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「Excel(エクセル)」って何?暮らしに役立つ3つの活用法

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求人募集などで「Word、Excelができる方」という記載を見たことのある方も、多いでしょう。

「Excel(エクセル)」とは「Microsoft Excel」の略。「Word(ワード)」と並び、オフィスで活用するソフトをまとめた「Microsoft Office」の中核をなす「表計算ソフト」です。数字を入力し、数式の設定をすることで、さまざまな計算を行うことができ、データ管理、アンケートの集計、グラフの作成などに使用されています。日々の暮らしに役立つ「Excel」の活用法についてご紹介しましょう。

【1】 名簿・リストの作成

「Excel」を立ち上げると、下の図のように格子状の表「ブック」が現れます。

1つひとつのマス目を「セル」と呼び、数字や数式を入力すると、計算を行うことができる便利なソフトです。また、すでに格子状になっているおかげで、表の作成がとても簡単にできます。

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名簿やリストの作成は、ビジネスだけでなく、普段の暮らしの中でも必要となる場面は多いですね。

「Excel」の基本操作を身に付けてこのような表を作成できれば、地域の集まりや、趣味のサークルなどでも、活躍の場が広がりますよ。例として、「同窓会名簿」と「新年会の参加者リスト」を作ってみました。

 

 

「同窓会名簿」

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基本的な表です。各セルに氏名などの情報を入力するだけで出来上がります。

左端の数字は、多くなると入力が大変そうだと思いがちですが、簡単な方法がありますよ。

※ 数字入力のポイント
はじめのセルに「1」と入力した後、そのセルをクリックする。セルの右下に「+」の表示が出たら、そのままマウスを左クリックしたまま下へドラッグすると、一気に数字が入力できる。

このように「Excel」には、大量なデータを扱う際に活用できる機能が、多彩に備わっています。

 

「新年会の参加者リスト」

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このリストには、簡単な数式を使いました。

参加費を1人2,000円として、人数にかけた金額を、参加費欄に表示しています。数式の入力も、覚えてしまえば簡単ですよ。リストを作って印刷しておけば、当日の出欠確認が確実にできますね。商品を販売する際にも、このようなリストがあると便利でしょう。

 

 

【2】 スケジュール・活動予定表の作成

次に、日付や時刻を活用した例として、「コンサートの準備スケジュール」と、「1週間の活動予定表」を作成しました。

1)コンサートの準備スケジュール

「Excel」では、日付も関数としてとらえるため、過去、現在、未来の日付も簡単に表示することが可能です。

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日付の入力も、数字の入力と同様で、1つひとつ日付を入力していかなくても、簡単に表示することができます。

※ 日付入力のポイント
はじめの日付を入力したセルをクリック → セルの右下に「+」の表示が出たら、そのままマウスを左クリックしたまま下へドラッグ → 一気に日付が入力できる。

 

2)1週間の活動予定表

各教育機関で用いられる時間割を、日々の暮らしにも活用してみませんか?

例として、「1週間の活動予定表」を作成しました。「この時間帯はもっと有効活用ができそうだ」「空き時間に○○をしてみよう」など、生活にメリハリをつける良い機会にもなると思います。

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この表の作成ポイントは、次の3つです。

● セルの網掛け:見やすくするために、セルに色をつける
● 文字の配置:「上下、中央、左右」など、文字の配置も変更する
● セルの結合:複数のセルを結合して、1つにする

 

 

 

【3】 家計簿・出納帳の集計

「Excel」は表計算ソフトですので、家計簿の支出の集計や出納帳などの集計も簡単にできますよ。

下は家計簿の例では、「12月1日」の「収入」と「残高」のセルに数式を設定して、下へコピーするだけ。毎日の支出を入力すれば、自動的に計算してくれます。

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基本的な計算に使うキーをまとめたので、参考にして下さい。すべて「半角」で入力します。家計簿の例で使用したキーは、「=」と「-」だけです。

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簡単な表の作成と表計算についてご紹介しましたが、いかがでしたか?

難しそうだと感じる方も、基本的な使い方を繰り返すうちに、徐々に慣れていきますよ。「Excel」は、名簿やスケジュールの作成、家計管理など、暮らしのさまざまな場面で活用できる、大変便利なソフトです。ぜひチャレンジしてみましょう。

 

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