算ソフトの名前通り、データの集積や分析が得意です。エクセルの特徴を5つあげると、この5つになります。

・画面表示通りに印刷されない(ことが多い)
・計算式やグラフなどの作成や挿入が容易
・入力範囲の調整(セル幅の調整)が容易
・目次や索引などを設定できない
・段落や章などの概念が無い

エクセルは、すでに手元にデータがあり、それを忠実に入力し、グラフや表などにまとめることが得意なソフトです。
公的機関や関連組織ではエクセル方眼紙といって、エクセルのマス目を方眼紙状にして文書の作成に使用する場合もあります。ですが、基本は表計算や集計、グラフの作成ソフトです。

特徴を知って使いこなそう

ワードは文書作成ソフト、エクセルは表計算ソフト、特徴だけあげるとあまり共通点がないように思える2つです。
しかし、ワードで作成できる文書の大半は、頑張ればエクセルでも作成が可能ですし、エクセルで作成できる表計算やグラフなども、時間をかければワードで作成することが可能です。

つまり、「時間がかかるけれど、作れてしまう」から、ソフトを選ぶのを躊躇してしまいますし、「エクセルの要素もワードの要素もある」から、どちらで作成したらいいか困ってしまうのです。

特徴をしっかりつかんでおけば、どちらの特徴を利用した方が素早く簡単に作れるか大体の予想がつくのですが、普段からどちらのソフトも使いこなしていないとその判断はつきづらいものです。

ですので次回は、ワードとエクセルどちらで作ればいいのか悩む実例の一つとして「仕様書」の作成についてお話しします。
また、キュリオステーションでは、職場でのお仕事の持ち込みが可能です。「職場でこんな書類の作成を依頼されたのだけど、どうしたらいいだろう?」という悩みがありましたら、遠慮なく相談にいらしてください!

次の記事

【ワードとエクセルどっちで作る? その2】

仕様書はどっちで作る?


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